淺析科室醫生檔案電子化及信息化建設

李卉 文博

摘要：經過五年的工作和社會實踐，對醫院科室醫生檔案的電子化及信息化建設進行了探討和研究，以期給同行們提供借鑒和參考，滿足國家醫學事業的需要。

關鍵詞：醫生檔案；信息化；電子化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）08-0269-02

人事檔案無論在任何單位均起到至關重要和不可替代的作用，而在一些大型醫院就顯得尤為重要了。本文從大型醫院的角度就檔案的含義與來源、檔案電子信息化的時代性和重要性以及建立科內醫生電子檔案等幾個方面進行了闡述和研究，以期給同行們提供借鑒和參考，為今后的行政管理工作打下良好的基礎。

一、科室人事檔案的內涵及來源

科室人事檔案是指個人、組織、機關和機構在處理業務工作過程中所產生的、持有并保存的文件、記錄和資料。它主要是來源于文件或文檔，即一切由文字、圖表、聲像、視頻和影像等形式形成的各種材料或資料。大型醫院科室人事檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻或文檔，現在急需進行規范化的管理。

電子檔案是指通過計算機光盤或磁盤以及移動硬盤等設備進行存儲或保存，它與紙質檔案是相互對應的和相互關聯的通用電子圖像的文件集合，通常以案卷為基本的單位。它來源于電子化的實體檔案（如照片JPG格式、掃描件的圖片格式、文件的PDF格式和影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（如版式數據文件），結構化的數據庫（不僅從應用中卸載，而且能夠加載重用的數據庫文件），等等。電子信息的檔案化管理是把應用系統的電子信息進行憑證化處理后，形成電子檔案，將電子信息從應用系統中獨立出來，形成與應用無關的、令人信服的、能夠直接閱讀的文檔或文件，使用起來是十分方便和有利的，以便于檔案管理人員查閱和歸檔以及當事人去查看或者人事部門調閱檔案的需要。

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織以及管理下，在檔案管理活動中全面應用現代化的信息技術和電子化技術，對檔案信息資源進行分類、管理和處置，以便為社會提供最佳的服務以及加速實現檔案管理現代化的進程和進度。也就是說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體（如文字材料、相片、實物、視頻和錄像等）為重心，向以檔案信息（如大數據的電子信息）為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程。在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備（如計算機、打印機、掃描儀、投影儀和復印機等）檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化和信息化水平，滿足社會日益增長的需求和社會發展的需要。

二、檔案電子信息化的時代性和重要性

檔案電子信息化體現了時代性和重要性，表現在醫院使用時可以立刻和隨時查閱和閱讀，以便獲得所需要的資料和材料。因為它與社會時代同步，所以是極其重要的，而且對晉級、提升和評定職稱以及評優和評先等都是十分重要的。

三、建立科內醫生電子檔案

在大型醫院建立科室內醫生的電子檔案也是十分必要和極其重要的。近年來，我們的主要做法如下，并在實踐中取得了良好的效果。

1.簡單的填表建檔。對新分配和新聘任到醫院的科室醫生進行簡單的填表建檔，在填寫個人檔案時要求他們填寫的主要內容包括自己的姓名、性別、出生年月、工號、學歷和來院的時間以及聘用方式等方面的信息，以利于以后需要時查閱，滿足工作的需求。通過多年的工作實踐我們發現，以上較為簡單的個人檔案已經不能滿足人事檔案的基本要求，于是就開始考慮進一步豐富檔案的內容，我們新增加了一些材料，如照片、教工號、政治面貌、參加工作時間、來院時間（原工作單位和現工作單位）、畢業學校、畢業專業以及學歷學位等資料，這樣就使得科室醫生的檔案材料內容更加豐富了。

2.對檔案進行頻次統計。對個人檔案中的各項內容進行頻次統計，進一步完善和豐富個人檔案內容。在完善的過程中我們可能逐步發現信息錄入其實是困難的，表現在耗費時間和更新不及時以及內容不夠完善等問題的出現，如何解決這些問題正在考慮當中。經過幾年的社會實踐，現在我們已經進行了三方面的統計，主要包括：（1）對華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院醫師賬號信息進行統計，主要內容包括：序號、編號、姓名、性別和科室等具體的內容，方便查閱。（2）對科室的14名出國人員的信息進行統計，主要內容包括：姓名、國家、目的/經費資助、批準期限、出國時間、延期情況等材料，以便及時了解科室醫生的具體情況。（3）對2016年專業技術科研人才進行摸底（我們主要針對的是2013—2016年入院的醫生），主要內容包括：每個人發表文章的情況（期刊名、出版時間、本人排名、文章第一作者單位、影響因子情況、屬于A類或B類；另外也可以考慮從一級學報、核心期刊、一般期刊的角度去填寫內容）；每個人主持科研項目的情況（科研類別、資助金額、批準時間和研究期限等），方便掌握專業技術科研人才的具體情況。

3.尋找程序員。我們與湖北省武漢京倫科技開發有限公司合作，去尋找程序員，共同開發出建立科室醫生檔案的管理系統，以便錄入完整的個人信息去建立完整的醫生個人檔案，有利于醫院在需要時查閱，如每年的評定職稱、晉級和評比先進個人以及其他需要等。

4.對電子信息化的一些設想。在科室醫生的電子信息化系統建立起來之后，醫生可以隨時隨地通過網絡移動平臺進行更改、完善及更新自己的個人檔案，做到科室管理人員能在第一時間內向醫院內提供最新和最全的數據信息以供查閱和參考，這樣做起來十分方便和有利。如在2013年我們醫院對重癥醫學科醫師的基本信息進行了一覽表統計，內容主要包括序號、專科、姓名、性別、一卡通號、教工號、出生年月、政治面貌、戶籍、參加工作時間、來院時間、最高學歷、初始畢業學校/畢業時間、醫師資格證時間、醫師執業證時間、現職稱、電話號碼、電話小號、身份證號、郵箱、婚姻狀況、有無子女、住址、固定電話、學術任職、主要受教育經歷、主要工作經歷、發表論文及著作、持有資格證書、國內外獲獎情況、教學課程情況、外出支援及學習情況、出國時間、前往國家、海外工作單位、海外任職、回國時間、自我評價、特長和愛好等方面，由此建立了全面最權威的科室醫生的個人檔案內容，使得管理人員心中有數。

四、結論與展望

大型醫院科室醫生檔案的電子化和信息化建設在提高醫生工作效率，強化科學管理的同時，有利于醫學事業的進一步發展和進步，滿足人們日益增長的需要，對醫院人才的培養也起到了至關重要的作用，達到人盡其才、物盡其用的目的。

加強科室醫生檔案的電子信息化建設是適應現代化建設的需求和時代的發展趨勢，醫院檔案管理人員應該明確檔案管理信息化的重要性和必要性，進一步加強醫院科室檔案管理的安全化、數字化和標準化建設，實現數字資源共享，滿足國家日益發展的需要。

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