探析如何利用信息化技術提升財務核算及管理重點領域工作效率

郭長亮

摘要：良好的財務核算及管理效率是企業運營與發展決策與管理的重要支撐與保障，但就目前情況來看，這一領域仍存在很大的效率提升空間；隨著信息技術的發展，為我們提升財務工作效率提供了更多的技術可能性，本文就財務核算及管理重點領域，立足實務操作及管理，提出提升效率之方案或方向。

關鍵詞：信息技術；財務核算；財務管理；效率提升

2017年5月，德勤會計事務所推出的“小勤人”財務機器人刷爆了整個財務朋友圈，其宣傳動畫中機器人大幅提升財務工作效率的場景更是讓人印象深刻。實際上，隨著信息技術的每一次發展，都會推動財務領域形成變革，進而促進財務工作效率的提升。例如，電腦的出現促使電算化會計產生、計算機軟件的發展促使財務核算軟件的出現、信息技術在企業資源管理中的發展促使企業資源管理系統—ERP的出現，每一次的變化都極大的提升了財務工作效率。盡管如此，在信息技術高度發展的今天，財務領域仍然存在著很多如何提升工作效率的困惑，筆者結合實際工作經驗及管理心得，就財務核算及管理中核心工作領域進行分析，立足為通過信息化手段為進一步提升財務工作效率提供可行性方向。

一、影響財務核算及管理工作效率主要因素

（一）財務核算

財務核算指以貨幣為主要計量單位，通過確認、計量、記錄和報告等環節，對特定主體的經濟活動進行記賬、算賬和報賬，為相關會計信息使用者提供決策所需的會計信息。影響財務核算效率主要有以下幾點：①財務核算的介質目前仍以紙質單據為主，紙質單據的傳遞、保管、裝訂、查詢均占用了財務人員大量時間；②財務核算真實性的原則要求做到賬實一致、賬賬一致，這使得實務中產生了大量的核對工作，核對本身即是影響效率的起源；③財務需要遵循嚴格的審批流程，實務中各業務單元需要提交單元內業務審批結果，財務需要復核審批完整性及正確性，無形中影響了財務核算效率；④財務核算高度依賴業務活動，前端業務的不規范操作將傳遞至財務環節，職責不清導致財務被默認為善后者，被動成為主導解決方，影響財務工作效率。

（二）財務管理

財務管理涉及方方面面，限于篇幅，筆者這里僅就財務報表、財務分析、預算控制、內部控制、戰略決策內容做分析。影響財務管理效率主要有以下幾點：①財務核算的結果是提供不同報表給需求方，一些不固定的需求常常導致財務人員手忙腳亂，其中也存在很多不合理的提報需求。②財務分析涉及大量計算，結算結果形成的差異均由財務人員進行解釋，而很多原因又需要財務人員聯系業務人員獲取，這種二傳手的角色導致財務分析產生很多無效工作；③預算最終確定后，一復一日的實際數是否超出預算核實、月復一月的實際與預算核對分析，既影響財務工作效率也導致分析人員麻木化，分析結果成固定模式；④內部控制中關于內部審批及流程執行重點領域，財務需要花費大量時間核實業務部門是否遵照標準流程，時間花費多但效果不明顯。

二、提升財務核算及管理效率對策

（一）財務基礎管理

財務工作具有極強的關聯性，涉及企業內外部各個單元，因此提升財務核算及管理效率也需要相應的基礎環境、管理進行改變，只有基礎變化了，財務效率才有大幅提升的土壤。

1.合同、簽字、印章實現無紙化

合同是企業業務活動的開始，合同中涉及眾多財務條款，如付款條件、發票種類等；目前的合同管理均以紙質材料為主，很多企業為了快捷查詢合同，通過采取掃描合同形成電子文檔的形式來提升效率。隨著信息技術的發展，電子簽章、印章已經不是什么難事，合同簽訂完全可以由電子文件替代。對于合同生效權威性問題，各地工商局可以開辟電子合同簽訂專區，既保證了合同成立的權威性，也有效保證了合同的保密性。

