淺談事業單位檔案管理信息化的建設對策

郭小娟

摘 要：目前，我國的事業單位檔案管理信息化建設正在如火如荼的開展當中，現已取得十分顯著的成效。但在實踐過程中，也難免會暴露出很多的缺陷問題，如管理人員素質水平不達標、信息化建設與實際情況相背離、先進技術設備應用率低等等，基于此，本文主要對事業單位檔案管理信息化的建設對策進行了分析和研究。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；民政局；數字化技術

前言

信息化時代的到來，各行各業的生產、工作效率都得到了顯著提高，與此同時，也對事業單位的檔案管理工作提出了更高要求。目前，在開展檔案管理信息化建設的過程中仍存在較多缺陷問題，抑制著工作效率和水平的提升，故急需采取針對性措施加以解決。

1 事業單位檔案管理信息化建設的必要性

事業單位在我國的國民經濟持續增長、社會和諧穩定發展方面發揮著至關重要的作用，而落實好檔案管理的信息化建設工作，對于社會事業的平穩快速發展意義重大，可充分滿足人民群眾實際的發展需求。檔案記載了時代和歷史的進步，是促進社會健康發展的重要手段和工具。新時期背景下，要求事業單位通過信息化、數字化等方式，推進該工作的信息化建設進程。但從當前實際現狀來看，我國的事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，逐漸暴露出很多缺陷和不足，進而也使得該工作開展面臨著嚴峻的挑戰。而一旦實現了檔案管理工作的信息化，便可大幅度提升檔案數據的真實性和完整性，與此同時，也降低了管理人員的工作壓力和難度，工作質量和效率也會隨之提高。基于上述情況，在當前的信息化社會，我國的各事業單位應抓住機遇，推動檔案管理工作朝著信息化的方向發展，節約工作時間和人員，以此為事業單位的又好又快發展奠定良好基礎[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設現狀分析

首先，事業單位中的部分檔案與日常生活中常見的檔案存在較大差別，例如，民政局中的很多檔案均與個人隱私息息相關，對數據安全性和完整性要求較高。為此，事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，應重點關注該問題。但縱觀當前實際的發展現狀，發現個別事業單位在實踐工作中，極易忽視上述提到的安全問題，進而對資料數據的完整性和安全性造成了極大威脅。究其根本，主要是因為單位的資料審查程序不夠完善和嚴格，進而也給犯罪分子留下了可乘之機，該問題應引起事業單位的高度重視。其次，在當前的社會主義市場經濟背景下，人們的職業選擇相對自由，越來越多的人均更加傾向于企業單位，甚至對事業單位存在一定的偏見，認為其工作模式較為單板和單一。在此情況下，也導致了事業單位招人難的問題，尤其是類似于檔案管理這種枯燥、乏味的工作，愿意嘗試的人更是少之又少，更不要說剛剛踏入社會的大學生。在很多事業單位中，剛加入的新人在任職一段時間后，很快便發現自己不適合這份工作，進而導致人員更換問題頻發，而這也將直接對檔案管理工工作秩序造成嚴重影響。最后，近年來，很多單位均開始推行“無紙化辦公”，但在此過程中卻出現很多問題，如信息化平臺的建設無法與文件形式和專業軟件相互匹配，該問題的出現直接導致工作效率難以穩步提升。另外，管理人員在讀取文件的過程中，由于自身操作不規范，故直接導致文件丟失的問題，影響了管理工作質量和效率的提升[2]。

3 提升事業單位檔案信息化建設效率的有效途徑

3.1 完善管理工作制度

在我國當前的國情之下，相比于其他單位，事業單位具有一定的特殊性，其內部的檔案管理部門其實是屬于一個邊緣化的機構。我國的相關法律法規對事業單位的檔案管理工作做出了清晰、明確的規定，因此，事業單位在開展信息化建設工作的過程中，不管是任何程序均應嚴格遵循國家法律法規來進行，從而真正做到有法可依，有章可循。基于上述情況，我國的各事業單位更應該結合自身實際的發展狀況，制定出科學、合理的檔案管理工作制度，以此為信息化建設提供良好環境和便利條件。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質

