福建煙草數據中心報表全生命周期管理模型構建

章惠民

福建省煙草公司漳州市公司，信息中心，福建省漳州市薌城區元光北路19號金葉大廈 363000

當前，信息化呈現出網絡化、移動化、智慧化等新特點。2017年國家煙草專賣局印發煙草行業“互聯網+”行動計劃，明確提出構建行業云平臺、行業大數據平臺，著力強化兩個技術平臺的支撐作用，加快推進全面感知、互聯互通、資源共享的技術支撐平臺建設。

福建煙草數據中心經過初期建設，已經搭建了包括信息資源標準體系、數據加工存儲體系、數據交換服務體系、數據分析應用體系及信息安全保障體系的數據中心基礎框架，完成了“打基礎、搭平臺、初步見效果”的建設目標[1]。數據中心可以實現數據在數據倉庫的匯總、轉換、加工和統一存儲[2-3]。此外根據業務需要建立數據集市，開展數據關聯和應用，挖掘數據價值，實現數據的分析和展現。但是，數據中心中的海量數據信息并不都具有相同的使用價值。隨著時間的推移，有些數據被頻繁訪問或更新，而有些數據則很少被訪問。快速產生的、大量的、低價值的數據不僅嚴重消耗了系統資源、拖累了系統處理性能，還可能影響系統的穩定性而導致未知的系統風險。

1 報表全生命周期管理模型

報表是數據的有效組合和多樣展現。目前數據中心應用報表種類繁多且分散，用戶難以檢索和管理；部分報表查詢內容存在重復，造成存儲等信息資源的浪費，并影響系統響應速度。因此如何有效提升數據中心報表資源數據準確率和利用率，是亟需要考慮和解決的問題。

1.1 數據中心報表應用存在的問題

數據中心應用報表有不少處于閑置狀態，造成存儲等信息資源的浪費，并影響系統響應速度。例如福建數據中心營銷類報表用戶自定義報表總量為2575張，但根據抽樣調查，系統中存儲大量的僵尸報表，這些報表有些是用戶隨意創建但并不使用的，有些是于考核指標發生變化后廢棄使用的。根據預估，大概有85%的報表屬于此類僵尸報表。大量無用的報表造成系統資源的浪費，影響報表運行速度和檢索效率。經過調查和分析，目前福建煙草數據中心報表應用存在的問題如下：

（1）綜合應用分析較少的問題。大部分的報表應用，是在各業務部門進行業務系統建設時，結合系統功能需求提出而進行建設的，報表功能只滿足本系統內的數據查詢及統計分析，無法支撐跨系統、跨部門和跨區域的數據統計分析需求，無法滿足系統建成后新提出的報表應用需求。

（2）新需求響應較慢的問題。對于業務部門提出新的、零散的報表建設需求，缺少統一的、快速的報表需求響應機制，受限于項目投資管理等要求，只能在需求積累到一定量級的基礎上，通過新立項目進行建設，從需求提出到最終的報表實現，需求響應的周期過長，很難及時服務于業務部門。

（3）缺少報表管理中心的問題。報表應用分散在各個部門、各個主題集市和指標模型中，缺乏有效的、統一的報表管理機制，存在報表權限分配較為混亂，報表冗余建設開發，報表數據統計口徑不一等問題。

（4）缺少使用效果跟蹤反饋的問題。由于缺少報表使用跟蹤機制，無法了解用戶的實際報表使用情況。很多報表開發完后，由于缺少意見反饋的途徑，用戶對報表應用中的建議、意見無法及時反饋給信息部門和開發商，問題難于解決，有些報表由于不好用、功能使用缺陷等問題無法及時解決而造成沒人使用。

1.2 問題解決思路

數據中心應用報表問題，不僅僅是技術問題，同時也是管理問題，涵蓋了報表的建設規劃、報表的需求管理、報表的開發建設、報表的使用跟蹤、報表的推廣與淘汰等方方面面的內容。因此，要解決以上問題，僅僅通過單一的手段是無法實現的。經過長期的探索研究，學術界和企業界基本認為，要從“平臺基礎構建、建設模式創新、管理手段配套”三個方面入手，才能有效的改變和解決這些問題。

（1）構建報表應用體系。數據中心在企業信息化建設中，集成整合各業務線、各應用系統的數據，構建企業“全局、一體”的企業數據模型和數據應用體系，統一企業數據標準，統一企業指標計算口徑，為企業實現跨部門、跨系統、跨區域的數據分析提供統一的數據支撐環境和數據加工基礎，改變以往單一系統無法解決的數據渠道問題。

（2）改變以項目為基礎的傳統建設模式。轉變為以服務為基礎的需求快速響應模式。以數據中心為基礎，基于企業數據模型，構建面向滿足各業務部門數據分析需求的主題集市模型。新的報表需求，只要數據模型能覆蓋的，即可向報表服務機構提出所需實現的服務要求，業務部門大部分的數據分析需求，均可基于主題集市模型由報表服務機構進行定制滿足，通過便捷的BI分析工具，快速、便捷地實現各類固定報表、自定義報表及多維分析模型的制作。

