高校科研檔案三級(jí)管理模式探討

易紅君

摘 要：針對(duì)當(dāng)前部分高?？蒲袡n案管理缺少系統(tǒng)性、時(shí)效性和多元性的問(wèn)題，提出高校科研檔案管理要從學(xué)校、二級(jí)學(xué)院和檔案管理個(gè)人3個(gè)層次上加強(qiáng)管理，優(yōu)化科研檔案的管理程序，提升高?？蒲袡n案管理水平，更好地為科技創(chuàng)新服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案 科研檔案 三級(jí)管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）12（c）-0150-02

高校是人才和科研資源聚集地，也是科技創(chuàng)新重要陣地，隨著高校學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承與創(chuàng)新發(fā)展，高?？蒲袡n案在為科研服務(wù)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，體現(xiàn)出很強(qiáng)的科研價(jià)值和信息資源價(jià)值，科研檔案管理工作的重要性也越發(fā)受到重視。然而近20年我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，還有相當(dāng)高校屬于新建高校，科研積累相對(duì)較少，科研檔案建設(shè)還處在起步階段。就科研檔案管理工作來(lái)說(shuō)，還存在著對(duì)科研檔案資源價(jià)值認(rèn)識(shí)不足、檔案管理制度不盡完善、檔案的數(shù)字化信息化建設(shè)水平不高、檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提高等問(wèn)題，根據(jù)筆者多年從事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，建議從學(xué)校、二級(jí)學(xué)院和個(gè)人3個(gè)方面上提高科研檔案管理水平，提升科研檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

1 部分高?？蒲袡n案存在的問(wèn)題

（1）部分高?？蒲袡n案分布零散、檔案信息不完整。對(duì)科研檔案資料進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的前提是保證科研檔案的完整性和準(zhǔn)確性以及安全性，而實(shí)際上部分高校科研檔案管理工作中還存在檔案資料分布分散、信息資料不全的問(wèn)題，比如部分科研檔案歸檔不完整，保存分散；部分科研檔案缺少合同書(shū)、技術(shù)資料丟失，不能全面地展現(xiàn)出科學(xué)研究的整體面貌等。

（2）科研檔案缺少時(shí)效性。作為一種具有情報(bào)價(jià)值的歷史記錄，科研檔案講究一定的時(shí)效性，但是因?yàn)榭蒲泄ぷ骱拖嚓P(guān)檔案的建立還未實(shí)現(xiàn)同步化，導(dǎo)致很多時(shí)候科研工作已經(jīng)結(jié)束但是科研檔案卻還沒(méi)有收集齊全，而等到全部收集完畢的時(shí)候，科研檔案的參考已經(jīng)不具備時(shí)效性。

（3）沒(méi)有體現(xiàn)出科研檔案的第二價(jià)值?？蒲袡n案的首要價(jià)值在于為檔案形成者提供服務(wù)，第二價(jià)值則是為形成檔案人員以外的人提供服務(wù)，但是科研檔案的整理和保管通常是由個(gè)人負(fù)責(zé)的，在科研部門(mén)的歸檔并不常見(jiàn)，所以影響其他人對(duì)科研檔案的利用。

（4）科研檔案類(lèi)型多樣。目前進(jìn)行科學(xué)研究的方法多種多樣，研究成果形式也不近相同，形成的科研檔案除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案之外還增加了圖片、影像資料等，檔案形式多種多樣，但是目前的高校科研檔案中依然是以紙質(zhì)材料和文字材料為主，檔案的數(shù)字化資源建設(shè)滯后，和時(shí)代發(fā)展相脫節(jié)。

2 高校科研檔案現(xiàn)存問(wèn)題的原因分析

2.1 從學(xué)校層面分析

（1）學(xué)校部分管理人員對(duì)科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠?？蒲袡n案是學(xué)校科研人員經(jīng)歷日日夜夜研究出來(lái)的成果記錄，直接反映了學(xué)校的科研活動(dòng)成果，代表著學(xué)校的科研水平，不過(guò)很多人認(rèn)為科研檔案自己管理就好，沒(méi)有必要再占用學(xué)校的公共資源和人力資源，在需要的時(shí)候再集中向各學(xué)院和個(gè)人收集，這種管理方式導(dǎo)致科研檔案管理工作遲滯不前。

（2）科研檔案管理制度不健全。目前很多高?？蒲袡n案歸檔工作缺少制度約束，無(wú)法達(dá)到上下統(tǒng)一，要求一致，很多高校還未建立起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致很多有價(jià)值的科研資料不能及時(shí)收集到位，最終導(dǎo)致關(guān)鍵資料缺失，檔案管理達(dá)不到應(yīng)有作用。

（3）不同部門(mén)之間缺少有效溝通。檔案管理部門(mén)對(duì)于科研工作缺少了解，科研工作者對(duì)檔案管理的意識(shí)淡薄，導(dǎo)致科研檔案管理處于管理的空白地帶，缺少規(guī)范管理制度，最終形成的檔案標(biāo)準(zhǔn)不一，全憑科研人員的個(gè)人喜好，什么檔案該納入，如何對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)和排列，無(wú)章可循，最終導(dǎo)致檔案管理愈加混亂。

