淺談信息化背景下創新檔案文書管理的措施

黃 靜

（上海青浦區中醫醫院，上海 201799）

在傳統文化檔案管理工作中，經常會出現實效性問題與信息數據管理問題，不能保證文書檔案內容管理工作效果，難以協調各方面工作之間的關系。因此，在信息化背景之下，需針對檔案文書的管理方式進行合理創新，遵循現代化的創新管理原則，全面提升整體工作效率與質量。

1 傳統檔案文書管理問題分析

在傳統檔案文書管理工作中經常會出現一些工作問題，不能保證管理工作效果，難以創建現代化與多元化的管理機制，嚴重影響各方面工作效果。具體問題表現為：

1.1 實效性問題

在傳統文書檔案管理工作中，使用者需到現場進行借閱，在查閱文件的時候，會耗費很長時間，也會浪費很多的人力資源。且部分文檔的數量有限，借閱者需要排隊等候文獻，導致文檔使用實效性降低，不能滿足當前的實際發展需求。

1.2 文件內容不完全

很多檔案文書資料收集者在實際工作中，會根據自己的喜好進行收集，存在一定的片面性問題，不能滿足當前的受眾需求。且在借閱文件的時候，借閱者需要通過其他渠道獲取資料，浪費很多時間與精力。

1.3 檔案文書的管理工作較為復雜

對于檔案文書而言，在實際管理的過程中，管理內容較為復雜，不能保證整體管理工作效果與質量，在一定程度上，會導致檔案文書的管理工作效率降低。通常情況下，在借閱檔案與歸還的時候，都需要進行登記，并且檔案的格式不同，與企業公文格式存在差異，管理人員如果沒有掌握專業知識，將會導致檔案文書管理工作水平降低，不能滿足當前的實際發展需求。……