基于辦公自動化的檔案管理探究

雷云龍

摘要：事業單位檔案管理自動化水平的提高是時代進步的重要體現，面對這一變化，事業單位要立足當下、著眼于未來，不斷完善辦公自動化系統設計，提高檔案管理人員的綜合素養，使檔案管理朝著規范化、標準化、系統化方向發展。互聯網技術的發展改變了人們的工作方式，日常辦公已經逐漸向著自動化方向發展，事業單文的檔案管理水平也因此有了較大的發展。基于辦公自動化的檔案管理大大提高了事業單位的工作效率，因此我們有必要深入探究基于辦公自動化的檔案管理問題以充分發揮辦公自動化的積極作用。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；完整性

1基于辦公自動化的檔案管理

隨著我國網絡信息技術的發展，事業單位辦公自動化建設工作初見成效，檔案管理工作的效率、安全性、可用性、開放性都得到進一步的提升。過去，事業單位的檔案管理主要是紙張保存，這樣的管理方式一方面會占據大量的存儲空間，另一方面還不利于檔案資料的保存與使用，社會在不斷發展，檔案管理的需求在不斷提高，事業單位必須采用更加高效智能的檔案管理方式，于是基于辦公自動化的檔案管理迅猛發展起來。

基于辦公自動化的檔案管理具有時代管理的特征，它將檔案管理分為電子文檔歸檔與紙質文檔歸檔這兩項主要的工作內容，它使得事業單位的檔案管理工作更加智能、規范和系統。這改變了事業單位檔案管理工作的方式，加強了各個部門之間的聯系，這對事業單位的穩定發展意義重大。過去傳統的檔案管理形式不便于人們再次利用檔案，而基于辦公自動化的檔案管理則方便了人們對各種檔案的查詢、檢索、處理，只需要通過鼠標操作就可以將繁雜的檔案資料整理得井井有條。總之，在辦公自動化背景下，事業單位要跟上時代的步伐，更新設備，改變檔案管理的方式，推動內部檔案管理工作自動化水平的提高。

2如何提高檔案管理的質量

2.1提高檔案管理者的綜合素質

社會在發展，要想跟上社會的發展我們必須提高自身的素質，更新觀念，掌握先進的檔案管理技術，提高檔案管理的水平。“人”是檔案管理中的關鍵因素，在辦公自動化迅速發展的背景下“人”的作用尤其重要，作為檔案管理人員要有終身學習的意識，加強相關的理論知識，并積極參與到實踐中，在實踐中提升檔案管理的能力。作為事業單位的管理層則應當加強對檔案管理人員的培訓工作，定期進行技能培訓，促使檔案管理人員與時俱進，掌握扎實的業務技能。當然，事業單位還要發揮獎懲制度的作用，通過科學合理的獎懲機制來激勵檔案管理者，將職工的業績與薪資待遇直接掛鉤，激勵檔案管理者主動學習新知識，掌握新時代檔案管理的技巧。面對激烈的競爭，事業單位的檔案管理人員要有強烈的競爭意識，對自己嚴格要求，積極拓展眼界，廣泛接觸各類學科知識，提高自身的組織和管理水平。另外，檔案管理工作具有特殊性，它對檔案管理人員的職業素養有極高的要求，檔案管理人員要注重提升自己的修養和服務意識，培養創新思維，掌握辦事的規律技巧，努力推進事業單位單位檔案管理工作上升到一個新臺階。

2.2完善相關管理制度

完善系統的管理制度是基于辦公自動化檔案管理的重要保障，這能夠約束檔案管理人員的行為，確保各項工作有條不紊地展開。事業單位應當嚴格規范檔案管理人員的行為、操作流程、操作技術，保證檔案管理條理化、流程化、整體化，事業單位還應當依托信息網建立專門的檔案管理系統處理好檔案生成、處理等工作。檔案信息資料的保密工作十分重要，一旦處理不到位，信息泄露，事業單位的發展將會面臨巨大的挑戰。事業單位需要嚴格管理制度，加強對管理人員的管理和行為約束，而作為一名合格的檔案管理人員更應當明確自身的職責，做好檔案的保密以及利用工作。

基于辦公自動化的檔案管理對事業單位以及相關工作人員都帶來了新的挑戰，事業單位要革新內部的管理模式，改變工作機制，將辦公自動化融入到各項工作中去，以便各個部門之間的協作，為檔案管理質量的提高保駕護航。

2.3加強檔案管理部門與其他部門的聯系

檔案管理部門不能與其他部門工作脫離，尤其是在辦公自動化飛速發展形勢下，事業單位必須將檔案管理與其他部門的自動化辦公結合起來，將各個部門的工作進行統一的規劃，增強檔案工作與單位其他各項工作的兼容，提高單位自動化辦公的整體水平。事業單位需要設計系統化的辦公自動化系統，將檔案管理自動化包含其中，結合各部門的實際情況控制好辦公自動化系統，確保在檔案管理的各個階段工作都處于控制范圍內。

2.4轉移工作重點

辦公自動化的發展改變了傳統的工作方式，事業單位需要轉移工作重點，迅速跟上時代發展的步伐，落實檔案管理自動化工作。轉移工作重點要從三個方面著手，一是多個部門協同工作，二是做好在線資料查詢工作，三是監督管理重點的轉移。基于辦公自動化的檔案管理離不開多個部門的寫作交流，這樣我們才能了解檔案使用者的真實需求，進行科學的檔案系統設計；另外，辦公自動化最大的特征就是“自動化”，因此在轉移工作重點時必須體現這一特征，通過現代化的技術為人們提供在線資料查詢、檔案資料整理等服務，減少相關人力資源的投入，降低運行成本；最后，事業單位要轉變監督管理的重點，保證每個環節的工作都做到位以及檔案的真實性、完整性，事業單位要加強檔案信息形成以及運轉全過程的監督，發揮職工的作用，仔細鑒定文檔的價值，跟進每個文檔資料，我們要明白當前檔案管理系統盡管提高了檔案管理的自動化水平，但是仍然有許多工作是需要檔案管理親自處理的，這是系統無法完成的任務，事業單位要明確這一點，提供更多符合條件的檔案管理人員。

3結束語

隨著網絡信息技術的發展，人們逐漸意識到辦公自動化的重要作用，作為檔案管理人員必須明確自身的職責，根據自身的實際情況制定合理的學習計劃，在工作中不斷學習基于辦公自動化的檔案管理技巧。總之，檔案管理人員要從事業單位長遠發展的角度出發來思考問題，大膽革新工作方式，積極引進先進技術，將現代信息技術與檔案管理緊密結合起來，為事業單位檔案管理提供保障。endprint