禮貌原則在商務英語信函寫作中的應用

楊麗姜

（江西工程學院，江西新余 338000）

禮貌是商場上的武器之一，寫信不注意禮貌，猶如打仗時沒有子彈。富有禮貌的信函加上得體的談吐能使談判一方在另一方心中樹立正直、熱情、有著良好文化修養和職業道德的形象，從而有利于促成洽談。隨著語言學的發展，禮貌問題逐漸成為語言學的一大研究主題。然而，相當長一段時間內，禮貌理論的研究與分析對象大多集中于口頭交際語，本文主要介紹禮貌原則及其在商務英語信函寫作中的應用。

1 禮貌原則及其相關研究

在對相關理論如Lakoff的禮貌策略的綜合分析與歸納，尤其是在對Goffman的言語行為理論和Grice的合作原則進行批判的基礎上，英國語言學家Leech提出了禮貌原則（politeness principle）。他認為人們在言語交際中都在自覺或不自覺地遵守著語言的某種原則，即說話人與聽話人之間應該盡量地表示禮貌和盡量地減少不禮貌的表達方式。禮貌原則的內容如下：（1）得體原則:盡量減少表達有損于他人的觀點。盡量少讓別人吃虧，多讓別人得益。（2）慷慨原則:減少表達利己的觀點。盡量少使自己得益，多讓自己吃虧。（3）贊譽準則:減少表達對他人的貶損。盡量少貶低別人，多贊譽別人。（4）謙虛原則:減少對自己的表揚。盡量少贊譽自己，多贊譽別人。（5）一致原則:減少自己與別人觀點上的不一致。盡量減少對方的分歧，增加雙方的一致。（6）同情原則:減少自己在與他人情感上的對立。盡量減少對方的反感，增加雙方的同情。簡言之，Leech禮貌原則的核心內容就是盡量使自己吃虧，而別人獲益，從而使交際順利進行，并使自己從中獲得更大的利益。自禮貌原則提出以來，國內許多著名學者劉潤清、顧日國、何自然、徐盛桓對其進行過分析。結果表明，一方面，Leech的禮貌原則具有普遍性質，即他對禮貌的言語行為有大致抽象、正確的概括，因而對人類的言、行具有積極和普遍的指導意義；另一方面禮貌具有相對性，換言之，在不同文化中表示禮貌的方式以及人們用以判斷禮貌的標準具有差異性。所以，對禮貌原則的實質及其運用進行不斷的探討很有必要的。潘嵐嵐從英語教學方面研究了Leech禮貌原則在英語課堂教學的運用，認為教師合理運用禮貌原則協調師生關系，益于開展教學活動，提高課堂教學質量，從而提高學生的英語交際能力，真正實現外語教學的目的；周冠英從商務談判視角研究了涉外商務談判中的禮貌，指出在涉外談判中,談判者應在遵循禮貌原則的前提下，充分考慮語言使用中的語用策略，巧妙地利用語言改善談判氣氛，改善談判者之間的信任度，增加談判成功的機會；路瑤瑤從跨文化交際角度研究了言語交際中的禮貌原則之中英比較，認為掌握漢英禮貌原則的異同,能夠減少跨文化交際中的誤解和爭端。本文主要根據筆者在商務英語信函寫作教學中，學生寫作時候出現的一些問題，以禮貌原則為框架，分析如何有效地將禮貌原則運用與商務英語信函寫作中，以更恰當傳達信函中的信息。

2 禮貌原則在商務英語信函中的運用

商務信函是貿易活動中買賣雙方互通信息的重要手段和行為依據，它能夠保證商務活動順利進行，并能在激烈的國際競爭中發現和捕捉無限的商機。在涉外貿易中，商務英語信函是使用最廣泛的通信手段，是貿易雙方溝通的橋梁。商務英語信函具有特定的交際目的和特功能，這就導致了商務信函有別于其他信函的語言特征：禮貌—使人心情舒暢，便于建立友誼；客氣—促成貿易的達成；婉轉—既能婉轉拒絕，又不傷害情面，有利于繼續保持友好的貿易關系，如商務信函中常用 Thank you for…，We are glad to…，We regret to…非常遺憾……等表示禮貌和委婉。

商務信函可分為四中類型，好消息、壞消息、拒絕性、說服性英語信函。筆者在商務英語信函寫作的教學過程中，發現很多同學對于如何有效地傳達信息很模糊，在用詞、句型及語態等方面存在較多的問題，本文主要分析禮貌原則在好消息及壞消息類商務英語信函中的運用。

2.1 禮貌原則在好消息類商務信函中的運用

好消息類商務信函是指用于傳遞好消息或者讀者樂意接收的信息的信函，主要包括感謝信、邀請信、祝賀信等。

（1）措辭具體。在傳遞好消息的商務信函中，根據Leech的得體準則，寫信者措辭時應選用積極歡快的語言，具體的傳遞信息，讓讀者一目了然，能體會到寫信者對讀者的熱情關心，從而達到寫信的目的。如：

A.Congratulations on your being admitted by university.