2.發票實現無紙化

目前，我國已有部分大型企業開始使用電子發票，其效力等同于紙質發票，同樣適用于發票抵扣及認證。電子發票是一種趨勢，電子發票的源頭來自于各地稅務局，發票存檔于稅務局網站，相比紙質發票更加便捷且難以復制。隨著電子發票普及，今后我們取得的發票都可以是一組二維碼，財務部直接從稅務局網站下載當月發票信息，各業務部門通過提供二維碼實現與發票對應的報銷或付款。

3.審批無紙化、財務核算無紙化

一直以來，財務核算與各種紙質資料緊密結合，如各類合同、申請單、審批單、發票、付款單等，甚至在收到電子發票的情況下，仍需要打印出電子發票作為紙質文檔。隨著上述合同、發票無紙化功能的實現，目前主流的OA系統也完全可以實現無紙化審批，財務領域一定要使用紙質文檔做為存儲介質嗎？二十年前，剛剛產生網絡的時候，如果有人說可以在網上買東西，你可能認為這是天方夜譚，但在今天看來實在是太普通的事情。同樣，70年代，如果你說財務記賬不用紙質賬本，業內人士肯定說你邏輯出了問題，但是今天已經完全實現。筆者相信，財務核算實現完全無紙化是大勢所趨，因為正是由于紙質文檔的存在，才增加了許多建立、審批、傳遞、裝訂、保管、查詢等低效率的行為，要想提高財務工作效率，實現財務核算無紙化勢在必行。

4.資料共享、同步編輯、權限清晰

日常工作中，財務需要獲取對應的資料，資料涉及部門內部及外部，而其中一些資料需要跨崗位乃至跨部門共同完成，這時就會涉及到資料的傳遞、加工、匯總問題。資料共享就是解決部門內外各崗位共同分享資料，進而可以共同編輯、系統智能匯總并反饋任務主導崗位結果，進而大幅提升工作效率。當然，介于不同資料受限范圍不同，系統也需要清晰的定義不同崗位職責，確保信息在不同崗位間的保密性。

5.政府、企業信息系統功能聯動、全面，滿足財務管理各類需求

以上種種基礎管理的改善，絕不是某個單一企業或者某個地區單獨實現就能完成了，這需要整個社會、政府、企業信息系統的全部提升、信息功能的同步聯動才能加以實現；這是一種趨勢，實際上在某些領域已經實現，如企業財務軟件與國稅開票軟件信息互相傳遞，企業付款信息與銀行網銀系統互相傳遞等；當然，各種基礎管理的改善更加依賴于信息系統功能的全面提升，可以滿足財務管理的各類需求。

（二）財務核算效率提升對策

1.審批方式：財務核算所涉及的資料，很多都需要進行審批，在實現單據電子化、審批電子化之后，整體傳遞效率都有所提高。但是，相信很多財務工作者都遇到過這樣的情形，因審批鏈條冗長、審批人級別較高且事務繁忙導致審批花費大量時間，等單據流轉到財務已經變成急單，打亂原有工作節奏，進而影響財務核算整體效率。對于提升審批效率，筆者有三種思路：一是設置審批默認最長時限，當審批人超過時限時，默認審批通過；二是對于審批緊急的事項，由發起人規定審批時間，系統按照平均原則或者預先設定的規則分配審批時間給各審批人，超過時間即默認審批通過，直至最終審批人，但最終審批人不適用默認通過原則，需要親自確認；三是簡化審批流程，筆者工作的公司就曾采取過一種極富創新的審批方式，例如審批節點涉及8人，則只需要第一級和最后一級審批人審批即可，中間環節審批人會正常收到文件，不發表反對意見則默認通過。

