事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

周廣銀

摘要：隨著我國社會經濟的發展以及科技的進步，事業單位越來越重視檔案信息化建設。這對社會以及事業單位的發展在一定的程度上產生著積極的影響。現階段，事業單位在加強檔案信息化建設的過程中存在著許多的問題與不足，針對這些問題與不足應該采取相應的解決措施。文章闡述了事業單位檔案信息化建設的重要性，分析了事業單位檔案信息化建設過程中出現的問題及其解決措施。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化建設；問題；解決辦法

引言

隨著以大數據、云處理等信息化技術為代表的智能化社會的到來，各行業為了更好地提升工作效率，紛紛進入到加強行政管理組織建設體系改革的行列中來。事業單位在政府推行“精兵簡政”的政務改革的號召下，積極推動組織內部管理體系的優化革新。檔案管理作為事業單位行政管理最重要的組成部分，加強其信息化建設成為必要的改革措施。筆者對近年來煙臺市普通話培訓測試中心的檔案管理改革的相關情況進行了詳細分析，探究檔案管理信息化建設的步驟、流程、所取得的成績以及存在的問題和發展困境。

一、事業單位檔案管理信息化建設的重要性

首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現象的出現。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現檔案管理期限的有效延長。以往事業單位在檔案管理工作中，基本選用紙質存儲的方式，即利用紙質來存儲檔案資料信息，而紙質易受外界環境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環節的難度。檔案管理的信息化則是利用網絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創新和優化，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案信息開發不合理

由于管理人員的管理觀念還沒有實現完全的轉變，一些單位雖然實現了技術層面的信息化建設，但是在信息技術的應用和開發檔案信息資源方面，還比較薄弱。一方面。檔案管理工作中相關信息重復加工的問題表現嚴重，數據質量有待提高。另一方面，現代信息技術在檔案管理工作中的應用，更大的意義是信息技術對數據信息的強大處理能力，使信息能夠發揮其最大價值。但是，在現階段，這方面的發展比較欠缺。

（二）事業單位檔案信息化建設缺乏安全性

現階段，在對事業單位檔案信息進行管理的過程中，一旦使用檔案管理信息化，就無法對檔案信息資料的安全性進行相應的保障，事業單位中的一些資料信息關系到國家機密，但是，進行鑒別以及區分管理意識匱乏，雖然檔案信息化建設在很大的程度上為使用單位帶來了一定的便利性，但是，也存在著一定的安全隱患，例如泄露檔案等。這樣的檔案信息化平臺關于機密檔案資料的安全管理匱乏，在對檔案資料進行審查以及共享方面的保密性管理匱乏，甚至有一些機密資料的使用是在外網的網絡環境中或者是普通的計算機中，這就容易造成黑客入侵，導致資料泄露與損壞。

（三）管理人員素質不足

由于受傳統觀念的影響，一些管理人員的觀念轉變困難，難以跟上信息技術的應用水平。同時，信息技術的應用，對管理人員的信息技術素質具有更高的要求。現階段，在信息管理技術方面的素質，是事業單位檔案管理人員普遍欠缺的現代化素質。

三、事業單位檔案管理信息化存在問題的解決措施

（一）加強檔案管理與信息化技術的結合

檔案管理信息化建設過程中，需要完善檔案管理設施，科學利用信息網絡技術，恰當運用信息化的平臺及管理模式，嚴禁盲目采用現有的管理系統，而要立足實際需求，有針對性建設信息化平臺，進一步提高檔案管理的水平。可以說，加強檔案管理和信息化技術的結合，能夠避免檔案管理停留于傳統的思維模式上，防止與信息化建設出現斷層，加快檔案管理信息化建設的步伐。

（二）健全監督體系，強化安全管理

在信息化的時代背景下，信息資源對企業、單位、組織發展的作用已經越來越重要。對此，要想實現檔案管理信息化建設的穩定發展，必須從實際出發，強化信息技術的安全管理。一方面，應該健全監督體系，在信息技術的基礎上，實現對檔案管理工作的全方位實時監督，及時發現因主觀或客觀原因導致的信息安全問題，以此提高單位的檔案安全管理能力。另一方面，應該建立網絡信息安全管理體系，建立信息安全防火墻，提高檔案信息的安全性。例如：可以應用網絡虛擬機技術，建設信息安全防火墻，在最大程度上避免黑客以及病毒的惡意入侵。

（三）事業單位應該加強檔案信息化管理的保密性

事業單位不斷地推進檔案信息化平臺建設工作，是為了通過對檔案信息化的建設為人們提供更加優質的服務。所以在檔案信息實際管理工作中，事業單位需要不斷加強自身檔案管理平臺信息化的建設，增強其保密的性能，事業單位檔案管理的保密性是至關重要的，因此，事業單位檔案信息化管理平臺應該重視檔案信息的保密性，一方面，要增強檔案信息化管理平臺的保密性能建設，只能夠在事業單位的內網中可以進行登錄，并且在檔案信息查詢方面設置檔案信息管理負責人員的指紋，只有檔案信息管理人員才能夠進行檔案的查詢。另一方面，也要加強事業單位檔案管理工作人員的專業素養以及道德素養，加強事業單位檔案管理工作人員的專業培訓，從而使其在提升自身專業素養的同時，提升自身的道德素養，最終從這兩個方面有效地增強檔案信息管理工作的保密性。只有這樣，才能有效地加強檔案信息管理的工作，才可以在根本上防止檔案信息的泄露。

結語

綜上所述，隨著現代信息技術的快速發展，事業單位的檔案管理工作也發生了極大的變化。為了實現事業單位的檔案管理信息化建設，必須要樹立現代化的管理理念，以現代化的管理措施，使事業單位社會公益事業性質得以更好發揮。

參考文獻：

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