信息化背景下電視臺財務檔案管理水平提升措施分析

張志萍

摘 要：隨著科學技術水平的提升及信息化技術的推廣，計算機對于各行各業的工作所起到的重要作用不言而喻。經濟的發展導致電視臺與企業間的業務往來交流更加緊密，僅僅依靠人力進行大數量、大規模的財務檔案管理容易出現錯誤和漏洞，進而影響管理質量和管理效率，因此，在信息化背景下，電視臺應當充分借助信息化工具和信息化理念提升財務檔案的管理水平。

關鍵詞：信息化；電視臺；財務檔案管理

財務檔案管理對于任何一種形式和規模的企業而言都至關重要的，高效率和高質量的財務檔案管理工作有助于提升整個財務工作的有效性。借助信息化系統和技術來強化財務檔案管理的工作能夠更大限度地節約人力資源，緩解財務工作者的工作壓力，還能夠大幅度提升檔案管理和財務信息管理的正確性和安全性，因此，加強對于信息化背景下的財務檔案管理意義深遠。

一、利用信息化加強電視臺財務檔案管理的必要性

（一）財務檔案管理工作發展的必然趨勢

隨著經濟社會的繁榮發展，電視臺作為一個以盈利為目的的組織，與其他企業等組織機構之間的經濟往來也逐漸增加，由此所產生的需要妥善保管的財務檔案數量也隨之大幅提升。同時，財務工作內容也隨著社會進步而升級，不再是簡單的記賬，而是在財務分析決策等方面起到更加重要的作用，相應的財務檔案所記錄的信息意義和價值也就隨之提升，財務檔案管理工作的重要性也不言而喻。傳統的財務檔案管理都是基于紙質進行信息記錄和保存，根據財務信息性質的不同，所需要保存的年限也有所不同，有些重要財務信息保存年限長達三十年，而龐大的財務管理工作量對于檔案管理工作人員而言過于繁重，管理效率和質量都會因人力保管局限性受到影響，對于整個電視臺的財務管理工作而言有弊無利。

（二）信息化檔案管理自身優勢起決定作用

信息化的財務檔案管理相比傳統的紙質檔案管理所呈現的優越性是顯而易見的。首先，信息化檔案管理可以極大節約空間。大規模的財務信息都以紙質為載體進行保存，所需要占據的空間必然很大，且紙質保管也很困難，潮濕環境下字跡容易模糊，干燥環境下大量的紙張堆放又容易發生火災，紙質信息一旦被損毀幾乎就是不可逆轉的，財務信息對于企業意義重大，信息的丟失對企業造成的損失難以估量。其次，信息化檔案管理讀取更加便捷高效。在紙質管理模式下，想要尋找往年的某方面的財務信息需要進入檔案室逐本查閱，想要在堆積如山的檔案資料當中尋找所需要的信息費時費力，甚至一個疏忽就會錯過重要信息，而信息化的檔案管理在信息的提取讀取方面就更加敏捷高效，通過計算機指令就可以瞬間提取大量相關信息。另外，信息化的財務檔案管理有助于實現財務共享。傳統的紙質信息在遠程傳遞時較為麻煩，信息分享效率很低，而信息化的管理方式則可以通過網絡系統進行隨時隨地的財務信息共享，管理更為高效，風險也相對較低。綜上所述，無論從什么方面進行比較，信息化的財務檔案管理模式都具有很明顯的優越性，應該在電視臺等組織機構當中進行更好地推廣。

二、財務檔案管理信息化改進的重點

（一）檔案信息數字化

將財務檔案的全部信息進行數字化處理是利用信息化技術系統進行財務檔案管理工作的前提。信息化背景下的財務檔案管理和傳統的財務檔案管理最大的區別就在于信息存儲與讀取的載體有差距，原有的財務檔案管理模式主要是對紙質數據管理，但這種管理模式隨著電視臺的業務量增加，需要管理的信息愈加龐大，而逐漸顯現了很大的弊端，管理質量和管理效率大幅下降。未來的財務檔案管理發展趨勢就是主要利用信息化載體，對數字化的信息進行大數據管理，這種管理模式不僅實現了高效安全存儲，更能夠有效節約人力資源和存儲空間，在信息調取等方面也有不可替代的優勢。因此，電視臺應該根據自身的技術水平和信息化程度，對紙質檔案信息進行有規劃的、合理的數字化轉化，將財務檔案管理逐漸轉化為信息化技術基礎上的管理模式。