2.賬務數據核對：財務核算涉及的數據核對內容很多，ERP系統可以幫助財務實現企業內部業務數據與財務數據的一致，但涉及企業外部及關聯方數據仍需要核對，一定程度上影響了財務核算效率。對于企業外部數據核對，通常集中在與客戶及供應商日常交易、發票等信息核對方面。企業可以通過信息技術為客戶及供應商開通網頁對賬窗口，客戶的供應商自行登錄企業網頁，回復對賬結果，財務只需就不一致的結果與客戶或者供應商進行溝通。對于關聯方核對，企業可以在基于集團統一ERP軟件背景下，設置參數，使得發起方數據自動拷貝至接收方，從而實現關聯方數據的一致性。筆者曾就職的一家企業，集團區域間調貨非常頻繁，在ERP上線規劃時單獨設置了一名關聯交易處理員，將公司間關聯交易手動進行拷貝、轉移，而實際收貨仍由收貨公司確認，對于確認數據差異也同樣由此專員拷貝并回饋到發貨方，大大提升了整個集團關聯交易效率，同時也省去了關聯方對賬環節。

3.費用報賬處理：在使用紙質核算介質的今天，企業可以利用圖像掃描及信息抓取技術、OA系統、自動報賬，提升費用報賬效率。具體操作是：首先，員工產生費用后利用手機掃描或拍照功能將紙質單據轉換為電子單據，同時登陸企業報銷系統填制報銷單，系統會自動抓取電子單據中關鍵信息，之后根據報銷單中部門選擇費用類型，根據報銷單中業務活動選擇費用科目； 其次，單據通過OA系統自動流入審批環節；再次，審批后單據，系統自動形成記賬分錄并形成付款清單；最后，財務人員導出報銷付款清單，導入銀行網銀系統并完成支付，支付完成后將銀行付款成功記錄回傳至企業報銷系統，報銷系統自動發送信息告知費用報銷人費用已經報銷完畢。未來在完全實現核算介質電子的時候，費用報銷人在要求對方開具發票后，只需對發票二維碼拍照，之后憑發票二維碼提交財務系統進行報銷，財務部憑發票二維碼在國地稅系統下載發票信息，后續報銷流程不變。在這樣的操作模式下，費用報銷有效進行了分解，由財務部統一處理變成各部門分別提交，財務只需做統一付款即可，特別在核算介質完全電子化的時候，費用報賬效率將大幅提升。另外，系統對報銷進度可查詢，及對報銷結果進行告知，也節約了財務人員解答報銷人報銷進度的時間，同樣也大幅提升了效率。

4.固定資產智能盤點：固定資產可進一步細分為不可移動類、IT類、家具設備類；不可移動類包括房屋、道路、裝修等，此類不需高頻次盤點，企業可自行設定盤點頻率，進而減少盤點工作量。IT類設備包括電腦、打印機、掃描儀等可以建立IP地址的設備，這類資產IT部可以通過創建程序的方式，通過對資產IP地址進行抓取的方式進行盤點。按此操作，只需在盤點前告知各崗位開啟設備，運行程序即可得出盤點結果，高效且準確。家具設備類資產，我們可以引入RFID射頻技術進行盤點。具體操作是將RFID模塊嵌入資產不易取出的部分，當盤點時，盤點人員手持感應器，將會十分快捷到找到對應資產。甚至隨著信息技術進一步發展，財務人員完全可以通過儀表盤查看資產所在位置，只需定期抽盤一些資產即可。此外，通過RFID技術也可以快速識別出已經移動的資產，進而快速識別出哪些資產需要調撥，提高資產與部門配比準確性。

5.稅務申報自動化：稅務部門在簡化納稅工作方面，的確提升很多，例如電子發票的推出、增值稅專項發票網上勾選認證的實行，都大大簡化了納稅流程，但不得不說仍存在很大提升空間。在以票控稅的背景下，納稅企業無論銷售還是采購，稅局均可取得相應的數據，至于進出口數據，政府部門間完全可以通過聯動實現數據共享，避免現在的海關數據與國稅數據步調不一致。數據一致后，國稅及地稅局完全可以每月自動生成納稅申報表，企業不再需要核對銷售發票、采購發票與納稅數據是否一致，只需填制一些特殊情況，如視同銷售、進項稅轉出即可，將大大提升納稅申報效率。

