財(cái)務(wù)信息化背景下高校預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐

聶慶明 丁蓉菁

(無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財(cái)務(wù)處,江蘇 無(wú)錫 214121)

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化建設(shè)越來(lái)越受到高校的高度重視。在《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010-2020年)》中提出“建立并不斷完善教育經(jīng)費(fèi)基礎(chǔ)信息庫(kù)，提升經(jīng)費(fèi)管理信息化水平”；在《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011-2020年)》中提出“要到2020年，全面完成《教育規(guī)劃綱要》所提出的教育信息化目標(biāo)任務(wù)，形成與國(guó)家教育現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)的教育信息化體系，教育管理信息化水平顯著提高，教育信息化整體上接近國(guó)際先進(jìn)水平”。財(cái)務(wù)信息化是教育信息化的必然要求，高校財(cái)務(wù)信息化勢(shì)在必行，預(yù)算是高校財(cái)務(wù)工作的起點(diǎn)，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)必須從預(yù)算抓起。高校預(yù)算管理要實(shí)現(xiàn)信息化必須借助于一定的系統(tǒng)軟件才能實(shí)施，無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院(以下簡(jiǎn)稱無(wú)錫職院)與上海復(fù)翼計(jì)算機(jī)軟件公司合作，對(duì)高校預(yù)算管理信息化建設(shè)進(jìn)行了初步探索。

1 設(shè)計(jì)原則

1.1 根據(jù)高校預(yù)算白皮書進(jìn)行系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，保證與財(cái)政預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致

高校預(yù)算編制存在的普遍性問(wèn)題是預(yù)算“兩張皮”，即上報(bào)財(cái)政預(yù)算結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目和金額跟高校內(nèi)部預(yù)算的結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目和金額不一致，對(duì)外是一套預(yù)算，對(duì)內(nèi)是另一套預(yù)算。實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制信息化的初衷就是通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)高校預(yù)算編制與財(cái)政預(yù)算同步，從而保證對(duì)外預(yù)算與校內(nèi)預(yù)算一致，徹底杜絕預(yù)算“兩張皮”現(xiàn)象。

1.2 符合高校內(nèi)部經(jīng)費(fèi)管理需要，點(diǎn)線結(jié)合，便于統(tǒng)計(jì)分析

高校預(yù)算信息化是為了更好地管好、用好財(cái)政資金，預(yù)算管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)至關(guān)重要。高校要對(duì)照財(cái)政預(yù)算系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)自己內(nèi)部的預(yù)算申報(bào)流程及管理體系，既要保證各條線數(shù)據(jù)準(zhǔn)確錄入，準(zhǔn)確反映整個(gè)學(xué)校預(yù)算規(guī)模，又要滿足學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)多維度了解學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算的需求。比如既能直觀地反映單位整體預(yù)算規(guī)模，又能反映招生經(jīng)費(fèi)、“三公經(jīng)費(fèi)”、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)等特定條線的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

1.3 與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度

進(jìn)行預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的是為了更好地管好用好財(cái)政資金，而非純粹為了編制預(yù)算。在預(yù)算管理系統(tǒng)中完成預(yù)算編制并上報(bào)后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)都是靜態(tài)數(shù)據(jù)，如果只停留在這一步,預(yù)算管理系統(tǒng)一年就用一次，不符合經(jīng)濟(jì)效益原則。預(yù)算系統(tǒng)必須實(shí)時(shí)反映預(yù)算執(zhí)行情況才能物盡其用，因此預(yù)算系統(tǒng)必須與高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)時(shí)反映單位的預(yù)算執(zhí)行情況，特別是預(yù)算執(zhí)行率偏低的項(xiàng)目，要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，查找原因。

1.4 操作便捷，查詢方便，簡(jiǎn)潔易懂

使用信息化手段就是為了提高工作效率，解放勞動(dòng)力。預(yù)算管理系統(tǒng)的操作、使用既要方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算申報(bào)，把財(cái)務(wù)人員從繁重的錄入與統(tǒng)計(jì)工作中解放出來(lái),還要讓學(xué)校各部門申報(bào)流程操作簡(jiǎn)單、便捷，最好能實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，節(jié)約資源。編制完成后財(cái)務(wù)部門、其他部門還要方便、快捷地實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況查詢，這些都是進(jìn)行預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)所要遵循的原則。