（二）優化信息網絡

信息化背景下的財務檔案管理存儲和傳遞都是依據互聯網，如果網絡系統安全系數不足的話，就會對電視臺的財務信息安全性和完整性產生威脅。核心的財務信息如果被泄露或是發生損毀，電視臺將會受到難以估量的沖擊。因此，必須加強對于信息網絡的優化提升，全方位提升信息管理的安全性和可靠性，從而保障電視臺的競爭能力和發展能力。

（三）配套輔助系統

電視臺是一個較為復雜龐大的組織體系，其內部組織架構涉及到多個不同的部門和體系，財務檔案信息管理并不僅僅是檔案管理工作人員自己的事情，要想真正提升財務信息管理的水平，必須要由公司的負責人及其他相關者共同協調配合，同時完善相關配套的輔助系統，使信息化的財務檔案管理體系與整個電視臺的組織架構優化相適應，從而發揮財務信息管理的重要作用，提升其對于財務決策和財務管理的關鍵輔助價值。

三、強化電視臺財務檔案管理的措施分析

（一）更新管理觀念

管理工作，觀念先行，計算機系統等都只是外在的輔助條件，只有觀念才是內在的本質決定因素，只有先更新管理人員的管理觀念才能夠從管理層面更好地推進財務檔案管理模式的改革工作，否則外在物質條件水平再高也是沒有用武之地。這就要求相關管理人員必須時刻注意更新自身的知識體系，加強工作理念的時時更新，以信息化的視角來看待財務檔案管理工作。同時還要提升對于現代化電視臺的競爭發展過程中的財務檔案信息的重視程度，增強相應的配套措施，并不斷提升管理者與相關工作人員在新的背景環境下應對和解決問題的能力。

（二）提升財務檔案管理實效性

財務檔案管理工作的實效性水平的提升是考察檔案管理工作模式改革的一個關鍵因素，電視臺作為一個盈利的大規模組織機構，做任何變革都是牽一發而動全身的，不能僅僅為改革而改革，而是真正要對組織發展有戰略性的實踐意義和實踐價值，否則就淪為一場勞民傷財的作秀。因此，在進行財務檔案管理體系信息化改革的過程中，一定要結合電視臺工作管理實際需求和實際發展水平，因地制宜地制定相適應的改革方案，配套科學合理的軟硬件系統，確保物盡其用，最高效、最大程度地實現財務檔案管理模式變革預期目的。

（三）注重財務檔案管理安全性提升

互聯網本身的開放性導致了其本質存在的安全性隱患，這是無法避免的，但可以借助相應的措施將該安全隱患壓到最低限度。財務檔案信息進行數字化轉換并存放于計算機系統當中，通過互聯網進行傳遞交流的過程當中，要格外注重安全性水平的提升，保障電視臺財務信息的安全、完整，保障自身的經濟利益不被侵犯。為此，必須注重網絡安全建設和維護，注意財務信息及時備份，加強數據規范化管理和層級準入制度的建設，并不斷提升電視臺自身的防火墻建設能力，防止信息被竊取或攔截，只有保證了信息化下財務信息的安全性，信息化的財務檔案管理模式的優越性才能真正顯現。

四、提高財務檔案管理人員綜合素質

在電視臺推行信息化的財務檔案管理，最終的執行者和操作者都是相應的檔案管理工作人員，如果實際檔案管理人員的綜合素質無法滿足信息化的財務檔案管理需求，那么管理模式再完善也無法達到預期的財務檔案管理效果。信息化的財務檔案管理對于檔案管理人員提出了更高的要求，它要求工作人員不僅具備相應的財務素養，更要具備計算機技能，是綜合型的人才需求。因此，在改革提升電視臺財務檔案管理模式的同時，也應當對檔案管理者進行相應的計算機技能等綜合素質的培訓，使其綜合素質滿足信息化檔案管理的更高要求。

在當前信息化逐漸強化發展的背景下，結合信息化工具不斷完善電視臺的財務檔案管理水平既是整個財務檔案管理的發展趨勢，也是信息化財務檔案管理優越性下的必然選擇。在財務檔案管理改進過程當中，應當著重注意信息數字化的改進、網絡系統的建立與管理、配套輔助系統的完善等關鍵點，同時注重更新管理觀念的基礎上，不斷提高財務檔案管理的實效性與安全性，全方位提升電視臺財務檔案管理的科學水平，為電視臺的競爭發展提供堅實的財務基礎。

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