高校檔案管理信息化創新探究

田艷玲

(濰坊市技師學院，山東濰坊 261000)

高校的改革體制在不斷地完善和深化，相應的檔案管理工作也需要發生變化和創新。傳統的檔案管理模式已經不能適應高校的發展，因此就需要加快檔案管理方式的創新步伐。

1 現階段高校檔案管理信息化中存在的相關問題

隨著我國教育事業的不斷完善，高校的數量也在不斷地增多，招收的學生也在不斷地增加。而檔案管理作為高校發展的一項重要的輔助工作，對于高校的長遠發展有著重要的推動作用。全面和系統性的檔案管理能夠實現檔案資源的有效共享，能夠提供完善的檔案信息化服務。通過對檔案資源的分類和整理，就能夠提升標準化和現代化的檔案管理。隨著21 世紀的到來，信息化技術的快速發展，高校的檔案管理也逐漸運用了信息化技術，使高校檔案管理的工作越來越輕松。但是現階段在我國高校檔案信息化管理中還是存在很多方面的不足。

1.1 相關工作人員對于檔案管理的重視度不足

在高校的檔案管理工作中，不僅需要院校的領導給予高度的重視，也要檔案管理的工作人員給予高度的重視。檔案管理雖然是一項輔助工作，但也為高校的發展做出了很大的貢獻。在現階段的檔案管理工作中，管理的方式比較落后，也沒有引起相關工作人員的重視，大多都是采取模式化的管理方式。檔案在登記、保管的過程中存在很多的問題。再加上對于檔案管理的資金投入力度不足，一些硬件設施等也處于落后的地位，檔案管理的系統建設不夠完善，受到各種條件的制約，高校檔案管理的發展速度就非常緩慢。

1.2 管理方式比較傳統，效率有待提升

在高校的檔案管理工作中，很多管理人員大多都是一些經驗豐富的工作人員，但是這些工作人員思想觀念落后，無法跟上時代發展的步伐，更不會操作信息化技術，這就為高校檔案管理帶來了很多問題。高校的檔案在高校的適用范圍比較廣，但是實際的利用效率卻十分低下，很多檔案都是采用文件式的管理方式，這樣工作人員的工作量就會增加，工作效率就會降低，在保管和使用的過程中就會存在嚴重的問題。很多高校的檔案管理都是工作人員的手工進行記錄和操作，無法對檔案信息進行全面的整理、歸納和匯總。

1.3 檔案管理的數據庫系統缺失

在檔案管理工作中，數據庫是記錄信息數據的重要系統。而在實際的工作中，檔案管理的操作軟件比較復雜，統計功能比較少，整個數據信息的分析過程比較復雜，無法適應現階段大量的檔案管理。在沒有信息技術的支持下，就無法獲取信息收集和共享，檔案在管理過程中就受到了各種制約。高校檔案工作量最少是幾百卷，最多就會達到上千卷，工作量和工作難度都在直線上升。如果沒有響應的數據庫系統，就很難將檔案管理工作做好。

2 高校檔案信息化管理的創新方式

2.1 深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理的信息化

在高校中，檔案管理工作具有非常大的發展潛力。因此就需要高校領導在今后的工作中深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理方式走向信息化的發展。在檔案管理工作中，需要積極鼓勵工作人員不斷地學習一些先進技術和管理經驗，積極參與到學習和培育中。在檔案管理的信息化發展中，就要加強管理，規范管理的方式，促使管理方式的改革和創新。針對一些工作經驗比較豐富的工作人員，就要從他們的管理理念、管理方式和管理手段上進行創新，讓工作人員緊跟時代發展的潮流，認清社會發展的趨勢，積極的學習一些信息化的管理方式。其次就是將一些能夠熟練的操作信息化的工作人員培養成注重業務的發展人員，要求他們在工作時間要百分之百的投入，積極向經驗豐富的工作人員學習相關經驗。最后隨著檔案管理工作的量在不斷地增加，檔案管理工作也逐漸開始復雜。就要積極擴大檔案管理部門的規模，積極聘用先進的工作人員，做好檔案管理信息化的改革和創新工作。

2.2 檔案管理人員要樹立領導意識

作為一名合格的檔案管理工作人員，就要樹立起領導意識，帶領全體工作人員積極地投入到檔案管理信息化的工作中。檔案管理的工作人員需要在實際的工作中團結合作、愛崗敬業、勇于探索、凝聚創新，不斷地激發自身的工作積極性。在檔案管理工作中，領導者要善于發現每一位管理人員的優勢，根據每一位工作人員的長處分配工作，做到工作量適當。作為領導者還需要在實際的工作中不斷地總結自身存在的問題，積極聽取大家的意見和建議，鼓勵工作人員在工作中相互協作和團結，促使檔案管理工作的創新。

2.3 加強信息化設備的投入力度

作為高校的院校領導，就要重視檔案管理的重要性。在檔案管理的工作中，加大資金的投入力度，做好硬件基礎設備的建設，為工作人員積極的改善工作條件，讓工作人員能夠在一個環境整潔優美、井然有序的氛圍中工作。院校領導還要將完善檔案管理的信息化作為學校發展的議程，完善院校中檔案管理的各項關系，完善檔案管理的相關制度，使檔案管理能夠有管理和保管兩項職能。此外校院領導還要不斷地提升檔案管理工作人員的整體素質，構建一個具有校園特色、結構合理、科學管理和服務有效的檔案管理體系。積極采用現代化的信息技術管理手段，為檔案管理提供一個良好的發展平臺，全面將工作重心進行調整。讓高校中的檔案管理部門為高校將來的發展做出巨大的貢獻，推動現代化信息檔案管理的建設。

2.4 對管理模式進行創新

采用了信息化的檔案管理方式，就需要對管理模式不斷地進行創新。在檔案管理工作中，管理者需要將理解人、尊重人作為管理工作的基本前提，將傳統的管理方式全面摒棄，采取公正、公開、透明式的管理方式。管理者需要在管理中不斷地聽取大家的意見，切實關注工作人員的培養和發展，培養工作人員共同奮斗的精神意識。在基層工作中，還要建立融洽的工作氛圍，通過各種決策的實施和完成，拉近與工作人員之間的關系。在工作中要積極化解大家的矛盾，讓工作人員在一個團結合作的環境下工作。管理者還要從工作實際出發，在檔案管理工作中探索科學完善的管理機制，加強部門管理制度的建設。這樣才能充分地調動工作人員的工作積極性，促使高效檔案管理工作的信息化。

3 結語

綜上所述，高校的檔案管理對于高校的建設和發展有著非常重要的意義。因此在高校的檔案管理工作中，就需要緊跟時代發展的潮流，不斷開拓管理者的管理視野，通過理論與實際經驗的結合，對管理工作進行創新和探索。在今后的檔案管理工作中，首先要深化高校的檔案管理體制改革，重視檔案管理的信息化，其次需要檔案管理工作人員樹立領導意識，加強信息化設備的投入力度，最后對管理的模式進行創新。