新時期做好辦公室工作的舉措

武立紅

[關鍵詞]辦公室工作；管理；創新；服務

近年來我國電力企立發展取得了良好的成效，在推動全國社會經濟發展中發揮了不可替代的作用，這些成績與電力企業全體領導和職工的辛勤勞動與付出是分不開的，這也是電力企業辦公室管理工作質量的一個重要體現。

一、電力企業辦公室管理工作的重要作用

企業辦公室以管理、協調、服務作為最基本的職能，通過對企業運營、決策和管理等工作進行合理安排，監管管理企業的運營狀況，從而確保企業各項工作的合理性和科學性。電力企業辦公室工作中，需要充分的發揮協調的職能，使各部門能夠和諧發展，并能夠及時將上級的決策進行轉達、承擔著上下級溝通的重要性。全面了解企業的發展動態和方向，做好企業自身的服務工作，為企業健康、平穩的發展起到積極促進作用。

二、電力企業辦公室管理存在的問題

（一）辦公室管理制度不健全

近年來，隨著我國電力行業的飛速發展，在辦公室管理工作上也應當有所創新，而創新點應當著重放在工作效率的提高和相關管理制度的規范上，但是在實際電力企業辦公室管理工作中還存在著一些制度方面的問題。在一些緊急情況的處理上，雖然加強了管理力度，但是在相應的應急措施和規定還是存在仍待完善的地方。相關的管理制度無法滿足一些特殊情況下的緊急處理，電力企業辦公室管理制度規范的缺乏在很大程度上影響了企業的管理工作效率，對企業的人力和物力資源造成了嚴重的浪費。管理制度的不完善還會導致相關工作無法達到預期要求，使得企業形象受損。

（二）專業水平與思想認識不高

現代企業管理都講究以人為本，越來越注重人的主觀能動性，基層職員在企業管理中的地位也越來越高。員工個人素質關系到整個隊伍的素質，是整體企業精神面貌和專業素質的根本體現。隨著時代和社會的不斷發展，企業辦公室人員的素質必須與時代接軌，緊跟現代發展步伐，才能做到與社會共同發展。然而現實情況是，電力企業很多辦公室工作人員缺乏相關的專業知識、實戰經驗、理論基礎和過硬的專業背景，面對需要決策的問題時住往都是憑借感覺判斷，導致一系列工作的失誤，給企業帶來嚴重的損失。在個人思想認識方面，暴露出的問題更多，具體有缺少團隊合作精神、缺乏職業自豪感和責任感、服務意識淺薄、工作沒有方向性和積極性等，這些問題都應當引起我們的的注意和反思。

（三）主動性較差

在日常工作中，某些辦公室人員的工作主動性較差，屬于典型的有事就干無事就閑，遇到什么干什么和領導讓干什么就干什么。并且在遇到問題時一般都是等上級領導指示，不會自己主動解決問題，更不用說主動提升自身能力，缺乏工作主動性的人一般都缺乏敬業精神，并且有著“多做多錯，少做少錯，不做不錯”的錯誤思想。對一些需用的業務技能和辦公常識也很匱乏。對于工作只是簡單的應付任務，沒有提高工作成效的積極性，從而形成一種安于現狀不求創新的現象，這也是導致辦公室工作無計劃性、惰性和延后性的根本原因，最終爭致辦公室工作長期處于被動應付的狀態。

（四）信息傳遞效率不高

（1）分析傳統業務流程的步驟中的優、缺點，適當簡化或者合并相關的程序，以節省人力和物力資源。

（2）把快速服務的渠道單獨分離出來，為有特殊要求的客戶提供快速的服務。一般而言，用電客戶的要求基本上是一樣的。但是，某些客戶的用電要求可能比較特殊，為滿足這些客戶的需求，電力企業有必要開辟出快速通道，以便為此類客戶提供及時的服務。對于電力用戶，電力企業有時候需要區別對待，對于那些經濟基礎好、自身信譽高的客戶，電力企業需要給予照顧，以提供更好的服務。對于那些經濟基礎差、信譽度低的客戶，電力企業簽約之前必須慎重考慮。

（3）對整個的業擴流程開展重組改造，在優化業務流程的相關程序之后，整個流程得以簡化，所用時間大大減少，為企業節省了大量的資源。但是電力營銷業務流程還存在著改進的空間。借助于營銷管理信息系統，企業之間和企業的各個部門之間可以實現實時的數據共享，使相關的流程進一步簡化。

三、新時期提高電力企業辦公室工作質量的對策

（一）強化內部管理，建立健全辦公室管理制度

俗話說：“沒有規矩，不成方圓”。在市場經濟環境下，要提高辦公室的工作水平就應遵循“科學、規范、高效”的原則，建立健全完善的管理機制，使辦公室事務有制度可依，減少其隨意性，從而保證管理工作的科學規劃性、實效性。如，對于文件的起草、校核到簽發，督辦的起草、反饋到結束，信訪的登記、傳閱到處理等等這些事務性工作，應制定一定的工作步驟和流程，使每項工作都能照章辦事，針對辦公室人員少，事務工作多的現狀，可實行目標考核制。

（二）創新服務方式，由淺層次的被動服務向深層次的主動服務轉變

辦公室工作的最主要職能就是為領導層的決策服務，在新形勢下，要提升工作水平，就要求辦公室工作人員一改以往的被動狀態，主動地想領導之所想，甚至是領導之未想，緊扣住領導的思路、想法、指示，在自己認真研究和調研的基礎上再加以完善、細化，將其細化為具體可行的方案，供領導決策之用。

（三）辦公技術革新，隊伍建設加強

電力企業辦公室改革的過程主要是對信息化新技術的運用，從計算機網絡到通信管理，辦公室系統的信息化，使得辦公人員的負擔大大減輕。對辦公室人員提出了更高的要求，熟練的對相關科學理論和技術進行掌握，不斷開拓進取，探尋辦公室的工作特點和規律，推進辦公人員對現代化科學辦公技術的掌握，尤其是一些常用的辦公工具，如計算機、復印機、電子通信、掃描儀等，相關辦公用品的熟練使用，方便了工作的同時，也真正實現了日常辦公效率的提升和服務的質量保障。

在當前新形勢下，電力企業面臨著更大的發展機遇和嚴峻的挑戰，特別是內外部環境的變化。使電力企業在發展過程中面臨許多新問題。電力企業只有強化自身的管理水平。才能實現其快速、穩健的發展。辦公室管理工作對于電力企業管理水平的提升具有非常重要的意義，因此需要在實際工作中做好辦公室管理工作，轉變觀念，進—步創新服務，實事求是工作，從而將電力企業辦公室管理工作推上一個新的臺階，使其真正成為領導的參謀和助力，更好地促進電力企業的健康、持續發展。