基于某公司運用電子信息優化現金管理的分析報告

廣州嶺南國際企業集團有限公司 徐其蓉

隨著某集團信息化建設逐步推進，先后啟用了拜特資金系統、OA辦公系統、中央財務管理系統等信息化系統，提升了集團電子信息化水平。而直屬企業某公司通過組織力量，成功研發上線了易起行智慧旅游管理平臺、微商城、手機APP等一批信息化管理系統。同時，也開通了網上銀行、報賬易、微信、支付寶等一批現代化創新網絡資金結算工具，資金電子信息化程度越來越高。但是，現金管理模式仍通過“現金”科目進行結算，屬于現金結算范疇的收付款業務，即現金收取后送存銀行，銀行支取現金后進行發放，每日庫存盤點并進行賬實核對等全部是人工操作，工作量較大。通過對目前某公司現金管理現狀進行分析，結合旅游業務特性，堅持創新驅動，借鑒同業現金管理經驗，優化現金管理流程，提升品牌競爭力，實現股東利潤最大化。

1 目前某公司現金管理現狀

現金是企業流動性最強的資產，企業現金的概念有狹義和廣義之分。狹義的現金是指企業的庫存現金，即是現鈔。一般會計上所說的現金通常是指狹義的現金，包括庫存人民幣和外幣。目前某公司月末庫存現金高，報銷流程長，現金支付集中、涉及現金報銷的項目多，但某公司總部沒有外幣現金庫存。

1.1 現金流項目眾多

某公司行業特性導致使用現金業務項目眾多。現金收入來源主要有游客現金繳納旅游款收入、租車收入、借支余款退回等。現金支出來源主要有領隊和導游帶團現付借支、勞務費、零星采購借支、辦理簽證、交通費、差旅費、誤餐及導游補貼、路橋費、臨時加油費、業務招待費、通訊費及備用金等。

1.2 辦理現金報銷流程長

目前某公司本部負責現金業務財務人員有7名，其中1樓導游報賬中心5名，專職服務公司領隊導游日常現金報賬業務；5樓財務總部2名，服務除導游報賬中心之外的公司現金報賬業務。每周現金需求額度大，一般要2次提現，且提前2天向銀行(不包括當天)預約，且必須2人同行專車辦理提現業務。為了應對頻繁的借支現金及報銷，在財務總部5樓及1樓導游報賬中心，分別采取了按報銷額度分流和提前預約叫號辦法。每當旅游旺季，1樓導游領隊報賬中心不得不采取加班報銷措施，滿足公司業務需求。

1.3 會計核算及現金保管復雜

每天出納手工登記現金收支明細賬，大部分與會計記現金賬時間無法同步，當天賬無法及時核對相符，但月底可勾稽核對一致。某公司5樓出納每天保管庫存現金，需在5點前盤點打包，以備合作銀行安保人員上門收存到銀行保險柜，待第二天9點送回公司。而1樓導游報賬中心每天庫存現金一般保管在公司1樓保險柜中，有4個保險柜，專人專柜負責各自現金保管。

1.4 現金使用量大，庫存現金高

經過梳理，在2013—2016年期間，某公司用于支付日常業務報銷現金額度為5億元(占總報銷現金金額的77%)，月均提取現金額度約1100萬元。另外，還通過多家銀行“報賬易”系統支付金額約1.50億元(占總報銷現金金額的23%)。由于現金使用的便利性，員工報銷領款習慣上仍是通過領取現金方式，不得不常備大額庫存現金。某公司月均庫存現金余額約300萬元，這部分庫存冗余現金始終保存在公司保險柜中，無法產生資金增值效益，也存在管理風險。

1.5 周邊游現金使用頻率較高

省外游導游領隊涉及現付也通過地接社進行往來結算。省內周邊游現付項目比較多(主要有路橋費、加油費、餐費、住宿、景區景點門票等)，團量大，一般以2～3天游為主，團費相對較低。由于尚未實現省內全區域供應商簽單掛賬，有些項目仍需要當場現金結賬。導游領隊單團現金借支額度從幾百到上千元不等，一般不超過2萬元。同時，公司要求導游在回團后5～7個工作日報賬完畢，由于導游業務特性，一般導游會集中報銷現付及補貼情形。

2 某公司優化庫存現金管理可行性分析

2.1 從實現股東利潤最大化角度分析

股東利潤最大化是資本市場所必須追求的，2016年某公司年度財務報表數據顯示，投資理財收益約占利潤總額的18%。從利潤結構來看，利用沉淀資金投資理財產生的收益，這是公司不可忽視的重要利潤來源。

2.2 從現金持有成本角度分析

2.2.1 機會成本

現金作為企業的一項資金占用，是有代價的，這種代價就是它的資金成本。旅行社是持有現金比較充裕的行業。在目前市場環境下，銀行活期存款利息只有0.35%，而專項投資資金(如購買國債、控股公司內部資金歸集拆借、投資理財等)的平均投資收益率在3.8%以上。如此巨大的利率差，說明企業庫存現金存在較大的機會成本。

2.2.2 管理成本

企業日常持有大量現金, 會發生現金管理費用和現金流失的風險, 這些就構成了現金的管理成本。隨著某公司營收規模將逐年遞增，日常運營提取現金額度不斷增加，將儲備充裕現金滿足業務需求，管理環節增多，管理成本隨之上升。

2.2.3 短缺成本

現金短缺成本表現為企業因缺乏必要的現金，不能應付日常業務開支所需, 而使企業蒙受損失或付出代價。在某公司表現為提取的現金額度，不能及時滿足日常業務及經營費用支出而造成的損失，這種情形可通過優化現金支付方式得到解決。

