對(duì)檔案管理工作重要性的分析與研究

韓飛　趙娟秀

摘 要：檔案記錄著國家、企事業(yè)單以及個(gè)人的重要信息，其信息具有真實(shí)性、可靠性，同時(shí)也要求檔案具有較高的保密性，因此，做好檔案管理工作具有非常重要的意義。本文通過闡述檔案管理工作的重要性和分析當(dāng)前檔案管理工作中普遍出現(xiàn)的問題，研究出加強(qiáng)檔案管理工作的措施來防止檔案管理工作中不良情況的發(fā)生，確保檔案管理工作的高效性。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作 重要性 問題 措施

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）01-00-01

一、檔案管理工作的重要性

1.有助于向需要者提供參考，制定合理的計(jì)劃

由于檔案記錄的信息真實(shí)、可靠、完整，做好檔案管理工作有助于為各項(xiàng)事務(wù)提供參考，制定各類計(jì)劃。對(duì)國家而言，檔案廣泛的記錄著國家的各類信息，在制定國策、法律法規(guī)、發(fā)展計(jì)劃等諸多方面的戰(zhàn)略及決策時(shí)提供可靠的參考依據(jù)，才能讓國家的各項(xiàng)戰(zhàn)略及決策具有較高的合理性和有效性；對(duì)企事業(yè)單位而言，可以向領(lǐng)導(dǎo)層提供較為完善的單位內(nèi)部資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)單位情況的深入了解，避免盲目的制定不符實(shí)際的戰(zhàn)略目標(biāo)和戰(zhàn)略決策；對(duì)社會(huì)個(gè)人而言，可以及時(shí)的調(diào)取個(gè)人相關(guān)資料，避免不必要的麻煩發(fā)生，滿足個(gè)人的生活需要。

2.做好檔案管理工作有助于保障信息的真實(shí)行和保密性

檔案內(nèi)的信息具有較高的參考作用，因此，做好檔案管理工作可以有效的防止和避免篡改、毀壞檔案信息的不良行為發(fā)生，同時(shí)，由于檔案信息也具有高度機(jī)密性，所以，做好檔案管理工作有助于防止信息出現(xiàn)外泄的情況。

3.有助于行政部門、司法部門等政府部門及時(shí)的查閱信息

在實(shí)際的生活中，各級(jí)政府單位對(duì)檔案信息的利用率逐年提高，已經(jīng)廣泛的涉及到生活的各個(gè)方面，由于檔案具有一定的法律效應(yīng)，所以對(duì)政府部門提供其所需要的信息有著不可推卸的責(zé)任。例如，對(duì)企業(yè)實(shí)施監(jiān)管、調(diào)查犯罪嫌疑人的背景資料、申請(qǐng)助學(xué)金等事務(wù)，都需要原始的檔案信息。因此，做好檔案管理工作有助于政府部門及時(shí)查閱，提高工作效率。

二、目前，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

1.檔案管理人員的管理責(zé)任心不強(qiáng)

由于管理人員不具有較強(qiáng)的管理責(zé)任心，造成了在工作中只注重檔案的保存工作，而沒有對(duì)檔案進(jìn)行合理的歸類、整理以及放置，致使檔案放置、管理混亂，不便查找調(diào)取，難以建立良好的檔案管理基礎(chǔ)。當(dāng)上級(jí)部門調(diào)閱檔案時(shí)不能及時(shí)的提供，延長(zhǎng)了調(diào)取時(shí)間，給各項(xiàng)工作帶來不便。

2.檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范的情況

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒有依據(jù)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)則進(jìn)行管理，甚至是從方便自身管理的角度進(jìn)行管理，而沒有嚴(yán)格按照檔案管理工作本身需要的角度進(jìn)行管理，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面，其一，立卷、歸檔不符合要求，造成格式混亂，不夠統(tǒng)一；其二，檔案歸類不合理、標(biāo)題擬定不當(dāng)?shù)葐栴}經(jīng)常出現(xiàn)；其三，檔案在保存過程中出現(xiàn)沒有對(duì)檔案進(jìn)行編目和排架的情況。

3.檔案信息收集不全

檔案的保存需要檔案信息具有全面性，才有保存價(jià)值和利用價(jià)值。但在實(shí)際檔案信息收集的過程中無法保證信息的全面性，例如，有些部門為了自身管理方便、便捷，隱藏原始信息資料為自己所用而不上交檔案管理部門，這就造成了檔案信息的收集失敗，甚至有些個(gè)人，上交的信息不全，把重要的信息留在手中，一旦丟失或外泄不僅面臨信息安全威脅，也給檔案管理部門帶來不便。

4.檔案編研工作不到位

檔案編研工作是檔案管理工作的重要組成部分，做好編研工作可以廣泛向社會(huì)提供各類便利服務(wù)，有利于發(fā)揮出檔案管理和檔案保存的最高利用價(jià)值。但在現(xiàn)實(shí)工作中，由于檔案管理部門不夠重視，或者因?yàn)槿藛T、人才短缺等情況，導(dǎo)致檔案編研工作不能夠順利的進(jìn)行且工作做的不夠到位，讓檔案編研的作用與價(jià)值大大降低。

三、改善和加強(qiáng)檔案管理的具體措施

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

做好檔案管理工作需要足夠的人才作為保障，人才是推動(dòng)檔案管理健康發(fā)展和改革的動(dòng)力，因此，領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理工作，積極開展對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，提高他們的專業(yè)技能和職業(yè)道德，因?yàn)檩^高的專業(yè)技能可以使管理人員解決工作中遇到的各種技術(shù)難題，提高工作效率，例如，可以把檔案編研工作做的到位。提高管理人員的職業(yè)道德可以規(guī)范他們的工作態(tài)度，促進(jìn)他們以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度完成工作。另外，還要認(rèn)真閱讀《中華人民共和國檔案法》，不僅可以使立卷、歸檔等工作做到規(guī)范嚴(yán)格，還可以嚴(yán)防在工作中出現(xiàn)不良行為。

2.重視檔案信息的收集工作

首先，各單位領(lǐng)導(dǎo)層要深入理解檔案管理以及檔案信息全面、廣泛的重要性，要求各部門給予大力支持，并督促下屬部門在送檔案時(shí)保證檔案的完整性，真實(shí)性，不得截留或隱藏、篡改。其次，檔案管理部門要查看各部門送來的檔案，發(fā)現(xiàn)材料不全、信息不夠全面的，要盡可能的收集缺失的信息并加以補(bǔ)上。

3.大力引進(jìn)現(xiàn)代科技進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)經(jīng)過跳躍式的發(fā)展，以至于在當(dāng)今社會(huì)廣泛應(yīng)用，檔案管理同樣也適用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，例如，把檔案的建檔時(shí)間、類別以及放置位置等信息記錄到計(jì)算機(jī)，當(dāng)調(diào)閱檔案時(shí)，可以在計(jì)算機(jī)中查詢相關(guān)信息，以便快捷、準(zhǔn)確的調(diào)取，提高了工作效率。

結(jié)語

綜上所述，檔案具有可靠、全面、真實(shí)的特性，其保存、利用價(jià)值較高，是任何單位、機(jī)構(gòu)和組織不可缺少的部分，在深知其重要性的前提下，必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析和研究，制定多種措施來加強(qiáng)檔案管理工作。

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作者簡(jiǎn)介：韓飛，（1981-8-），女，漢族，籍貫：山東禹城，本科，研究方向：辦公室，綜合管理，檔案管理，保密管理，信息化管理。