事業單位應定期組織檔案管理人員參加專業教育和培訓，具體的培訓內容可包括，檔案管理制度、理論、技巧、注意事項等等，通過該方式，提升人員的專業水平和工作能力，使其逐漸掌握各種先進的信息技術。另外，還應強化對人員的管理，制定出明確、合理的人員分工制度，以此確保檔案管理工作能夠有條不紊的順利推進。與此同時，由于事業單位檔案管理工作的離職率較高，故還應落實好交接管理工作，以免對工作秩序造成不利影響，若單位的經濟條件允許，還可適當的提高人員的工資待遇，以此吸引更多的應屆大學生加入其中，為工作團增添新鮮血液。

3.3 加大先進設備和技術的投入力度

先進的技術和設備，是事業單位檔案管理信息化建設的重要支撐和保障。不管是硬件還是軟件建設，均應充分結合單位的發展實情來進行，并以此為基礎，制定出科學合理的管理方案。落實好權限設置，對先進設備的開發與利用進行合理規劃，最大限度的提升設備使用的兼容性。另外，基于上述提到的信息資料安全問題，單位還應強化安全管理制度，如對于很多機密資料，應要求管理人員禁止在外網環境下操作和讀取，以免信息被盜取和破壞，在此可充分借助各種先進技術的優勢，提升管理工作質量和效率，確保檔案的完整性和真實性。

另外，數字化也是檔案管理和保存的重要方式，在此過程中，事業單位應借助各種先進技術和手段，將物質化資源轉變成數字化資源，最大限度的發揮數字化技術優勢。同時，還可建立檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫，以此單位員工提供優質服務，在此也可將數字化技術和原有的檔案管理辦法進行結合，實現兩者的優勢互補，共同促進工作效率的提升。

3.4 積極引進信息化建設專業人才

事業單位若想全面推行檔案管理工作的信息化建設，還應積極引入專業的信息化人才，以此實現可持續穩定發展，與此同時，也更加有助于信息化網絡平臺的搭建，進一步提升該建設工作的安全性、簡便性和高效性。在信息化平臺建設過程中，應完善的落實好測試工作，在確保其無任何失誤和漏洞之后才能開始正式使用。通過專業信息化建設人才的引入，可確保整個操作流程的合理性和規范性，達到改善和優化工作效果的目的，更加有利于信息化檔案管理平臺自身優勢和作用的充分發揮[3]。

3.5 完善監督機制

通過對內部監督機制加以完善，可達到規范信息化建設行為的目的，同時也確保了各項操作均在合法的范圍之內。合理的監督制度還可大幅度提升檔案管理人員的工作積極性和熱情，激發其創新意識，使其在工作中不斷的糾正自己的錯誤行為，優化工作流程，從而進一步確保檔案信息的完整性和安全性。另外，事業單位在檔案管理信息化建設的過程中，還應將外部監督和內部監督進行有效結合，使兩者相互影響、相互補充，完美配合，及時的發現信息化建設過程中存在的不足和缺陷，并在第一時間加以矯正，如此更加有助于創建出一個安全、便捷、高效的檔案管理信息化平臺，并以此促進工作效率的提高，從而真正實現“無紙化辦公”。

結束語

綜上所述，本文主要對事業單位檔案管理信息化建設的必要性和現狀進行了分析，并提出幾點有效建議與措施。總之，面對當前信息化建設過程中存在的實際問題，事業單位應不斷創新管理辦法，積極創建信息化管理平臺，提升人員的綜合素質，以此為檔案管理工作質量和效率得提升提供保障。

參考文獻

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.

[2]周晨.淺談事業單位檔案管理信息化建設——以動物衛生監督部門為例[J].農村經濟與科技，2016，2703：167-168.

[3]謝星巧.事業單位檔案管理信息化建設的措施及社會意義[J].現代經濟信息，2016，09：85.