芻議衛生事業檔案的信息化管理

柳霞

（上海市松江區中山街道社區衛生服務中心，上海 201613）

1 衛生事業檔案信息化管理的概述及重要性

1.1 衛生事業檔案信息化管理的概述

衛生事業的檔案管理是指相關衛生監督機構依法對消毒產品、職業衛生、學校衛生、醫療機構、公共場所衛生、日常飲用水、防治傳染病等方面的工作進行監督管理，并利用具有參考價值和保存價值的文字、圖表、音像、視頻等方式進行記錄。由此可見，衛生事業檔案管理工作比較復雜繁瑣，因此需要結合現代先進的信息技術對檔案歸檔等多方面進行高效管理，衛生事業檔案的信息化管理改變了以往傳統的檔案管理模式，由原本的檔案實體簿保存利用轉變為現在的檔案信息數字化和自動化管理，推進了我國衛生監督事業的有序發展。

1.2 衛生事業檔案信息化管理的重要性

將衛生事業檔案進行信息化管理有兩個方面的原因：一是為了跟上現代社會的發展步伐；二是我國衛生事業的發展。檔案信息化管理的重要性主要表現在以下方面。

1.2.1 為相關決策提供可靠依據

決策的正確需要完整真實的信息和可靠的分析能力兩方面進行支撐，檔案管理在這時顯得尤其重要，檔案信息化管理一方面可以提高衛生事業其他工作的工作效率；一方面可以在領導的管理和處理過程中，為相關決策提供可靠保證。衛生檔案是充分了解和掌握衛生事業情況的基本依據，是發展我國衛生事業必不可少的一部分。

1.2.2 為工作人員的專業知識更新提供智能化手段

檔案信息化管理是一次少投入多產出的高效手段，通過資源共享和遠程服務為工作人員提供多元化的獲取信息途徑，為工作人員的知識更新創造了條件。除此之外，衛生事業的檔案數量多、規模大，以往傳統的檔案管理都是由檔案人員進行整理、分類和保存，這種龐雜的工作內容極大的浪費了時間和人力，但將檔案進行信息化管理后，利用計算機系統對檔案進行整理、分類、管理和保存，優化人力資源配置，節約人力成本，從而促進了衛生事業的檔案管理工作效率。

1.2.3 為確保衛生事業自身的可持續發展

近年來，我國衛生機構在實施檔案信息化管理方面確實采取了一些措施，但效果不太明顯，主要是因為相關單位的信息化管理意識薄弱、信息設備較陳舊滯后、檔案管理人員綜合素質低、檔案管理的利用率不高等幾個方面的原因，而要想解決這些問題，只有不斷地吸取教訓和經驗，加強檔案信息化管理意識，高進管理方法，培養專業的檔案管理人才，運用先進的現代信息技術和計算機設備，逐步發展現代化管理，確保我國衛生事業的可持續發展。

2 衛生事業檔案信息化管理的主要內容及問題

2.1 衛生事業檔案信息化管理的主要內容

衛生事業檔案信息化管理的內容主要包括：數據資料信息化、工作流程信息化、檔案檢索信息化，以下將逐一說明。

2.1.1 數據資料信息化

利用計算機檔案管理軟件、掃描儀等設備對資料、文件、視頻等檔案信息進行統一規范的格式錄入計算機系統內。

2.1.2 工作流程信息化

通過專門的檔案管理軟件對檔案信息進行整理、分類、保存和管理的工作，因此，相關管理部門應建立檔案制度，規范工作流程，確定檔案管理人員的工作職責，避免人為因素導致檔案信息缺少真實性和完整性。

2.1.3 檔案檢索信息化

以分級檢索制度為前提，通過計算機網絡可以隨時查閱檢索到所需要的準確的檔案信息文件。

2.2 衛生事業檔案信息化管理中存在的問題

衛生事業的檔案管理由傳統的檔案管理模式向現代新型的管理模式轉變過程中，主要面臨著資金投入和人員能力兩方面的問題。

2.2.1 需要大量的資金投入

在初期轉換衛生事業檔案管理模式時，需要對計算機硬件平臺和網絡基礎設計進行規劃，還需要投入相關設備包括打印機、電腦、掃描儀、復印機等等，另外還需要對計算機網絡內的檔案信息進行安全防護，同時，相關設備的更新換代、維護管理等方面也需要相對的資金投入。由此可見，資金在一定程度上制約了衛生事業檔案的信息化管理工作的開展。

