計算機信息處理技術在辦公室自動化中的應用

李 菲

（江蘇省鎮江市潤州區農委，鎮江 212000）

1 辦公自動化與計算機信息技術的應用

計算機信息技術的應用對社會發展起到了重要的推動作用，隨著經濟全球化的發展，企業的客戶不再局限于部分地區。企業的運行方式呈現分散性的特點。企業應有效利用計算機信息技術建立辦公自動化管理系統以提升辦公效率。

1.1 辦公自動化

將計算機信息處理技術應用到辦公自動化系統中，由人與技術設備共同組成的人機系統，使辦公業務更加高效，快捷。辦公自動化是利用計算機信息技術建立的現代化辦公方式。辦公自動化就是在傳統的辦公室中引進新的設備與技術，使得管理組織結構與管理體制得到優化調整。辦公室業務為對文件的處理，通過利用計算機信息處理技術簡化業務流程，提升辦公效率，節省人力與物力。

1.2 強化辦公自動化管理體制

在辦公自動化中應用計算機信息處理技術不能產生直接的經濟效益，導致很多企業單位對辦公自動化計算機技術投資較少，計算機操作者掌握的計算機信息處理技術并不純熟，無法處理一些技術性較強的問題導致降低了工作效率[1]。企業對計算機信息技術的重視不足，導致單位內部計算機操作人員計算機信息處理技術應用能力的欠缺。企業單位管理者要充分認識計算機信息技術在企業管理中的重要作用，要從實際出發，選擇適用的應用軟件推動辦公自動化進程。

公司辦公時要經常進行交流，通過運用計算機信息處理技術，工作人員可通過郵件等信息交流方式進行溝通，有效提高了辦公工作效率，通過利用辦公軟件，有效的規范工作流程，大大提高流程運行效率，減少辦公成本。

1.3 加強辦公自動化管理

目前各單位計算機信息技術專業人才的專業素養有待提升。對計算機技術的應用要求與單位類型相關。從業人員的專業素養基礎的差異只能通過加強培訓縮小。目前各單位計算機辦公人員普遍存在對計算機技術的應用能力不足的問題，極大阻礙辦公室自動化進程。辦公室計算機技術人員可通過安裝殺毒軟件等手段確保計算機運行處于良好狀態。各單位計算機專業人員應與時俱進，維護辦公室自動化成果，為企業發展創造有利的辦公自動化環境。

傳統的辦公系統難以將企業在長期實踐中積累的資料進行有效保存，利用這些信息較為困難。通過利用計算機辦公軟件有效解決此類問題。企業將內部管理信息儲存在辦公業務管理系統中，實現企業信息的集成。便于工作人員高效的使用所需信息。有效保存已有信息資料，為公司的發展提供有力支持。

1.4 文檔自動化管理

在計算機信息技術輔助下，收發整理各類各類信息變得更為簡便高效。在單位辦公檔案管理中運用計算機信息處理技術，檔案管理人員根據工作需求設置具體工作流程。及時保存檔案使用情況，為下次使用提供方便。檔案管理人員受到檔案后，要在電腦中做好檔案信息等級，保存歸檔文檔。由管理人員根據保密級別設置文件查詢權限。確保文檔信息不被盜用。計算機信息處理技術的應用使文檔的收發整理實現自動化，實現企業文檔自動化管理。

傳統的辦公室工作條件受限，計算機信息技術的應用使辦公不受時空限制。在計算機網絡技術建立的平臺，優化辦公化境。辦公自動化使得辦公室內部形成高效的信息交流中心，辦公業務，文件處理等得以快速完成。

1.5 工作流程自動化

很多單位在工作同大力推行計算機網絡系統，這是社會發展對企業單位提出的新要求。單位內部構建的信息交流平臺，讓員工及時了解單位動態，為建立良好的企業單位形象提供條件。計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用，能及時協調各部門資源，對整個辦公流程進行實時監控，使整體運行處于穩定的狀態。

信息時代，企業要掌握最新最有價值的信息，才能有效幫助企業做出科學的決策。因此，必須引進計算機處理技術，提高辦公運行效率。通過互聯網了解關于行業最新的動態，掌握一手的信息。

2 辦公自動化的發展方向

目前計算機信息處理技術發展較快，計算機信息處理技術的應用隨著用戶的增多面面臨更多的挑戰。計算機信息處理技術的革新向智能化的方向發展。辦公自動化將具備網絡技術的發展特點，人機互動會話會成為新的辦公自動化形式。

2.1 加強視頻技術的應用

隨著互聯網技術的發展與應用，計算機視頻技術在辦公自動化中的作用日益顯著。通過開展視頻會議，滿足上級部門與本單位工作的問題交流互動，實現遠程會議交流[2]。降低本單位的交通等費用。提高工作人員的辦公效率。在辦公自動化中應用視頻技術將成為常態的會議模式。

2.2 實現無線辦公環境

網絡的全面覆蓋促進網絡辦公的新型辦公方式的發展。職工可隨之通過計算機進行網絡辦公，企業單位根據使用權限設置應用等級，保證辦公信息的安全。提高工作效率，為優化辦公環境創造良好條件。

2.3 辦公智能化

智能化是計算機技術發展的大趨勢。隨著信息全球化發展，企業用戶更加廣泛復雜。辦公工作人員處理業務數據更加繁雜。辦公系統要不斷改進，促進辦公的智能化發展，進一步提高辦公自動化的工作效率。未來的計算機軟件必然會向著智能化的方向發展。

2.4 辦公軟件的個性化

當前計算機信息處理技術在辦公自動化的應用中還存在一定的缺陷。其中最大的問題就是辦公軟件的個性化不足。當前很多辦公軟件功能大致相同。不同公司對辦公軟件功能需求不一樣，很多公司購買的軟件中的大多功能不能有效應用。因此，在設計辦公軟件時應制作個性化的辦公軟件，加強信息處理技術的應用，有效提高自動化辦公軟件使用效率。在設計辦公軟件時，根據不同客戶的實際需求進行制作，使辦公軟件更符合公司的實際需求。

3 結束語

計算機信息處理技術可實現完善的價值信息管理。為本單位管理系統提供全方位的情況調查，滿足企業單位辦公人員對文件高效能的收集處理工作。為下一步決策提供數據支持。辦公自動化與各項多媒體技術相互融合，必將為辦單位的決策管理貢獻力量。