職工住房檔案管理信息系統的探索觀察

摘要：職工住房檔案管理信息系統在央產房上市過程中起著至關重要的作用，歷經十多年單機版系統的實踐磨合終改造升級成為網絡化、系統化、模塊化新系統，本文以國家圖書館的信息系統為例，對職工住房檔案管理信息系統舊與新的探索和觀察。

關鍵詞：住房檔案；信息管理；數據支持；探索觀察

職工住房檔案管理信息系統，為央產房上市交易提供數據支持，任一信息的不準確或不完整都會使房屋上市交易的無法進行。因此一個高效、綜合、系統、相互關聯的信息系統是不可或缺的。

一、國家圖書館職工住房檔案管理信息系統的發展歷程

國家圖書館職工住房檔案管理信息系統，始建于2003年，經過十多年多位老師的辛勤努力和不斷完善，現已建成具有包含在職職工、離退休職工等2892人，房源1342套的龐大數據庫系統。這其中絕大部分信息是在單機版的數據架構下不斷完善起來的，單機版系統的數據信息都是單兵作戰，不能共享也不能及時同步傳輸，使得職工在央產房上市過程中不得不多次往返產權單位和住房交易辦之間，無形中增添很多不必要的奔波和勞煩。單機版系統升級也是個極其復雜的事情，要軟件公司的專業人員的專程花專門的時間來操作，既費時又費錢。數據的變更傳輸更是繁瑣，變更完的數據信息要先形成系統文件，保存后再以郵件的形式發送到交易辦，之后交易辦接收郵件再由專人將系統文件更新到系統的交易端，之后信息才能被相關單位和職工所使用。伴隨房產熱的持續，央產房交易也持續活躍，產權人的變更頻繁。近年隨著國家圖書館職工職稱、職務的變化人數的劇烈增加，相應伴隨而來的住房補貼的發放不斷調整，這些變化調整也會及時補充到信息系統中去，故而信息系統的內容是不斷更新和持續增加的狀態。這些種種的情況，迫切一個全新的便捷的系統來支持。終于2016年底，中央國家機關住房制度改革辦公室對原有系統進行了升級改造，新系統全新上線了。

二、國家圖書館職工住房檔案管理信息系統的現狀

國家圖書館職工住房檔案管理信息系統職工庫2892人，房源庫1342套。

1.住房檔案信息系統基礎數據的收集。國家圖書館屬于全額撥款預算制事業單位，故每年新進入國家圖書館工作的正式在編職工都會在第二年初進行住房情況的調查。《中央在京單位職工住房情況登記表》包含了職工及其配偶的個人基本信息，如姓名、性別、身份證號、所在單位部門、職務、技術職稱、參加工作時間、離退休時間、建立公積金時間、公積金賬號、夫妻名下房產信息特別是福利性住房的信息等內容。職工配偶信息要有所在單位房管部門的核實蓋章并有聯系人、聯系方式信息。這些信息是住房檔案信息系統的最基礎最原始的數據資料，會被完整及時的錄入到數據庫中，同時紙質檔案資料也一并被妥善保管以備佐證備查。

2.職工住房檔案信息系統的管理。現運行的職工住房檔案管理信息系統，是在2016年底由中央國家機關住房制度改革辦公室升級改造原有的舊系統后，正式上線運行的。新的住房檔案管理系統是在互聯網環境下運行，簡化了原繁瑣的檔案管理操作，支持在線修改，上報數據，實時更新。職工住房檔案系統為四個關系方服務，以我館為例，單位職工有符合規定的房源上市需求，單位系統管理員審核完善各項數據后，上傳數據至房改辦。同時作為產權單位出示相關證明，協助職工辦理上市手續，房改辦根據職工提交的必備材料和信息系統中的信息，審核并準許上市，相關手續辦完后，職工才可到所屬房管局辦理過戶手續，而在這個過程中，職工住房檔案系統的房源庫和職工庫中信息共同形成了職工的住房信息鏈，這個鏈是職工住房上市的唯一數據支持。

3.新系統的特點。新系統本著一人一檔，一房一檔，人房關聯，業務驅動，數據共享的原則。將人員、房源分開單獨管理，分設房源庫和職工庫，我單位只需維護“我”數據即可，避免了重復性管理，消除了重復性操作，從而減輕了不少不必要的工作量。 新系統形成的四大主要功能模塊，分別是“檔案管理”、“維修資金使用”、“數據核實”和“系統管理”，使得系統的使用和操作更加便利，節省了不少的時間成本。新系統細化了“檔案管理”包含“職工管理”、“房源管理”、“小區管理”、“樓棟管理”、“日常統計”、“檔案查詢”、“單位管理”七個子功能，保證了信息的全面性。增加了“系統管理”，包括“用戶管理”、“部門管理”、“系統參數”和“內部身份證”子模塊，讓系統內的信息更加規范有序。新系統實現了房屋合并，職工名下擁有多套面積相同且配給狀態為配售或者配租的房屋，則會在房屋信息后面出現“合并到此房屋”的按鈕，點擊后即可對多地址的同一套住房進行合并。這其中在所有信息中人員的身份證號和房源的坐落地址是關鍵點，這是人和房建立關系的最重要的標識。人、房關聯不會讓一個人或一間房的資料成為死檔。

三、住房檔案管理信息系統使用中的觀察

經過一年多時間的實際運行，新的系統相比舊系統結構落后，單位利用率底信息誤差大、功能簡單等弊病確實大為改進，特別是數據的實時傳輸，為單位和職工的信息使用提供了極大的便利，也在信息系統的管理上更加系統化和規范化了。但在使用的過程中也觀察到一下問題：

1.信息的安全問題。在整個網絡化的時代，其實這是個普遍存在的問題。

2.作為房源的產權單位，房源在交易辦被準許上市后的信息不能同步更新，進度不掌握，作為產權單位只能被動的等待新房主的主動更新。房源易主之后的管理問題，也是諸多。

3.因為是網絡環境下的信息管理系統，也有相互制約的一面，比如發現有單位將職工身份證號填錯，而夫妻雙方又都是在這個系統的不同單位中，另一單位填寫時，就會報錯，相互制約和影響時有發生。

結束語：

職工住房檔案信息系統的管理是個政策性兼具技術性很強的工作，及時更新和完善信息是重要的日常維護工作。妥善保管系統用戶賬號和登錄密碼，以確保職工住房檔案數據安全，避免有關信息外泄，綜上需要有專人負責為好。

參考文獻：

[1]孫佳，李云清，談如何做好檔案管理工作[J].蘭臺內外，2012（1）；40

[2]聶麗華，如何做好檔案庫房管理工作[J].城市建設理論研究，2011（36）：1-4

[3]趙秀華，對國家圖書館房產檔案管理工作的幾點思考.赤子，2013年5月下：142-143

作者介紹：趙秀華，女（1970年10月-），畢業院校：中國人民大學，現就職于國家圖書館，職稱：館員。