淺談ERP在石油企業(yè)物資管理中的應(yīng)用

袁穎慧

摘 要 物料對(duì)于一個(gè)石油企業(yè)的重要性毋庸置疑，可以說(shuō)它甚至是石油企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)。ERP物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用能有效提升石油企業(yè)的物資管理水平，使企業(yè)的物資管理效率、經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益得到極大的提高。文章主要分析了ERP在石油企業(yè)物資管理中的應(yīng)用意義，并提出了強(qiáng)化應(yīng)用效果的建議。

關(guān)鍵詞 ERP 石油企業(yè) 物資管理 應(yīng)用 建議

一、引言

隨著石油企業(yè)管理體制的不斷改革，成本控制已經(jīng)成為石油企業(yè)完善管理及提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要措施。而在眾多管理環(huán)節(jié)中，物資管理無(wú)疑是最重要，但也是最難的環(huán)節(jié)之一。ERP系統(tǒng)作為一種企業(yè)資源管理系統(tǒng)，能夠有效改變企業(yè)原有的物資管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用分析

（一）ERP系統(tǒng)的應(yīng)用背景

物資供應(yīng)管理工作作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要環(huán)節(jié)，在生產(chǎn)運(yùn)行中占有舉足輕重的地位。石油企業(yè)如何確保低成本、高效率、高質(zhì)量的物資供應(yīng)，使物資供應(yīng)部門對(duì)市場(chǎng)快速作出反應(yīng)，確保一線生產(chǎn)需求，在國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)上取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，這在很大程度上取決于企業(yè)的信息化建設(shè)水平。

（二）ERP系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計(jì)劃）的簡(jiǎn)稱，是針對(duì)物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財(cái)務(wù)資源管理（財(cái)流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。除了已有的標(biāo)準(zhǔn)功能之外，它還包括其他特性，如品質(zhì)、過(guò)程運(yùn)作管理、調(diào)整報(bào)告等。ERP項(xiàng)目的建設(shè)重點(diǎn)：財(cái)務(wù)管理、項(xiàng)目管理、物資管理、設(shè)備管理等，其中物資管理模塊既是重點(diǎn)，更是難點(diǎn)，對(duì)物流、資金流和信息流起著承上啟下的作用。

三、石油企業(yè)傳統(tǒng)的物資管理模式存在的問(wèn)題

（一）物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率不高導(dǎo)致成本不能有效控制

在ERP系統(tǒng)上線之前，石油企業(yè)的物資供應(yīng)計(jì)劃管理一直通過(guò)基層工作人員根據(jù)工作實(shí)際制作物資需求計(jì)劃，層層提報(bào)審批，最終由具有采購(gòu)權(quán)限的采購(gòu)部門實(shí)施采購(gòu)。這種計(jì)劃模式對(duì)需求單位材料員的業(yè)務(wù)水平要求很高，對(duì)庫(kù)存物資的品種和數(shù)量要求較高，如果需求單位無(wú)法掌握物資品種的實(shí)時(shí)價(jià)格，易出現(xiàn)提報(bào)物資需求計(jì)劃金額超出預(yù)算的情況。

（二）供應(yīng)部門內(nèi)部數(shù)據(jù)無(wú)法共享導(dǎo)致物資堆積嚴(yán)重

石油企業(yè)相較其他行業(yè)具有基層單位遍布分散，生產(chǎn)所需物資種類繁多、規(guī)格復(fù)雜，物資存放地點(diǎn)多且繁雜的特點(diǎn)，導(dǎo)致各個(gè)物資供應(yīng)站要想實(shí)現(xiàn)信息交流相對(duì)困難，無(wú)法在最短的時(shí)間內(nèi)合理有效地利用物資，對(duì)資源和資金造成極大浪費(fèi)。

四、石油企業(yè)物資管理中應(yīng)用ERP系統(tǒng)的意義

ERP的核心是供應(yīng)鏈管理，它將企業(yè)中人、財(cái)、物、信息、時(shí)間和空間等資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。ERP的實(shí)施使得石油企業(yè)物資管理水平得到了極大提升。

（一）提高物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率，有效控制成本支出

ERP對(duì)各種生產(chǎn)常用物料按照大類料性和標(biāo)準(zhǔn)材質(zhì)展開(kāi)了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿枋觯牧嫌?jì)劃員只需輸入相應(yīng)的物料大類代碼和關(guān)鍵詞，就可從系統(tǒng)中找到所需物料的編碼及對(duì)應(yīng)描述，并能通過(guò)物資編碼查看該物料的庫(kù)存情況及價(jià)格等相關(guān)信息，根據(jù)掌握的情況決定物資需求計(jì)劃的提報(bào)數(shù)量和時(shí)間，控制好采購(gòu)周期和成本，實(shí)時(shí)掌握預(yù)算消耗情況，大大提高了工作效率。

（二）實(shí)現(xiàn)一體化管理

石油企業(yè)的物資管理部門通過(guò)積極應(yīng)用ERP系統(tǒng)，使得物資從計(jì)劃、調(diào)撥、入出庫(kù)、結(jié)算等全過(guò)程得到有效監(jiān)控，數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中化管理，流程系統(tǒng)化管理，為數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、可追溯性提供保證，提高業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率。ERP的實(shí)施完善了企業(yè)原材料的業(yè)務(wù)處理流程，把采購(gòu)業(yè)務(wù)、庫(kù)存業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)核算有機(jī)結(jié)合成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)存管理、計(jì)劃管理、采購(gòu)管理一體化的目標(biāo)。

