文書檔案管理在企業管理中的應用

袁玉麗

摘 要：本文將現代企業的文書檔案管理工作作為主要討論的對象，著重分析了現代化的管理模式社會發展中所出現的必然產物，也就是企業在發展過程中所需要經歷的革新路程。并通過簡單分析文書檔案管理在企業管理中的具體應用，并針對實現現代化企業文書檔案管理工作的具體對策，最大化地令現代企業文書檔案管理工作的整體質量得到有效保證。

關鍵詞：文書檔案管理 企業 對策

中圖分類號：G420 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）09（b）-0083-02

1 現代且有文書檔案管理工作的主要發展形式以及顯著特點

1.1 自動化與現代化是現階段發展的大勢

隨著社會經濟不斷突飛猛進，企業也得到了相應提升，企業在管理工作當中也要做到與時俱進，通過實現對自動化、現代化的全方面管理，來讓自身管理得到更高效的發展。企業展示自身管理的主要方式之一，也就是規范文書檔案管理工作，同樣也是企業實現現代化管理的主要重點。我國經濟的發展也在一定程度上帶動了計算機的發展，使得計算機在全國范圍內的普及程度越來越全面，覆蓋范圍越來越高，也為文書管理工作的人員操作減輕了負擔，提高了文書檔案管理工作的整體質量。檔案辦公自動化也有效提升文書檔案的整理、編輯水平工作，通過現代化的新型管理模式，促使文書檔案的儲存量得到顯著提升。

1.2 現代化管理的優勢

普查文書檔案，由于企業文書檔案信息資源的全面性，這也就對企業文書檔案管理工作上提出了更高的要求，現代企業的文書檔案管理相較于傳統的管理模式，具有不可比擬的優勢特點，能夠從繁瑣復雜的工作環境中彰顯出獨特之處，這也能夠為企業節省一定的人力管理成本投入。信息化、現代化的管理水平也能夠針對文書檔案進行完備的普查，從中發現文書檔案信息的利用價值，為利用者建造一個良好的檢索條件。除此之外，信息化管理，首先也要做到規范化、標準化。因為現代且有的檔案卷宗大都是在不使用的情況下隨意放置，雜亂無章。其中因為保管期限的不確定性，各種文書又存在重復現象，甚至里面還包含了一些沒有價值的檔案，這些都是要進行清查的，確保在以后的工作當中計算機操作起來不會再有重復以及效率低下的現象發生。

對各類檔案宗卷進行整合校對，信息化管理能否順利實行，將對檔案卷宗的整理分類規范程度將起到重要影響。將卷宗里面繁雜多變的內容進行重新整合，整合之后的卷宗也要保持與原信息當中存在聯系的文件組合的原則，要把檢索要素標注在最明顯的位置，這樣才能確保工作者在進行相關工作的時候，提高工作效率，減少失誤的發生，能夠最大程度上節省檔案管理的投入成本。確保所查找問題的嚴謹性、完整性，緊隨時代潮流發展。現代企業文書檔案管理工作就是要利用計算機技術的實際可操作性以及便捷性來對企業文書檔案進行最為高效科學化的管理[1]。

2 計算機在企業文書檔案工作中的主要應用

由于檔案管理工作人員長時間在傳統老舊的工作方式下，從事繁重的工作量，所以就會很難避免問題的發生，更別說有效提高檔案管理工作的質量和整體效率了。而計算機管理在文書檔案中的應用就是通過一點一點來的。現代企業檔案管理工作的終極目的就是把其中所涵蓋的所有檔案都能為管理中心所使用，而計算機的使用則是在這一方面提高了對檔案的利用效率，并且能夠將管理人員從傳統繁中復雜的工作環境和模式中解放出來，為企業的文書管理營造出一個良好的工作管理氛圍。

在對其進行實際操作的過程中，計算機管理能夠有效地針對文書檔案重要程度、對其使用效率的高低、開放程度等主要特點來進行相關分類整合，始終將開放核心信息檔案，使用頻率高的文書檔案放在首要位置，與此同時對文書檔案進行對應等級劃分。在現代企業的文書檔案管理工作當中，可以根據檔案卷宗的主要特性并結合計算機本身工作的特性，來進行有效分類整理，針對其中內容單一、沒有實際利用價值或是利用價值不高的來進行分類整理。而對卷宗總是涉及到重復內容，反復性比較強的檔案單獨進行分類排查。針對卷宗內容龐大且雜亂無章的檔案還要進行逐一的分級記錄。這樣就不單單是有效處理檔案標題要素的基本問題，而且對各個記錄的條目也能做到具體優化，提高了工作的時效性以及整體工作效率。

同時，計算加在文書檔管理中的應用價值是顯而易見的，通過計算機將卷宗中一些比較好的信息內容進行直接輸入存儲，并進行有效的分類規劃。對其中一些比較特別，或者是被重點標記的檔案，可以將里面所標注的詳細個人信息如實、仔細地記錄到卷宗目錄當中，然后在使用進算計進行統一編號處理劃分種類。這樣分工明確，也為工作人員在進行管理過程中提高了方便，也提高了人們瀏覽重要信息的時效[2]。

3 組建文書檔案管理制度

首先要知道，企業檔案的管理標準是根據國家檔案專業部門所頒布的檔案管理指導條例具體制訂的，具有權威性、真實性等顯著特點，也是企業檔案部門對相關業務進行管理的主要憑據。

企業首先要做出一個文書檔案模塊，并且根據企業現階段發展情況，能夠對文書檔案管理相關方面的工作實行提出一個明確的目標，該組織機構也能起到文書檔案建設強度決定性的相關要求，還能針對文書統籌方面做出建設性的工作，更好地配合文書檔案管理部門和企業各個部門之間的相互協調溝通。

企業需要先制定一套完善的企業管理制度和文書檔案管理制度，因為相關制度的制定能有效地對企業的領導員工的工作狀態和行為做出有效規范，對他們行為上的規范起到約束作用，有效加強企業各部門之間的緊密聯系，可以促使企業向更長久、更健康的方向持續發展。要注意一點，企業管理層的模范帶頭作用有時也能起到很大的引導效果，對于營造一種積極向上的良好氛圍有著促進作用，這在企業文書檔案的構建中也是占有非常大的比例的。

企業還要對員工業績以及現代化的文書檔案管理制度制定出一套完整有效的考核機制，這樣才能在最大程度上促使員工職業目標與企業經營戰略的統一結合。通過實施相應的獎罰制度，定期對員工的工作情況進行審查檢驗，做到有獎有罰，從而能夠充分調動企業員工在工作當中的熱情和積極性。企業資源當中最重要的一環就是文書檔案信息資源，因此針對文書檔案信息進行管理的同時，必須要堅持以人為本的服務性原則，為員工提供一個積極良好的工作氛圍。并且在此基礎上加強企業現代化文書檔案管理工作，為企業整體資源配置起到一個良好的促進作用[3]。

總之，加強對文書檔案的管理工作，也是企業發展的一個必然要求。尤其當今社會是一個信息時代高速發展的社會，企業之間的核心競爭說白了就是對薪資資源的爭奪。所以在這樣的大環境發展下，企業首先要做的就是為文書檔案管理工作熱源提供一個好的工作觀景，并通過充分調動他們工作過程中的積極性，來促使把企業整體發展都得到完善和強化，提高企業管理能力。

參考文獻

[1] 庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013（9）：50-51.

[2] 陳黎.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理工作的改革與創新[J].辦公室業務，2013（1）：191，194.

[3] 文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J].現代經濟信息，2010（16）：62-63.