2.3 外部合作銀行的配套設施情況分析

某公司逐步推廣使用了多家銀行的“報賬易”系統，現金電子化水平得到提高。目前某公司全員擁有兩家發卡行的銀行卡。其中，中國銀行提供上門送取大額現金安保服務；另外一家浦東發展銀行在公司1樓安裝了銀行柜員機，一定程度上方便員工提取現金。

3 某公司優化庫存現金管理目標及應對措施

通過梳理某公司眾多現金流項目，找到出現降低庫存現金管理過程中的關鍵點，通過電子化信息手段，進一步優化庫存現金管理作業流程。

3.1 對外部單位及個人付款

通過客戶正式書面銀行賬戶通知書，全部通過銀行劃轉支付或支票方式到對方單位賬戶、個人指定銀行卡上。如果存在委托個人收款的情形，需出具正式書面委托書。在日常對外現金支付環節，還可以鼓勵帶動省內周邊游導游領隊，盡量使用現代化電子支付工具(比如微信掃碼支付等)，避免攜帶大量現金發生意外風險。

3.2 內部日常現金報銷付款

針對一般事務性費用報銷，比如交通費、差旅費、勞務費及業務招待費等，均可以委托合作銀行劃轉到公司統一指定員工個人銀行存款賬戶，節省現金使用量，原則上這部分業務出納不再使用現金報銷。針對一般事務性費用報銷可以采取每周2～3次固定支付時間，如遇到緊急事務性用款可以隨時辦理轉賬支付或現金支付。

3.3 內部業務性現金借支

一般旅游團隊業務必須使用現金的借支(主要指簽證借支、領隊及導游借支等)。其中在銀行每天柜員機提取現金額度內(每天提現限額2萬元)的團隊業務借支，根據優化后的現金作業流程，由公司銀行直接劃轉到個人指定賬戶上自行提取。如果超過2萬元團隊業務借支，則提前預約統一辦理提現業務。

3.4 營業門店收款

從便捷服務客戶角度出發，如果收到現金團款，按公司規定門店當天必須送存指定銀行賬戶。公司通過鼓勵客戶采取便捷安全支付方式(包括銀行轉賬、信用卡、支付寶及微信支付等)，提高工作效率。

4 對加快優化某旅行社現金管理工作的建議

4.1 優化現金管理作業流程，合理測算日常現金持有總量

通過優化日常現金支付方式，針對一般性事務性現金報銷，改變過去銀行提現支付方式，直接通過銀行轉賬方式支付，減少每周提現頻率及庫存現金額度。建議某公司組織測算合理現金庫存量，逐步減少庫存現金額度。比如將月末庫存現金額度從300萬元降低至100萬元，減少約2/3現金庫存量。增加的銀行存款可用于其他方面以增加企業財富，提高現金利用效率，增強公司的盈利能力。

4.2 創新驅動與積極引導，將降本減費工作落到實處

緊扣創新驅動年度工作主題，針對一般事務性現金報銷可采取銀行轉賬批量支付方式。一方面可減少會計與出納登記現金日記賬工作量，降低人工收鈔、點鈔、找零、存儲現金方面的工作，進一步提高工作效率；另一方面通過優化現金領款作業流程，進一步降低用人成本。目前某公司財務總部從事現金業務崗有7人，按照2016年9級平均工資為標準測算，每優化或轉崗1人，可節約用人成本費用約11.3萬元/年/人(不包括社保、公積金等)，如果按照廣州2015年社會平均工資6764元為標準測算(不包括社保、公積金等)，也可節約用人成本費用約8.8萬元/年/人。建議某公司考慮按當年降低用人成本費用總額，提取適當比例，用于獎勵配合優化現金作業的業務部門。在業務允許的范圍內，鼓勵業務部門降低提現報銷額度，盡量通過銀行轉賬支付方式。

4.3 先試先行與規范運營，條件成熟時加快推廣實施

結合某公司業務運營實際，重點梳理現金使用關鍵環節，積極論證可行性方案，制定優化庫存現金管理操作流程，修訂現金管理制度，明確崗位職責。同時，采取定期與不定期檢查的手段進行監督檢查。某公司財務總部要加快推動優化5樓一般事務性費用現金報銷流程。建議從后勤服務部門開展優化現金庫存管理試點工作，先試先行，試點周期可以適當縮短，但要溝通宣傳到位。雖然在推動優化導游現金報賬及借支工作存在一定難度，但也要不斷總結試點經驗，待條件成熟時，在某公司總部及省內分支機構全面推廣降低庫存現金管理工作。

4.4 借鑒母公司及同業經驗，提升公司電子化現金管理水平

某公司財務部去年與某上市公司財務部門進行了工作交流。從某上市公司了解到，該公司費用報銷管理實施無現金管理，所有員工均不得借支，零星費用支出由個人先墊支，后續進行結算。通過線上費用報銷模塊進行申請及審批，再將紙質申請及附件遞交財務部進行核對報銷。目前該公司的母公司通過OA辦公系統，實施了線上申請費用及報銷審批，效果顯著。建議該公司可以結合自身業務特點，借鑒上市公司實施無現金管理經驗，通過開發配套現金報銷管理系統，提升公司電子化現金管理水平。

4.5 降低現金管理風險，提升公司在旅游界競爭力

通過實施優化庫存現金管理工作，減少現金結算業務工作量，降低在收付過程中現金出現假鈔及差錯的風險，也大大降低“庫存現金”額度及保管過程的風險，力爭做到出納少接觸現金，甚至不接觸現金，從根本上杜絕貪污挪用現金的情況出現。同時，某公司已并入某控股上市平臺，如果公司資金管理信息化水平再上一新臺階，一方面提升了公司服務素質及公司形象；另一方面提高了企業的現代化管理水平，增強了公司在業界的競爭能力。