（三）財務管理效率提升對策

1.財務結果生成及查詢：財務核算的最終目的是形成各種財務結果展示，而財務結果是財務管理的基礎，最為常見的是財務報表；對于常規的財務報表，凡是財務軟件都有取數邏輯，這些常規數據需求不在我們討論范圍之內。這里要討論的是非常規的數據需求，相信很多財務工作者都有這樣的體會：不同部門提出各種奇怪的數據需求，而很多數據都是數據庫已經有的，財務只是承擔二傳手的角色；需求部門一再更改數據需求，造成財務部門被動提供，而很多辛苦提供的數據，需求部門最終卻沒有進行使用；很多數據需要在浩瀚的紙質資料中查找，找到之后還要掃描然后通過郵件發送給需求方，非常費時費力。

對于以上種種情況，筆者認為完全可以通過信息化技術，建立財務結果查詢系統避免。首先，我們需要轉變觀念，不是所有涉及財務的數據都需要財務部門提供，在控制權限的情況下完全可以開放報表取數給各部門。以管理費用統計為例，需求者可以登錄財務結果查詢系統，按照費用報銷狀態，如提交申請、審批完成、已支付、已記賬進行查詢，可以查詢個人、費用科目、部門不同口徑費用。相比財務部提供數據，既全面又快速。其次，我們可以利用信息技術建立報表需求及考評模塊；對于簡單的報表由各部門自行編輯參數并出具，對于復雜的報表由財務部編制，提交之后的報表，每更改一次需求都需要需求者在系統中登記，報表提供后，系統自動統計報表修改次數，對于次數超出預設限制的需求進行考核，從而改善需求部門的報表需求質量。最后，啟用財務核算無紙化后，查找資料可以通過檢索實現，更加快捷、方便、高效。

2.財務分析：筆者所接觸的財務分析，不論使用哪種方法進行分析，當到達分析差異原因環節時，必定要逐個部門了解具體原因，而由于時間關系等因素影響，收集到的原因很多時候也不是核心影響因素。筆者認為，財務分析應著重日常管理，數據比率或者金額波動原因應由業務部門在初始產生時進行填制，系統進行收集，進而形成第一手的資料。基于這一構想，在信息化技術支持下，企業可以預先設定容忍差異比率或者金額，當業務部門填制數據超過容忍度時，系統自動跳出差異說明頁面，只有在業務部門填制差異說明之后，系統才予以放行并進入下一個步驟。財務部門在進行分析時，只需根據各部門提交的差異原因進行甄別、審核，而略去過去價值較低的信息收集環節，將大大提高財務分析的工作效率及有效性。

3.預算控制：在ERP已經具備預算功能的企業，傳統的預算編制及控制是分離的，即預算編制在系統外進行，一般通過電子表格完成，預算控制則在系統內完成。這樣造成的結果是：預算不同版本問題、預算在編制時與實際執行時科目不一致帶來的反復核對問題等。筆者認為，完全可以利用信息系統的強大功能，實現預算編制、匯報、審批、控制均在系統中處理。這樣處理，其一可以確保預算版本的唯一性，其二可以保證預算編制與控制環節口徑一致性，其三可以實時控制實際業務在預算框架之內，其四當實際業務確需調整預算時，也可以做到快速響應并在系統內更新預算審批后的結果。

4.內部控制：內部控制是指一個單位的各級管理層，為了保護其經濟資源的安全、完整，確保經濟和會計信息的正確可靠，協調經濟行為，控制經濟活動，利用單位內部分工而產生的相互制約，相互聯系的關系，形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規范化，系統化，使之成為一個嚴密的、較為完整的體系。實務中，通常由內控部門對企業各項制度及工作流程展開內控審計，以確保內控有效性。筆者認為，企業完全可以利用信息化技術將企業已經確定好的、正在運行的各類工作流程嵌入系統，如工作流、審批流、權限等。這樣處理的結果是：由以往人為查閱文件作出判斷變為系統根據預設自行判斷，大大提高了內控效果及效率。

財務核算及管理因涉及企業內部外不同單元，因此效率提升也有賴于整體環境的提升，限于篇幅，本文僅就財務核算及管理重點領域提出個人見解，未提及的領域還有很多，希望本文可以為提升財務核算及管理效率提供一些可行性方向。

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（作者單位：駿升科技（欽州）有限公司）