基于辦公自動化的檔案管理探究

雷云龍

摘要：事業(yè)單位檔案管理自動化水平的提高是時代進(jìn)步的重要體現(xiàn)，面對這一變化，事業(yè)單位要立足當(dāng)下、著眼于未來，不斷完善辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使檔案管理朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展改變了人們的工作方式，日常辦公已經(jīng)逐漸向著自動化方向發(fā)展，事業(yè)單文的檔案管理水平也因此有了較大的發(fā)展。基于辦公自動化的檔案管理大大提高了事業(yè)單位的工作效率，因此我們有必要深入探究基于辦公自動化的檔案管理問題以充分發(fā)揮辦公自動化的積極作用。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；完整性

1基于辦公自動化的檔案管理

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位辦公自動化建設(shè)工作初見成效，檔案管理工作的效率、安全性、可用性、開放性都得到進(jìn)一步的提升。過去，事業(yè)單位的檔案管理主要是紙張保存，這樣的管理方式一方面會占據(jù)大量的存儲空間，另一方面還不利于檔案資料的保存與使用，社會在不斷發(fā)展，檔案管理的需求在不斷提高，事業(yè)單位必須采用更加高效智能的檔案管理方式，于是基于辦公自動化的檔案管理迅猛發(fā)展起來。

基于辦公自動化的檔案管理具有時代管理的特征，它將檔案管理分為電子文檔歸檔與紙質(zhì)文檔歸檔這兩項主要的工作內(nèi)容，它使得事業(yè)單位的檔案管理工作更加智能、規(guī)范和系統(tǒng)。這改變了事業(yè)單位檔案管理工作的方式，加強了各個部門之間的聯(lián)系，這對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展意義重大。過去傳統(tǒng)的檔案管理形式不便于人們再次利用檔案，而基于辦公自動化的檔案管理則方便了人們對各種檔案的查詢、檢索、處理，只需要通過鼠標(biāo)操作就可以將繁雜的檔案資料整理得井井有條。總之，在辦公自動化背景下，事業(yè)單位要跟上時代的步伐，更新設(shè)備，改變檔案管理的方式，推動內(nèi)部檔案管理工作自動化水平的提高。

2如何提高檔案管理的質(zhì)量

2.1提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

社會在發(fā)展，要想跟上社會的發(fā)展我們必須提高自身的素質(zhì)，更新觀念，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高檔案管理的水平。“人”是檔案管理中的關(guān)鍵因素，在辦公自動化迅速發(fā)展的背景下“人”的作用尤其重要，作為檔案管理人員要有終身學(xué)習(xí)的意識，加強相關(guān)的理論知識，并積極參與到實踐中，在實踐中提升檔案管理的能力。作為事業(yè)單位的管理層則應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行技能培訓(xùn)，促使檔案管理人員與時俱進(jìn)，掌握扎實的業(yè)務(wù)技能。當(dāng)然，事業(yè)單位還要發(fā)揮獎懲制度的作用，通過科學(xué)合理的獎懲機制來激勵檔案管理者，將職工的業(yè)績與薪資待遇直接掛鉤，激勵檔案管理者主動學(xué)習(xí)新知識，掌握新時代檔案管理的技巧。面對激烈的競爭，事業(yè)單位的檔案管理人員要有強烈的競爭意識，對自己嚴(yán)格要求，積極拓展眼界，廣泛接觸各類學(xué)科知識，提高自身的組織和管理水平。另外，檔案管理工作具有特殊性，它對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)有極高的要求，檔案管理人員要注重提升自己的修養(yǎng)和服務(wù)意識，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，掌握辦事的規(guī)律技巧，努力推進(jìn)事業(yè)單位單位檔案管理工作上升到一個新臺階。

2.2完善相關(guān)管理制度

完善系統(tǒng)的管理制度是基于辦公自動化檔案管理的重要保障，這能夠約束檔案管理人員的行為，確保各項工作有條不紊地展開。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的行為、操作流程、操作技術(shù)，保證檔案管理條理化、流程化、整體化，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)依托信息網(wǎng)建立專門的檔案管理系統(tǒng)處理好檔案生成、處理等工作。檔案信息資料的保密工作十分重要，一旦處理不到位，信息泄露，事業(yè)單位的發(fā)展將會面臨巨大的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位需要嚴(yán)格管理制度，加強對管理人員的管理和行為約束，而作為一名合格的檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)明確自身的職責(zé)，做好檔案的保密以及利用工作。

基于辦公自動化的檔案管理對事業(yè)單位以及相關(guān)工作人員都帶來了新的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位要革新內(nèi)部的管理模式，改變工作機制，將辦公自動化融入到各項工作中去，以便各個部門之間的協(xié)作，為檔案管理質(zhì)量的提高保駕護(hù)航。

2.3加強檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系

檔案管理部門不能與其他部門工作脫離，尤其是在辦公自動化飛速發(fā)展形勢下，事業(yè)單位必須將檔案管理與其他部門的自動化辦公結(jié)合起來，將各個部門的工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，增強檔案工作與單位其他各項工作的兼容，提高單位自動化辦公的整體水平。事業(yè)單位需要設(shè)計系統(tǒng)化的辦公自動化系統(tǒng)，將檔案管理自動化包含其中，結(jié)合各部門的實際情況控制好辦公自動化系統(tǒng)，確保在檔案管理的各個階段工作都處于控制范圍內(nèi)。

2.4轉(zhuǎn)移工作重點

辦公自動化的發(fā)展改變了傳統(tǒng)的工作方式，事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)移工作重點，迅速跟上時代發(fā)展的步伐，落實檔案管理自動化工作。轉(zhuǎn)移工作重點要從三個方面著手，一是多個部門協(xié)同工作，二是做好在線資料查詢工作，三是監(jiān)督管理重點的轉(zhuǎn)移。基于辦公自動化的檔案管理離不開多個部門的寫作交流，這樣我們才能了解檔案使用者的真實需求，進(jìn)行科學(xué)的檔案系統(tǒng)設(shè)計；另外，辦公自動化最大的特征就是“自動化”，因此在轉(zhuǎn)移工作重點時必須體現(xiàn)這一特征，通過現(xiàn)代化的技術(shù)為人們提供在線資料查詢、檔案資料整理等服務(wù)，減少相關(guān)人力資源的投入，降低運行成本；最后，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變監(jiān)督管理的重點，保證每個環(huán)節(jié)的工作都做到位以及檔案的真實性、完整性，事業(yè)單位要加強檔案信息形成以及運轉(zhuǎn)全過程的監(jiān)督，發(fā)揮職工的作用，仔細(xì)鑒定文檔的價值，跟進(jìn)每個文檔資料，我們要明白當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)盡管提高了檔案管理的自動化水平，但是仍然有許多工作是需要檔案管理親自處理的，這是系統(tǒng)無法完成的任務(wù)，事業(yè)單位要明確這一點，提供更多符合條件的檔案管理人員。

3結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人們逐漸意識到辦公自動化的重要作用，作為檔案管理人員必須明確自身的職責(zé)，根據(jù)自身的實際情況制定合理的學(xué)習(xí)計劃，在工作中不斷學(xué)習(xí)基于辦公自動化的檔案管理技巧。總之，檔案管理人員要從事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)來思考問題，大膽革新工作方式，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合起來，為事業(yè)單位檔案管理提供保障。endprint