B.Congratulations on your being admitted by Peking University．

這兩個句子來自同一話題的兩封祝賀信，A確實是表達祝賀，但University用詞太模糊，讀者可能覺得寫信者對自己不關心，連被哪所大學錄取都不清楚。根據禮貌原則，寫信者應該夸大對他人的贊美，盡量縮小對他人的貶損，而且據常識，一般讀者被較好的大學錄取時，我們才會表達祝賀，否則，讀者可能誤以為是對他的諷刺。B用詞具體得當，恰當地表達了讀信者的祝賀。

（2）句子簡潔。除了用詞具體，傳達好消息還應該簡潔，這有利益寫信者清晰地傳達信息，讀信者輕松地理解信息。如：

A.I am more than willing to accept your invitation to me.

B.I am glad to accept your invitation.

這是兩封邀請信回信中的句子，兩個句子都是表達接收邀請，A簡單明了，B則理解起來費力，尤其是對英語不太好的人。

（3）肯定句。表達積極的好的消息，要用肯定句。Leech認為肯定句可以夸大對讀者的支持或贊揚，營造友好的氛圍。如下例中A有抱怨讀者沒有提供規格而無法給其下單的意思，有損讀者的面子，違背了禮貌原則中的面子理論。

A.We can't fill your order unless you send us your specification．

B.We will fill your order quickly when we receive your specification．

（4）主動語態。語態是個語法范疇，它表示主語和謂語動詞之間的主動或被動關系的動詞形式，當主語是施動者時，隨后的動詞用主動語態，當主語是受動者時，隨后的動詞便用被動語態。好消息商務信函中的信息都是雙方可以接收信息，故直接表達即可，無須拐彎抹角讓讀者費力揣摩信息。主動語態表明作者主動地并樂意表達信件內容，也符合禮貌原則中的盡量夸大對對方的支持或贊美，減少對方的理解信息的費力程度，如下例中B回信采用被動語態，讓寫信者很難理解到底是誰回的信，是誰接收了此邀請，沒能很好地表達意思，也是對寫信者的不尊重。

A.I'm glad to accept the invitation．

B.Your invitation is accepted．

2.2 禮貌原則在壞消息類商務信函中的運用

壞消息類商務信函是指商務信函傳遞的內容是消極的，讀信者不愿意看到或接收的信件，主要包括投訴信、拒絕信、吊唁信等。根據Leech的禮貌原則，對于這類信件，寫信者應盡量縮小對對方的傷害或盡量維護對方的面子。與好消息商務信函不同，這類的信函的語言更委婉間接，句式也會更復雜。例如，對對方產品質量問題的質疑，問題不很嚴重時的表達：There are some problems about the quality of your products.輕描淡寫地提出質量問題，意在表明問題并不怎么嚴重，雙方可以協商解決，或意在提示對方，這次的質量有點問題，下次希望做得更好，保證好質量。當問題較嚴重，對對方的責難較厲害時卻是如下表達：We are sorry to have to complain of the quality of…，We regret to say that a part of the goods have lost a good deal of their quality by…

這里的“sorry”,“regret”使這種對他人不利的表達變得間接、委婉，不但可以表達對對方的嚴重不滿，還可以讓對方感到你友善和富有同情心，因而問題更容易解決，也更傾向合作。

3 結語

禮貌是商務信函的重要特征之一，然而筆者在商務信函寫作教學中，學生出現較多有關如何表達禮貌的問題，為更好地解決這些問題，本文從措辭、句型等方面分析禮貌原則如何指導商務英語信函寫作，以加強學生對禮貌原則的了解，更有效地書寫商務英語信函。

[1]L akoff,R.Taking Power:The Politeness of Language[M].New York:Basic Books,1973.

[2]Brown,P.And Levinson,S.Politeness:Some Universals in Language Usage[M].Cambridge:Cambridge University Press,1987.

[3]劉潤清.關于Leech的“禮貌原則”[J].北京外國語學院學報，1987（2）：42-46.

[4]龍曉云.論商務語言策略中的禮貌原則[J].國際經貿，2007(10):24-25.

[5]顧日國.禮貌、語用與文化[J].外語教學與研究，1992(4)：10-17.

[6]路瑤瑤.言語交際中的禮貌原則之中英比較[J].語文學刊·外語教育教學，2010(11):93-95.

[7]潘嵐嵐.Leech禮貌原則在英語課堂教學中的運用[J].現代教育，2010（16）：154.