關(guān)于電子文件檔案管理現(xiàn)狀的思考

陳飛

摘要：隨著無(wú)紙化辦公成為辦公現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理也就成為廣大檔案工作者面臨的新課題和新任務(wù)。切實(shí)做好電子文件歸檔、保管和利用工作，有利于電子文件檔案更好的促進(jìn)單位的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；管理現(xiàn)狀；歸檔及利用

新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。”電子文件有兩個(gè)基本特征：第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱(chēng)為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè)0或1叫做1個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器（包括內(nèi)存儲(chǔ)器和各種外存儲(chǔ)器）中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。第二，電子文件是文件的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。從邏輯上說(shuō)，電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

常見(jiàn)的電子文件指以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)和硬盤(pán)等為載體的文件。電子文件給日常工作帶來(lái)了極大的便利，電子文件有傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，它的出現(xiàn)徹底改變了我們的傳統(tǒng)辦公方式。電子文件中具有憑證、依據(jù)、參考作用的，將按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔處理，這就涉及到了電子文件歸檔管理問(wèn)題，如何加強(qiáng)電子文檔的歸檔管理，是目前辦公自動(dòng)化過(guò)程中急需要解決的一個(gè)問(wèn)題，這對(duì)檔案工作者提出了一個(gè)嶄新的課題。

1電子文件歸檔的特征

1.1電子文件的快捷性與可塑性

電子文件改變了我們傳統(tǒng)的收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記方便文件的隨時(shí)查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。電子文件還改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，尤其是對(duì)于普發(fā)文件和傳閱文件而言，可以幾十倍的提高工作效率。

1.2電子文件的依賴(lài)性

“離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞和識(shí)別。也就是說(shuō)特定電子文件是依賴(lài)特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的”，一般的說(shuō)計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代比較頻繁，但是當(dāng)時(shí)使用這些機(jī)器設(shè)備形成的，需要永久、長(zhǎng)期保存幾十年甚至上百年，如果到時(shí)找不到這些機(jī)型和設(shè)備，那么這些電子文件很可能就會(huì)失去利用價(jià)值。

2電子文件管理的現(xiàn)狀

2.1管理制度不夠完善

目前大多數(shù)單位的檔案管理還停留在紙制文檔層面，在電子公文的形成、傳輸、存儲(chǔ)和歸檔管理方面欠缺完善的制度和措施。特別是電子文檔的歸檔管理缺失，對(duì)于電子文檔的歸檔和再利用價(jià)值缺乏甄別，往往采取“一鍵刪除”的做法，造成很多有價(jià)值的信息丟失。即使對(duì)那些有重要價(jià)值的電子文檔也只是暫時(shí)存儲(chǔ)于相關(guān)工作人員的電腦或其他存儲(chǔ)介質(zhì)，既缺乏專(zhuān)業(yè)、詳細(xì)地整理保存，又沒(méi)有存放于學(xué)校專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，給這些電子資料的安全性和再利用帶來(lái)不便。

2.2文件安全無(wú)法保障

首先，我們?cè)陔娮游臋n存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性以及文件的真實(shí)性、完整性、可用性、權(quán)威性和證明力方面很難保證。其次，電子文檔運(yùn)行于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中網(wǎng)絡(luò)本身的結(jié)構(gòu)和應(yīng)用模式?jīng)Q定了網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性和不安全性，不可能有絕對(duì)安全的網(wǎng)絡(luò)，這就對(duì)電子文檔的運(yùn)行構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。再者，電子文檔的真實(shí)性遭遇不安全因素，電子文檔與紙質(zhì)文檔不同，電子文檔具有可復(fù)制、可重寫(xiě)、不依賴(lài)于特定介質(zhì)而存在，而且電子文檔在流通中即使經(jīng)過(guò)復(fù)制、重寫(xiě)，也難于找到痕跡，與紙質(zhì)文件相比，確保電子文檔真實(shí)性的難度要大很多。四是電子文檔主要采用磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，這些存儲(chǔ)介質(zhì)壽命比較短，與能保存幾百年以上的紙質(zhì)載體相比電子文檔顯得脆弱。

2.3制度約束和措施保障不足

電子文檔的產(chǎn)生時(shí)間不長(zhǎng)，加之與傳統(tǒng)的紙制文檔相比是一個(gè)全新的理念，對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)和研究正在逐步展開(kāi)，從電子文檔的形成、傳輸、存儲(chǔ)乃至歸檔還未形成一套完各的制度約束和措施保障。另外，同地區(qū)、不同單位之間的電子文檔管理也千差萬(wàn)別。

2.4人才和設(shè)備實(shí)施的配備不足

檔案工作人員的穩(wěn)定性和業(yè)務(wù)水平是做好檔案工作的重要前提。目前很多單位人員配備不夠齊全，缺少專(zhuān)職（兼職）的檔案管理員。其次，業(yè)務(wù)培訓(xùn)不到位，不能夠定期組織檔案工作者學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不開(kāi)展檔案理論學(xué)習(xí)和技能演練。再者，很多單位的設(shè)備實(shí)施配備不到位。

3意見(jiàn)與建議

檔案工作是單位行政管理工作的重要組成部分，電子文檔的歸檔管理和檔案利用是檔案工作的重點(diǎn)，探索出一套科學(xué)高效的電子文檔歸檔管理和利用制度，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展和文化建設(shè)。針對(duì)于電子文件的特點(diǎn)及管理工作的現(xiàn)狀，筆者建議可以從以下四個(gè)方面加強(qiáng)工作：

3.1統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變重現(xiàn)實(shí)輕歷史、重建設(shè)輕利用的思想觀(guān)念，充分認(rèn)識(shí)到電子文件檔案的歷史價(jià)值，增強(qiáng)做好檔案信息化工作的緊迫感與使命感。單位要明確專(zhuān)門(mén)工作人員，做好電子檔案管理、移交、歸檔和利用工作。

3.2建立健全管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

按照國(guó)家有關(guān)政策、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制訂電子文件檔案管理業(yè)務(wù)操作規(guī)程，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，減少因分散投資，重復(fù)軟件設(shè)計(jì)而造成的人力物力浪費(fèi)。為保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性，對(duì)重要的歸檔電子文件，可以考慮同時(shí)生成紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔整理；對(duì)沒(méi)有原生電子文件的紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)進(jìn)行數(shù)碼掃描，保存其數(shù)字化副本。

3.3加大投入，培養(yǎng)人才，提供保障支撐

一是落實(shí)資金保障，要將檔案信息化工作經(jīng)費(fèi)列入財(cái)務(wù)預(yù)算，并根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展逐年增加，保持穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)投入。二是加強(qiáng)人才建設(shè)，要注重培養(yǎng)和配備既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)人才，將電子文件管理知識(shí)和技能納入崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)范圍，開(kāi)展全員電子文件管理培訓(xùn)。

3.4合理利用，加強(qiáng)安全防范

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，優(yōu)點(diǎn)是查找利用方便快捷、查全率和準(zhǔn)確率高、載體存儲(chǔ)信息量大等，缺點(diǎn)是信息易更改和易丟失、信息載體脆弱和不穩(wěn)定，我們?cè)趹?yīng)用中要揚(yáng)其長(zhǎng)而避其短。同時(shí)在推進(jìn)電子文件歸檔、利用和電子檔案管理工作過(guò)程中，要建立健全人防、物防、技防三位一體的信息安全防范體系，彌補(bǔ)其不足，更要充分利用電子檔案的長(zhǎng)處，提高辦事效率，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。endprint