2.2 從二級(jí)學(xué)院層面分析

（1）部分二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案不夠重視，認(rèn)為二級(jí)學(xué)院的中心工作是黨建、教學(xué)和學(xué)生管理，科研工作重視項(xiàng)目和成果申報(bào)，對(duì)科研檔案建設(shè)不夠重視，認(rèn)為科研檔案建設(shè)是學(xué)校的工作，需要檔案的時(shí)候往往是到學(xué)校檔案管理部門(mén)查找，科研檔案管理和建設(shè)呈架空狀態(tài)。

（2）缺少專(zhuān)人負(fù)責(zé)。二級(jí)學(xué)院科研檔案管理主要由科研工作秘書(shū)擔(dān)任，但是秘書(shū)往往不會(huì)直接參與到科研活動(dòng)當(dāng)中，進(jìn)而對(duì)科研檔案資料缺乏辨識(shí)能力和獨(dú)立整理能力，不能勝任科研檔案管理工作。

2.3 從科研人員層面分析

（1）檔案形成者缺少歸檔意識(shí)。科研工作者進(jìn)行科研活動(dòng)的目的在于發(fā)表學(xué)術(shù)論文或者獲獎(jiǎng)，對(duì)于科研檔案的整理不夠重視，盡管其也會(huì)在科研過(guò)程中對(duì)各個(gè)實(shí)驗(yàn)過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，但是由于不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致檔案難以整理齊全。

（2）缺乏利他意識(shí)。對(duì)于一些重要的科研成果，科研人員為了保密而按照自己的思路對(duì)檔案進(jìn)行整理，最終整理得到的結(jié)果僅僅自己能夠看懂，不能夠被其他人所利用。

3 高?？蒲袡n案三級(jí)管理模式創(chuàng)新

3.1 在學(xué)校方面

（1）建立規(guī)范的科研檔案管理制度。制度建設(shè)是進(jìn)行科研檔案管理工作的前提，各高校要根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)，建立切實(shí)可行的科研檔案管理制度，然后強(qiáng)抓制度落實(shí)，通過(guò)行政手段實(shí)現(xiàn)檔案管理常態(tài)化，將科研人員的科研檔案歸檔情況和其年終考核掛鉤，加強(qiáng)檔案管理。

（2）理順科研文件材料的歸檔程序。抓住檔案管理規(guī)律，做到對(duì)科研檔案的分類(lèi)和價(jià)值管理胸有成竹，制定出統(tǒng)一的存檔計(jì)劃，讓高校科研檔案工作走上規(guī)范化道路。保證科研工作和檔案管理同步，即保證下達(dá)科研計(jì)劃和提出歸檔任務(wù)同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度和檢查科研文件資料的行成情況同步；結(jié)題驗(yàn)收、鑒定和鑒定檔案保持同步；成果等級(jí)以及檔案管理部門(mén)出具課題歸檔證明相同步。

（3）加強(qiáng)科研檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)。實(shí)施科研檔案數(shù)字化資源建設(shè)工程，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)各種科研檔案信息進(jìn)行合理的分類(lèi)，進(jìn)行精準(zhǔn)化管理，制定科學(xué)合理的科研檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化操作流程，如紙質(zhì)照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程、音視頻檔案數(shù)字化操作規(guī)程以及電子文件歸檔管理等。搭建數(shù)字資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研人員、二級(jí)學(xué)院和學(xué)校在同一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢(xún)和下載等功能。

3.2 在二級(jí)學(xué)院方面

二級(jí)學(xué)院要設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案存儲(chǔ)室，負(fù)責(zé)科研檔案的保管工作，按照學(xué)科—形成者—時(shí)間—項(xiàng)目類(lèi)別的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案收集和保管，方便檔案的管理利用。要設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案管理工作崗位，并進(jìn)行檔案管理的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓科研歸檔落到實(shí)處。

3.3 從科研人員層面

（1）幫助科研人員樹(shù)立科研工作存檔意識(shí)。作為科研檔案形成的主體，科研人員要有意識(shí)通過(guò)建立科研檔案保護(hù)自己的科研成果，將重要記錄保存下來(lái)最后交給專(zhuān)業(yè)檔案管理員整理歸檔。

（2）提高科研人員的共享意識(shí)?？蒲袡n案是科研人員的智慧結(jié)晶，但是一些科研工作者思想比較狹隘，不愿與他人分享自己的科研成果，這與有人惡意竊取科研成果的社會(huì)現(xiàn)象有關(guān)，因此要在保證不會(huì)侵犯科研人員成果的同時(shí)做好科研人員思想工作，鼓勵(lì)其分享科研成果，真正發(fā)揮科研檔案的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1] 朱康康.高校檔案工作全面質(zhì)量管理模式研究[J].浙江外國(guó)語(yǔ)學(xué)院學(xué)報(bào)，2003（3）：32-35.

[2] 米軍.高校科技檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2017（10）：47-48.