2.2.2 對工作人員要求高

傳統的檔案管理模式對工作人員的要求相對相低，而現如今對檔案進行信息化管理就要求工作人員必須熟練掌握計算機操作能力及計算機軟件的應用能力。

3 促進衛生事業檔案信息化管理發展的措施及建議

要想順利開展衛生事業檔案信息化管理工作，則需要針對目前所面臨的問題進行深度分析，以下將從人員意識、管理技術水平和配置設施三個方面提出建議。

3.1 加強信息化建設的認識，提高信息化管理的意識

首先應讓相關衛生事業機構內部工作人員充分認識到衛生事業信息化建設的重要性，讓工作人員意識到衛生事業的信息化建設對于我國社會經濟的發展有著重要意義；其次就是打破傳統檔案管理模式的固化工作思維和工作方式，由于傳統檔案管理模式的時間悠久，衛生事業機構的檔案工作管理人員已經形成了一套落后的檔案管理方式，因此，要想實現衛生事業的檔案信息化管理，就必須轉變陳舊滯后的檔案管理理念，建立以現代信息技術為基礎的檔案管理方式，衛生事業的領導和管理部門應帶動部門工作人員接受現代檔案信息化管理的手段，從而促進檔案信息化管理的開展。

3.2 創建檔案信息化管理系統，強化檔案信息化管理技術

目前我國的信息化檔案管理還處于初級階段，要想建立一個高效實用的衛生信息化管理系統，首先應充分了解衛生事業機構檔案資源的具體情況，并進行深入廣泛的研究后，優先選擇信息利用率高的衛生檔案資料進行檔案信息數字化、網絡化；其次以檔案的原始材料為基礎，利用檔案信息化管理系統將檔案資料錄入計算機網絡中，建立完整、真實的檔案信息數據庫，并對檔案信息數據庫進行全程監督控制。在進行檔案信息數字化錄入和管理過程中，檔案管理工作人員要仔細對檔案資料的準確性、完整性進行質量檢查，質量檢查主要是針對檔案信息數字化之前的整理，要求檔案的原文件必須有序的排列，內容必須保持完整、準確，針對影響掃描質量的檔案原件要先進行修復和整理，再進行錄入。同時要注重檔案信息化管理的工作流程，對檔案資料的采集、應用、檔案信息系統登錄、建檔、查詢等流程進行細化規范。

3.3 加強信息化管理人才隊伍的建設，引進先進的計算機設備及技術

優秀人才是開展檔案信息化管理工作的重要影響因素，決定著檔案信息化建設水平的高低，衛生事業機構應重視檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質，積極引進和培養優秀人才，從而提高衛生事業檔案信息化管理的水平。因此，衛生事業機構在招聘檔案管理人員時，應結合機構實際情況與現代社會的發展趨勢，選擇具有專業檔案管理知識、檔案管理意識強、計算機操作應用能力強的人來負責檔案信息化管理的各項工作，同時，加強對檔案管理人才的專業檔案管理知識和計算機技能兩方面的培訓，提高檔案管理人員的綜合素養，可以制定相關的獎懲措施，確保檔案管理人員能夠全身心投入到工作當中，達到促進衛生事業檔案信息化管理的發展的目的。

除了對優秀人才的需求外，在建設檔案信息化管理的過程中，軟、硬件設備也是必不可少的一部分。因此，衛生事業機構要配備適用于檔案信息化管理系統的先進計算機硬件設備，能夠快速的處理大量數據信息、圖片的掃描及聲像檔案資料的錄入，同時，根據衛生事業機構的經濟現狀，在計算機設備中配備一套安全性能強的信息系統軟件，只有軟、硬件配備齊全才能更好地進行檔案信息化管理工作。

4 結語

總而言之，衛生事業檔案的信息化管理模式不是一朝一夕就能轉換過來的，而是需要強烈的意識、大量的資金投入、先進的技術設備等方面應用到實際工作中才能完成檔案信息化管理的建設。因此，衛生事業機構應從提高檔案管理信息化的意識和觀念出發，引進先進的計算機設備及技術，創建檔案信息化管理系統，強化檔案管理的基礎，加強對檔案管理工作人員的專業知識和計算機技能的培訓，將每一項促進衛生事業檔案信息化管理的措施落實到位，保證檔案管理工作的檔案質量和工作效率，從而推動衛生事業信息化建設的發展，促進我國現代信息技術的廣泛應用。