（三）實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)過(guò)程的有效監(jiān)管

ERP物資供應(yīng)管理是企業(yè)實(shí)行歸口管理、集中采購(gòu)、統(tǒng)一儲(chǔ)備和統(tǒng)一結(jié)算的物資供應(yīng)管理體制有利平臺(tái)。當(dāng)倉(cāng)儲(chǔ)物資庫(kù)存不足時(shí)，業(yè)務(wù)員可通過(guò)ERP系統(tǒng)在線提交采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門匯總庫(kù)存需求后，統(tǒng)一安排采購(gòu)，這就避免了多頭重復(fù)采購(gòu)現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，石油企業(yè)可通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢倉(cāng)庫(kù)的物資庫(kù)存，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商、采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)管。

（四）物流、信息流、資金流得到同步

石油企業(yè)物資供應(yīng)部門在系統(tǒng)上完成相關(guān)的收發(fā)業(yè)務(wù)操作后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中將會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生與之相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證和賬單。同時(shí)，項(xiàng)目管理模塊的項(xiàng)目供料預(yù)留和非安裝設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)能自動(dòng)傳遞到供應(yīng)模塊，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息集成。石油企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)物資供應(yīng)模塊、項(xiàng)目管理模塊、財(cái)務(wù)模塊、銷售模塊的高度統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了物流、信息流和資金流的全面同步。

（五）實(shí)現(xiàn)物資信息共享方便庫(kù)存的快速檢索

石油企業(yè)將物資信息錄入ERP系統(tǒng)，通過(guò)ERP管理物資的出入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，減少了大量的重復(fù)勞動(dòng)，如物資在出入庫(kù)過(guò)賬的同時(shí)完成了財(cái)務(wù)科目憑證的生成，而過(guò)去這是跨部門、分崗位、分幾個(gè)步驟才能完成的工作。ERP強(qiáng)大的信息整合和處理功能，極大地方便了庫(kù)存查詢、檢索，用戶可以根據(jù)出入庫(kù)日期、保管倉(cāng)庫(kù)、物資分類、供應(yīng)商等項(xiàng)目對(duì)物資的領(lǐng)用、庫(kù)存等詳細(xì)的信息進(jìn)行查詢、跟蹤、匯總和打印，為不同管理層的正確決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

五、提高石油企業(yè)物資管理中ERP應(yīng)用水平的有效措施

（一）石油企業(yè)要充分做好各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作

ERP的實(shí)施關(guān)鍵在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)，只有做好各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，才能讓它的巨大作用得到全面展現(xiàn)和發(fā)揮。在開(kāi)展物資供應(yīng)管理工作時(shí)應(yīng)積極利用ERP系統(tǒng)，有效推進(jìn)信息化和無(wú)紙化辦公，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入完整可靠、更新及時(shí)，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，讓物資供應(yīng)管理工作不斷邁上新臺(tái)階。

（二）加強(qiáng)對(duì)ERP項(xiàng)目人才的培養(yǎng)

培訓(xùn)工作在ERP項(xiàng)目的應(yīng)用過(guò)程中，起著舉足輕重的作用，是系統(tǒng)成功應(yīng)用的首要條件。

首先，對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)。企業(yè)需要對(duì)各崗位操作人員進(jìn)行與崗位相關(guān)功能的針對(duì)性培訓(xùn)，跟蹤系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的操作問(wèn)題并進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，增強(qiáng)操作能力和處理問(wèn)題的能力，通過(guò)ERP模擬系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)練習(xí)和考試。

其次，對(duì)管理人員（領(lǐng)導(dǎo)層）進(jìn)行ERP知識(shí)系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其徹底了解從國(guó)外引進(jìn)ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以及成功應(yīng)用于企業(yè)的管理方式和方法。管理層人員的應(yīng)用也帶動(dòng)最終操作用戶的積極性，每個(gè)用戶認(rèn)真做好每個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使系統(tǒng)進(jìn)入良性循環(huán)狀態(tài)。

再者，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)維人員的培訓(xùn)。石油企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)維人員的系統(tǒng)性、全面性的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息化和業(yè)務(wù)專業(yè)化能力，對(duì)ERP系統(tǒng)內(nèi)外作全面了解，包括縱向和橫向，不要片面地了解系統(tǒng)，脫離實(shí)際業(yè)務(wù)流程。

六、結(jié)語(yǔ)

物資供應(yīng)ERP信息化管理是一種全新的管理模式，對(duì)降低石油企業(yè)物資供應(yīng)生產(chǎn)成本以及節(jié)約人力、物力作出了巨大的貢獻(xiàn)。隨著ERP系統(tǒng)的進(jìn)一步升級(jí)和集中規(guī)范，物資供應(yīng)從業(yè)人員應(yīng)不斷適應(yīng)新形勢(shì)的需要，通過(guò)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和系統(tǒng)學(xué)習(xí)，利用ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的物資供應(yīng)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和有效管理，切實(shí)減少采購(gòu)成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位為中石化中原石油工程公司海外工程公司）

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