（3）建立報表應用評估機制。實現報表使用信息采集、使用評價、問題反饋渠道，建立“建、用、管、退”一體的報表應用及管理體系。通過采集、分析業務部門的用戶日常報表使用情況數據及報表評價信息，詳細掌握、了解報表實際使用情況，并建立配套的管理制度，根據報表使用、評價及反饋情況，有針對性的對報表做出完善、優化、推廣、淘汰等管理措施，實現報表的精益管理。

1.3 報表全生命周期管理模型

1.3.1 管理模型

報表的生命周期過程從需求發現到報表準備、報表開發、報表運行、報表管理、報表廢棄等過程，可分為孕育期、觀察期、成熟期、衰退期等階段，是一個完整的PDCA管理閉環。

從用戶的報表應用需求和信息主管部門的管控的需求出發，根據報表在不同階段環節的情況特征，建立報表PDCA生命周期模型，有助于針對性的對報表進行有效管控和管理，解決報表的“建、用、管、退”等問題。

圖1 報表全生命周期管理模型Fig.1 Sketch map of report full life cycle management model

（1）報表孕育期。報表孕育期涵蓋報表從需求收集、匯總、分析、確認以及開發的過程。首先是報表的需求收集發現，建立報表需求的定期采集、主動報送兩種方式，發現、登記業務部門的報表應用需求，明確需求提出人及聯系方式。其次，針對收集的報表，進行匯總整理，合并同類需求，過濾不適應的需求，形成需求目錄。第三，針對這些報表需求進行分析，分析報表的數據來源、取數方式、展現方式、加工頻率、統計口徑等。第四，和需求提出人進一步明確報表的分析是否滿足其提出的需求。第五，根據已確認的需求，進行相關的數據組織、加工準備，以及報表的開發、測試工作。

（2）報表觀察期。報表觀察期主要是針對已開發、測試完成的報表進行發布、授權和試運行的過程，這個過程非常關鍵，主要是兩點：首先要和需求提出人進行需求實現的確認，報表是否能滿足需求提出人的使用要求。第二，報表的數據是否準確的、報表的運行是否是穩定的、報表的響應速度是否是可接受的。通過一段時間的報表試運行觀察，使得報表具備推廣、使用的條件。

（3）報表成熟期。報表成熟期是一個較為長期的過程，主要是根據報表對崗位、區域的適用性要求，對報表進行培訓、推廣，使得報表讓更多的人去使用，更好的支撐用戶在決策、管控和業務執行活動。這個過程需求去收集用戶對報表的使用情況、了解用戶對報表的使用評價、建議、意見，有針對性地對報表進行改造、優化和完善。

（4）報表衰退期。報表在其生命周期過程中，存在退出淘汰。針對用戶在使用過程中反饋評價較差的報表，如發現已不符合業務要求的報表、較長時間內用戶不愿使用的報表、經過優化后仍無法滿足需求的問題報表，根據情況進行報表的退出管理。

1.3.2 應用報表管理體系

應用報表管理體系包括建立一套能夠讓用戶更好的使用報表、應用報表的平臺功能支撐，實現統一的報表訪問入口、靈活的報表權限分配體系、良好的報表使用體驗、采集用戶的報表使用情況、提供用戶對報表的評價及問題反饋渠道。圖2是管理體系具體的應用功能架構及主要核心功能。

圖2 應用報表管理體系Fig.2 Application report management system

（1）報表授權管理。針對現有應用系統的授權方式多樣，存在系統定義多，用戶、崗位、角色難以理清，復雜性較大，容易造成管理混亂，無法直接應用于數據中心的授權管理。因此，根據數據中心前置環境授權體系要具備靈活性、通用性、易推廣性及管控性的授權管理需要，提出建立基于主數據的角色管理的授權管理規則：①用戶可以同時被賦予多個角色，使得用戶與角色之間的關系成為多對多的關系。②給角色授予權限時，授予粒度最小的權限，權限和角色為多對多的關系。③信息中心先行設置一套依賴主數據的崗位的標準角色，后期只要維護崗位和角色的映射就好。④將角色分成不同級別層次和適用部門，系統訪問功能也劃分成相應的層次級別。在每個級別層次的角色中可以設置一個系統管理崗位角色，系統管理角色負責設置本級別的其他角色，以及管理各角色的功能授權，安排本級各角色的用戶，此外還可以負責確定下一級的管理崗位角色，安排相應的管理人員，以及確定下級崗位角色可使用的功能。每個級別的系統訪問功能是可以進行授權管理的。一般來說，上級系統管理人員不直接參與下級角色的設置，人員的崗位安排以及各角色的權限管理。每一級的角色設置需視對系統訪問控制狀況而定，每位角色的權限視其相應崗位的職責內容而定。