2 系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

2.1 預(yù)算項(xiàng)目設(shè)計(jì)

預(yù)算項(xiàng)目與財(cái)務(wù)管理人員在財(cái)政預(yù)算編制過(guò)程中碰到的功能科目類似，他服務(wù)于各條線經(jīng)費(fèi)管理。按財(cái)政部《2017年政府收支分類科目》的要求,高校將支出業(yè)務(wù)設(shè)置為工資福利支出、商品與服務(wù)支出、對(duì)個(gè)人和家庭補(bǔ)助等7類，高校的預(yù)算項(xiàng)目應(yīng)盡量與財(cái)政預(yù)算項(xiàng)目保持一致。如人員支出、公用支出、個(gè)人與家庭補(bǔ)助支出、專項(xiàng)支出等一級(jí)預(yù)算條目是必設(shè)項(xiàng)目，至于二級(jí)預(yù)算項(xiàng)目則根據(jù)高校具體管理需要來(lái)設(shè)置，原則上也應(yīng)與財(cái)政保持一致，特別是目前受到重點(diǎn)關(guān)注的“三公”經(jīng)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等項(xiàng)目則需單獨(dú)設(shè)二級(jí)預(yù)算項(xiàng)目，這樣既能直觀反映單位的重點(diǎn)項(xiàng)目，也有利于年終決算編制。三級(jí)預(yù)算項(xiàng)目則完全取決于高校自主編制預(yù)算項(xiàng)目(見(jiàn)表1)。

2.2 角色設(shè)置

預(yù)算系統(tǒng)主要使用對(duì)象是各職能部門及二級(jí)學(xué)院，因此預(yù)算的查詢范圍必須考慮全面，此時(shí)角色設(shè)置就顯得尤為重要。一般來(lái)說(shuō)，無(wú)論是各職能部門還是二級(jí)學(xué)院，其正副職都應(yīng)該可以查詢預(yù)算數(shù)據(jù)。另外,有些職能部門主管學(xué)校的某類事項(xiàng)，如科技處負(fù)責(zé)全校的科研項(xiàng)目管理，人事處負(fù)責(zé)全校的師資培訓(xùn)；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要查詢自己分管部門及二級(jí)學(xué)院的預(yù)算；財(cái)務(wù)處作為預(yù)算編制部門要統(tǒng)管全校的預(yù)算編制。

因此,基本的角色設(shè)計(jì)為部門預(yù)算管理員、主管部門預(yù)算管理員、校領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)預(yù)算管理員以及系統(tǒng)管理員等(見(jiàn)表2)，高校也可以根據(jù)自己學(xué)校實(shí)際需求增設(shè)其他角色。

2.3 財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)對(duì)接

預(yù)算系統(tǒng)信息是靜態(tài)的預(yù)算信息，沒(méi)有預(yù)算執(zhí)行信息，所以預(yù)算系統(tǒng)必須與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，預(yù)算系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息才具有動(dòng)態(tài)性與實(shí)時(shí)性。預(yù)算系統(tǒng)里所設(shè)項(xiàng)目稱之為預(yù)算項(xiàng)目，財(cái)務(wù)系統(tǒng)里面的輔助核算項(xiàng)目稱之為核算項(xiàng)目，預(yù)算系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接實(shí)際上就是預(yù)算項(xiàng)目與核算項(xiàng)目的數(shù)據(jù)對(duì)接。預(yù)算項(xiàng)目可以設(shè)置成一對(duì)多，即一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目對(duì)應(yīng)多個(gè)核算項(xiàng)目，但一個(gè)核算項(xiàng)目只能對(duì)應(yīng)一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。如果使用的預(yù)算軟件與財(cái)務(wù)軟件不是一家公司的，還牽涉接口開放問(wèn)題，需要合作雙方實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接。

表1 預(yù)算項(xiàng)目分級(jí)設(shè)計(jì)框架

2.4 部門信息同步

作為預(yù)算系統(tǒng)的大部分用戶，職能部門及二級(jí)學(xué)院必須能查詢自己部門以及主管項(xiàng)目的預(yù)算，而預(yù)算執(zhí)行與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)要掛鉤，所以預(yù)算系統(tǒng)部門信息設(shè)計(jì)必須與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)一致。除了部門信息要一致外，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息也要與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致，這樣各職能部門、二級(jí)學(xué)院才能準(zhǔn)確查詢項(xiàng)目負(fù)責(zé)人信息。

