大數據時代背景下檔案管理工作要點探究

◎黃 萍

（福建三明機場建設管委會 福建 三明 365000）

檔案管理不論是在單位辦公部門或檔案部門都是一項重要的工作。隨著大數據技術的深入發展，檔案管理面臨著新機遇。檔案信息化建設的要求是存量檔案數字化、增量檔案電子化。在大數據這一新背景下，要深刻地了解并認識到檔案管理的重要作用，并以問題為導向，對檔案管理進行不斷優化。

一、大數據對檔案管理工作的主要作用

（一）改善了檔案管理的保存環境

在傳統的檔案管理工作階段，其主要聚焦對象為紙質版的檔案材料。一般情況下，紙質版的檔案材料對環境要求非常高，需要做好管理檔案的各項措施，如果在管理檔案過程中出現一些意外或者突發事件，那么將會對檔案管理造成非常大的威脅。而且，如果保存環境存在空氣濕度過高等客觀狀況，也會不利于有效保存檔案。即使保存環境能夠達到要求，但是隨著管理檔案時間延長，同樣會使檔案在保存中容易發生字跡不清晰、紙張變黃等現象[1]。大數據時代的到來，為檔案管理以及保存帶來了新契機。檔案管理可以按照大數據要求，將保存的檔案由紙質版形式變成電子版形式。一方面，可以減少并釋放檔案保存以及管理所需要的空間；另一方面，可以盡可能地延長檔案保存以及管理時間。經過數字化管理后的檔案，還應妥善保存紙質檔案，實現兩種存儲檔案并重，如同上了份“雙保險”。

（二）提升了檔案管理的工作效率

在傳統的檔案管理工作中，需要耗費大量的人力、時間，而且管理效率較低。盡管投入了大量資源，但是檔案管理并沒有收到真正實效。進入大數據時代后，以大數據等信息技術為載體，可以對檔案管理中涉及的相關信息進行精準處理。例如，運用“云平臺”、手機“APP”等形式就可以對檔案進行精確管理。在降低人力的同時，工作效率也得到了顯著提高。另外，利用大數據進行檔案管理也可以減少使用紙張等資源浪費現象。

二、大數據時代下檔案管理存在的問題

（一）檔案的安全性不足

在如今的大數據時代，信息資源非常豐富，而且信息傳播速度也非?？欤瑢Ω餍袠I的管理工作帶來了契機，同時也帶來了新的挑戰。檔案是珍貴的資料，包含著豐富多樣的內容，通過大數據技術將紙質版檔案制作成電子版檔案之后，還需要采取一定措施以保障檔案的安全性，但是一些單位在管理檔案時，忽視了管理檔案的載體建設。例如，在數據平臺上沒有通過安全軟件有效監控電子檔案的應用情況，極易引起網絡病毒對檔案內容造成侵蝕的情況，甚至丟失部分重要的檔案內容，造成非常大的損失。到目前為止，雖然未出現過此類事件，也未見到檔案管理部門的通報，但是安全性依然是檔案管理部門應該關注的重點。

（二）缺少專業的檔案管理工作人員

在大數據環境下，檔案管理無論是工作流程還是具體方法均發生了變化，主要體現在工作人員的職業素質和水平上。從目前檔案管理工作人員的綜合情況來看，一些工作人員還停留在傳統工作思維上，對大數據技術的掌握還不夠熟練，而且工作人員在管理檔案和掌握大數據技術之間存在著一定脫節。一些檔案管理經驗豐富的工作人員，雖然他們在管理檔案上比較專業，但是對大數據等技術的掌握還沒有達到相應要求；盡管有部分工作人員懂得大數據技術，但是他們在管理檔案等業務上還存在著很多不足；甚至還有工作人員在檔案管理和大數據技術等方面均不擅長。

（三）缺少科學的工作制度

基于大數據技術的檔案管理，需要有系統的管理制度為開展工作提供有效保障。但是一些單位在進行檔案管理時并沒有審視具體工作狀況，建立起科學的工作制度。另外，原有的部分工作制度相對陳舊，與大數據技術結合得也不夠緊密，而且在管理制度滯后的情況下，檔案管理和大數據之間在結合過程中容易出現無序操作現象。此外，在制定和落實檔案管理工作制度等工作環節上存在不到位的現象，沒有對如何應用大數據引導檔案管理工作進行有力指導[2]。

三、大數據時代下提升檔案管理的對策

（一）將檔案安全觀放在重要位置

檔案管理的各項工作要將安全作為重點貫穿于工作始終，相關部門要根據大數據檔案管理的應用情況積極出臺相應的指示，對新形勢下如何運用大數據等技術開展檔案管理工作進行指導，對具體工作加以規范。對檔案管理部門來說，更需要高度重視安全建設。例如，對大數據技術檔案管理平臺進行安全化、網格式、項目式的管理，定期排查平臺中可能存在的安全隱患，而一旦發現存在潛在的安全問題，就要進行及時地處理和解決，有序化解大數據檔案管理中存在的各種問題，積極做好檔案管理的各項保障工作和安全工作[3]。在檔案管理工作中，要提高保密工作觀，因為檔案資料中有很多資料是需要保密的，所以在運用大數據技術時要采取相關措施做好檔案保密管理，例如運用最新的保密設備，以加強對保密技術的應用。而部分可以公開的檔案資料，大數據技術也要對涉密以及非涉密檔案進行針對性、系統性的管理。

（二）加強大數據檔案人才隊伍建設

新形勢下開展好大數據檔案管理，人才隊伍及人才綜合素質具有關鍵作用。對于檔案管理部門來說，要將人才隊伍建設作為一項基礎落實到管理工作中，實現人才建設的“強”與“優”。首先，要吸收專業的管理人員。按照人事政策的有關要求，招聘素質優秀的社會人才，為大數據檔案管理源源不斷地輸入新生力量。檔案管理部門要對新晉人員進行工作培訓，讓他們能夠快速地學習并了解到新形勢下檔案管理的最新知識，并全面應用到工作中。其次，要全面優化工作人員結構。改變檔案管理人員存在的“青黃不接”現象，將一些年輕、高素質人員吸納到檔案管理隊伍中。

（三）建立健全檔案管理的各項制度

新形勢下的大數據檔案管理，需要將工作中各項制度進行完善。首先，要認真研究大數據在檔案管理中的具體應用和使用標準，從細處著手，將工作細化為不同類別的制度，而且要實現工作制度和大數據技術相融合，例如建立管理檔案的手機“APP”平臺工作制度等。其次，要有效落實大數據檔案管理的各項制度，而制定好各項工作制度后，更重要的是怎樣落實。因此，要全面檢查工作制度的落實情況，特別是要認真總結并發現落實制度時存在的突出問題，并及時加以整改。