（2）報表評估機制。報表評估機制采用的是定量指標和定性指標相結合的方式繼續報表評價、跟蹤和推薦。定性指標是主觀指標，通過服務集成的方式，為數據中心應用報表提供報表評價服務。報表評價服務的各評價指標按1至5星的評分標準，默認3星。用戶在使用過程中，可根據使用情況提交報表的使用評分。系統綜合各用戶對報表的使用評價，獲得各報表各指標的平均得分，并提供不同指標的排名表，如報表功能實現滿意度最高/最差的報表、報表界面設計滿意度最高/最差的報表、報表相應速度滿意度最高/最差的報表等。同時，可對用戶評價不高的，提出建議修改的報表進行有針對性的調優完善。此外，報表使用反饋提供用戶針對報表進行截屏和文字的建議反饋意見信息的采集功能，用戶在報表使用過程中，可直接截屏對報表顯示內容反饋信息。

表1 報表評估定性指標Tab.1 Qualitative indicators for report assessment

定量指標的選取主要從內容、使用、時效、成本四個方面進行考慮，對報表的使用情況數據進行記錄、采集和分析，了解掌握報表的使用情況。記錄報表使用情況的信息包括：訪問用戶、ip、所屬機構、崗位、訪問時間、響應時長等信息。

表2 報表評估定量指標Tab.2 Quantitative indicators for report assessment

最后，根據定量指標和定性指標評價結果，主動向用戶推送推薦報表。此外，按月、季、半年、年為周期，定期生成報表使用情況報告，分析報表的使用情況，以作為報表推廣和退出決策依據。

（3）報表管理規范。結合報表應用體系所提供的功能支撐，為了實現報表的精細化管理，而需配套的相關管理規范和管理辦法，用于指導企業各層級的報表管理員，如何針對企業的報表進行有效的管理。報表管理規范主要包括：①《報表需求采集管理規范》，用于指導企業的報告管理員定期收集企業各部門、各崗位的報表應用需求，以及指導企業員工進行報送報表應用需求。指導如何對這些報表需求進行匯總、整理和分析，形成企業的報表需求目錄。②《報表評價體系管理辦法》，描述報表評價體系的各項指標組成，指導報表用戶根據報表使用情況對報表進行合理的評價及問題反饋，以作為后續報表精細化管理的參考依據。③《報表推廣完善退出管理辦法》，用于指導報表管理員根據報表的使用情況、用戶反饋，對報表作出推廣、推薦、改造完善和淘汰退出等管理操作。

1.4 管理模型應用效果

1.4.1 模型應用效果

數據中心應用報表全生命周期管理模型的核心功能是對報表進行評估，根據評估結果智能推薦、反饋和淘汰，并優化報表模型，形成完整的信息閉環。報表分析評估通過對報表的使用情況進行記錄、采集和分析，根據用戶對報表使用的頻率、滿意度等指標評估情況，通過報表集成端，可創建成為共享公共報表模型，并主動向用戶推送推薦報表，包括使用最頻繁的報表、同崗位關注度最高的報表，滿意度最高的報表、精選崗位報表推薦等。對于月報、半年報、年報等較長周期更新的報表，可在報表數據更新后，向關注用戶進行推薦使用。利用PDCA循環實現報表應用的科學評估和管理，提高需求響應速度和用戶滿意度，降低報表運行維護及硬件成本，有效提升數據中心報表資源的利用率。數量統計與各份報表的使用頻率（日、周、月、年）等同步。全生命周期管理模型應用以來，消除了僵尸報表，數據中心報表管理水平得到明顯提升，特別是為漳州營銷“五要素”分析，2017年福建煙草商業系統“漳州煙草智能物流現場會”以及漳州煙草實物資產“五全”信息化管理模式財務課題研究提供了有力支撐，受到了福建省煙草公司的高度肯定。

1.4.2 模型應用案例

下文以漳州市煙草公司為數據選取口徑, 對報表全生命周期管理模型的實際應用作一簡要展示。

2 結論

本文分析了數據中心應用報表存在的問題,針對這些問題給出了相應的解決措施,并闡述了數據中心應用報表全生命周期管理模型。

數據既是行業的重要資產，也是一種具有生命周期的資源。報表是數據的有效組合和多樣展現。數據中心應用報表全生命周期管理模型的核心功能是對報表進行評估，根據評估結果智能推薦、反饋和淘汰，并優化報表模型，形成完整的信息閉環，對數據進行生命周期管理，這為各個業務應用系統實現信息集成共享提供了重要基礎，為提升信息系統應用水平提供了重要支撐。同時，這也是綠色數據中心發展的趨勢和方向。

圖3 應用報表訪問數排名圖Fig.3 Rank of visit number of application report

圖4 應用報表評分、推送和反饋圖Fig.4 Application report scoring, push, and feedback