企業檔案管理電子信息化及其重要性分析

◎梁 丹

（中國水利水電第六工程局有限公司 廣西 南寧 118000）

我國企業不斷加大對基礎建設的投入力度，對建設工程在安全性能、質量標準以及項目進度等方面提出了更高的要求，而這些要求需要在建設工程內部建立檔案資料，以此來規范和記錄工程建設過程中的施工和管理情況，檔案的保存與管理能夠直接影響工程建設情況。為了提高建設工程的綜合競爭力，更好地展現建設工程項目的真實資料，在建設工程項目中建立電子信息化檔案具有重要作用。

一、電子信息化對企業檔案管理的作用

（一）提升企業檔案管理效率

電子信息技術在企業工程項目中被廣泛使用，目的是將紙質版文字資料變成容易保存的數字信息，既節約了檔案材料的存檔空間，又能保證檔案材料的數據信息不被遺漏或者清除[1]。相比較于工程檔案文件資料來說，實施數字化管理能夠提高企業檔案管理的工作效率，避免因管理和儲存不當等原因造成重要數據檔案的丟失[2]。通過先進的電子信息技術對工程項目檔案文件材料進行系統化歸檔保存，對其開發、循環以及再利用檔案資料提供基礎服務，極大地提高了企業整體項目檔案資料的質量。

（二）實現信息實時采集和查詢

為了保證工程項目檔案材料在歸檔整理與工程建設上實現統一性，利用電子信息技術[3]，可以很大程度上將檔案管理部門在工作安排與生產建設方面緊密結合， 從而幫助檔案管理部門專職人員有針對性地對各部門資料進行實時采集和自動查詢等工作。電子信息技術具有對檔案資料的自動檢索和查詢功能，包括隨機對建設項目的工程委托編號、歸檔時間、立項時間、檔案順序號、審核查驗、校對以及工程項目名稱等簡單的關鍵詞進行查找，在很大程度上解決了檔案管理人員手動查找資料的問題。

（三）滿足企業迅速發展要求

眾所周知，建設工程項目是一項綜合性強、專業性強的復雜項目，必然耗費巨大的人力和時間，為有效解決這一問題，必須加強電子信息技術的普及應用，才能在此基礎要求上不斷優化工程項目的內部資源結構。此外，企業單位也要重視人員的合理搭配，目前單純采用傳統統計方式進行檔案管理工作必然給檔案管理人員帶來較大的工作壓力，且人為操作容易出現錯誤統計或者遺漏記錄等現象，若信息資料不完善，會為后期工程項目的施工建設方案造成不可估量的損失，而且耗費的建設成本也大大增加。

二、企業檔案管理現狀分析

在建設工程項目檔案管理過程中[3]，常見問題是檔案管理人員無法形成及時建檔的習慣，導致檔案信息的建立和管理趨于形式化，單純記錄原始數據的表面信息，容易在收集整理信息數據時造成間斷性失誤，從而無法保證數據信息的可靠性和準確性。傳統建檔模式已然不能滿足現在多樣化的建設工程檔案內容和項目管理，由于部分管理人員仍按照傳統檔案管理模式來歸納數據信息，導致檔案管理過程中沒有明確的分工責任和細則可循，由于檔案管理部門缺乏專業的技術培訓和教育，當遇到復雜項目需要對數據信息進行自動檢索時難度大大增加，很難滿足當前企業迅速發展的要求。而電子信息化檔案管理能夠有效改善這一現象，提高檔案管理的工作效率，確保建設工程項目在檔案管理中保持原始數據的準確性及實效性[4]。另外，在進行企業檔案信息化建設過程中，需要完善的硬件與軟件設施，但是有的企業認為檔案信息化需要投入大量的資金，增加了企業運營成本，于是不重視對傳統檔案管理方式的更新，影響了檔案信息化工作的進程。

三、檔案電子信息化高效管理措施

（一）增強服務意識

檔案管理工作人員作為建設工程項目的主體，首先要提高自己的服務意識，擴大建設工程項目檔案電子信息化管理的宣傳力度，從而引導每個管理工作人員都能夠重視檔案管理對建設工程項目的重要作用。其次，要增強檔案電子信息化管理過程的服務意識，共同要求建設工程項目各參與部門和管理者履行規章制度辦事。在檔案管理部門實行獎懲制度有利于管理人員端正工作態度，積極發揮個體主觀能動性，對促進建設工程項目電子信息化檔案實現高效管理有現實意義。

（二）明確檔案管理范圍

建設工程項目檔案原始數據的采集是信息化管理工作的基礎性要求，而原始數據采集方法一般通過計算機掃描儀或者數字化輸入設備，將建設工程項目的圖紙資料、技術要求以及所有文件信息轉換為數字信息保存，防止因建設工程周期長而造成原始數據的損壞或者丟失。利用網絡電子技術將數字信息傳送到建設工程的檔案管理部門歸檔保存，保證數字信息的及時性、準確性、完整性。

（三）加強檔案系統化建設

為了確保建設工程實現信息資源共享，需要在建設工程項目檔案管理中加強對檔案庫的系統化建設。然而傳統檔案管理系統中沒有完善的軟件技術設備，而且數據信息在格式和文件儲存盤方面不具有統一性，因此要通過電子信息化管理系統來改變這一現狀，將需要歸檔保存的建筑工程材料按照統一格式上傳到相應的檔案管理系統，將采集到的數據信息儲存到數據庫系統內，由系統自動歸檔保存，最終實現檔案庫信息化建設的統一性。為保證快速檢索到存放在檔案管理系統的數據信息，應當滿足檔案管理數據庫的自動化需求，利用電子信息管理操作將建筑工程的檔案資料準確標明存放位置。

（四）提高業務人員信息化處理能力

隨著建設工程項目不斷推進工作進程，必然引起該檔案管理工作內容以及方式的轉變，為了滿足建設工程項目信息化形勢的變革，檔案管理系統在不斷引入先進技術實現信息化管理的同時，也應該注重檔案管理人員專業素質的提升。建設工程檔案管理人員不僅要具備豐富的管理專業知識，定期參加相關部門組織的教育培訓和考核，還要熟練掌握計算機設備和數字化信息管理設備，在具備基礎業務能力前提下，保證建設工程的檔案資料真實完整，為企業未來發展提供必要的借鑒和幫助。

四、結語

建設工程項目檔案管理工作作為工程管理的基礎性力量，必須加強電子信息化對檔案管理的基本建設，不僅能夠緩解檔案管理工作人員承受巨大工作量的壓力，而且在很大程度上對復雜的檔案管理工作進行簡化，尤其是涉及到建設工程項目數據采集、資料整理、歸納總結等環節，檔案管理電子信息化技術發揮了積極作用，因此檔案電子信息化管理操作對建筑工程實行完善管理具有重要意義。