2.5 項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)

預(yù)算系統(tǒng)是動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)，能反映申報(bào)數(shù)、批復(fù)預(yù)算數(shù)、執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行率等數(shù)據(jù)，更能看到上一年預(yù)算數(shù)與上一年執(zhí)行數(shù)，實(shí)現(xiàn)縱向?qū)Ρ取Ｉ弦荒觐A(yù)算數(shù)與執(zhí)行數(shù)可以給申報(bào)部門提供歷史參考數(shù)據(jù)，申報(bào)部門再根據(jù)下一年的工作安排合理申報(bào)預(yù)算，增強(qiáng)預(yù)算準(zhǔn)確性。

表2 預(yù)算操作角色設(shè)置

3 系統(tǒng)操作流程

無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院與復(fù)旦天翼軟件有限公司合作，購(gòu)買了該公司的全面預(yù)算系統(tǒng)軟件，再結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，進(jìn)行了系統(tǒng)設(shè)計(jì)預(yù)算收入、支出編制流程如圖1、圖2所示。具體操作步驟如下：

圖1 預(yù)算收入編制流程

首先，預(yù)算申報(bào)。預(yù)算申報(bào)包括收入與支出預(yù)算申報(bào)。收入預(yù)算申報(bào)包含各職能部門及二級(jí)學(xué)院收入預(yù)算申報(bào)以及財(cái)務(wù)部門預(yù)算申報(bào)，要應(yīng)收盡收，應(yīng)報(bào)盡報(bào)。收入預(yù)算申報(bào)過(guò)程相對(duì)簡(jiǎn)單，各職能部門只要將所有收入盡數(shù)申報(bào)，然后財(cái)務(wù)審核，年終各部門收入預(yù)算完成情況將被納入考核。支出預(yù)算申報(bào)過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，要經(jīng)過(guò)“二上二下”的過(guò)程才能最終完成預(yù)算申報(bào)。各職能部門及二級(jí)學(xué)院根據(jù)下一年工作計(jì)劃編制申報(bào)各項(xiàng)支出預(yù)算，并上報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，對(duì)于部分有主管部門的項(xiàng)目需先報(bào)主管部門審核后，再由主管部門報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。此操作流程稱為“一上”。

圖2 預(yù)算支出編制流程

其次，預(yù)算審核，亦稱“一下”批復(fù)。申報(bào)部門及主管部門的預(yù)算報(bào)至財(cái)務(wù)后，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)學(xué)校總體資金安排進(jìn)行初審，初審后批復(fù)的過(guò)程稱為“一下”。對(duì)于申報(bào)數(shù)與“一下”批復(fù)數(shù)有差額的部門還需要根據(jù)“一下”批復(fù)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，此步驟稱為“一下”修改。不需要修改的職能部門及二級(jí)學(xué)院則根據(jù)財(cái)務(wù)部門審核后的“一下”數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)完善，即根據(jù)“一下”審核數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)部調(diào)整，保證各明細(xì)項(xiàng)目總和與“一下”數(shù)據(jù)一致，并對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)一步詳細(xì)說(shuō)明。對(duì)于主管項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，主管部門需要根據(jù)“一下”數(shù)據(jù)在主管項(xiàng)目之間進(jìn)行分配后再報(bào)財(cái)務(wù)部門，此過(guò)程稱為“二上”申報(bào)，財(cái)務(wù)部門在審核部門及二級(jí)學(xué)院申報(bào)的“二上”數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行再審核，確認(rèn)匯總后批復(fù)下一年預(yù)算數(shù)，如圖2所示。

4 結(jié)語(yǔ)

無(wú)論高校與哪家軟件公司合作，預(yù)算系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)必須結(jié)合財(cái)政、高校的具體情況進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)，其設(shè)計(jì)原則、方法也必須大體一致。當(dāng)然，預(yù)算管理系統(tǒng)也并非萬(wàn)能系統(tǒng)，高校需求具有多樣性，各高校應(yīng)大力推進(jìn)其他輔助核算系統(tǒng)的上線才能更好使用預(yù)算系統(tǒng)。