檔案管理工作中知識服務模式探究

朱德康

一、知識服務的概念

知識管理是目前管理領域一種創新性的管理方式，是社會發展的必然產物，在實現知識服務的過程中，首先應該構建有效的管理機制，充分挖掘出職工的內在潛能，通過培新以及教育等手段幫助他們掌握更多的創新型管理理念、管理手段與方法，最終達到提升管理效率的目的。知識服務目前已經成為了知識管理的核心內容，其側重點在于知識的創新以及企業競爭力的提升，通過知識服務還能夠培養更多的高素質創新型人才。在信息技術的普及和應用的過程中，來自各個領域的信息不斷出現，并且以十分驚人的速度在增長，在這樣的背景下，檔案管理人員必須要積極學習，不斷進行創新，從而提升自身的修養，滿足社會的發展需求，知識服務能夠實現人與信息的整合，并打破？魍車姆？務管理體系，實現了信息資料的高度整合和集中，同時在知識管理的背景下，信息增值服務成為了必然，圍繞知識管理這個理念，管理服務的水平也在不斷提升。

二、檔案管理開展知識服務的必要性

檔案管理工作能順利進行，管理是保證，服務是前提。在網絡環境下，人們的信息意識和信息觀念不斷增強，人們對獲取知識的要求不僅局限于表面的、分散的，檔案管理要適應用戶索取知識的高要求，就必須改善服務機制，開展深層次、多形式的知識與信息服務。過去，檔案用戶通常要求快速查閱檔案資料；現在，用戶對信息服務的要求轉變為希望檔案人員提供檢索和咨詢服務；將來，用戶的服務將變為一種按用戶的不同需求提供的“個性化”知識服務，通過這些變化，我們可以看到，知識服務正向“個性化”方向前進。檔案管理知識服務的核心就是要面向用戶，為用戶提供“個性化”知識服務，而且隨著用戶知識需求、水平的變化，還會要求提供不同層次的服務。高層次的知識需求主要是要求提供深加工型的知識產品和開發型知識服務中等的需求提供初步加工的信息商品（如檔案匯編）；低層次的需求主要是一般信息（如提供檔案原始資料）?？傊?，知識服務就是檔案管理工作人員，針對用戶的信息需求，對原始數據進行分析、提煉和整合，組合成符合用戶需求的知識產品，最大限度地滿足用戶需求的服務過程。在高速流轉的信息社會背景下，知識服務打破了檔案館信息查詢服務的壁壘，發生了質的飛躍。這對檔案管理來說是非常重要而可貴的。由此可以看出開展知識服務已成為一種必要和必然。

三、知識服務在檔案管理中的實現

（一）檔案知識服務理念的確立

落實檔案管理的知識服務理念，首先要科學的認識到當今檔案管理工作與傳統檔案管理工作之間的差別與不同，確立知識服務的目標，立足于信息搜尋、分析與組織等角度，將重點放在用戶問題以及環境融入用戶解決問題的方面，同時實現了越來越多的信息增值服務?；谶@些分析能夠看出檔案管理服務與目標的確立應該從這些方面出發，突破館藏限制，這種服務理念的確立，實際上就是檔案管理者對于自身發展認識上的突破。

（二）檔案信息服務機制的創新

在經濟全球化以及社會信息化的背景下，檔案管理工作目標也必須要以最大限度滿足社會需求為前提，基于檔案本身隱密性的特點，檔案管理服務在新時期必須要有新的突破和發展。首先檔案信息咨詢機構、文件中心以及檔案事務所等商業服務機構的出現與發展，它們不僅豐富了檔案管理工作的內涵與內容，同時也更加有效的發揮了檔案信息與知識的作用，促進了檔案管理機制與體制的變革。

（三）檔案知識服務模式的新發展

實現檔案信息知識服務，必須要認識到該服務理論是建立在專業化與個性化服務的基礎之上的，它并不是批發性服務，這就要求工作人員從具體需求以及過程提供服務入手，實現縱向服務的全方位跟蹤。然后，還需要關注網絡環境的變化，對信息服務方式的轉變有所掌握，網絡服務作為關鍵的特征就是增值服務，比如，編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

（四）融入新的事業合作圈

知識管理的重要特點就是在協作系統中求得管理增值與創新，因為知識只有在整合、流動與應用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業壁壘，需要前所未有的協作精神，才能共享彼此的知識，這一點在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉；檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等都遠非檔案部門一家所能擔當；檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網絡時代，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。

四、結語

為了適應新時期社會發展對于檔案管理的要求，實現信息環境下大量信息資源的科學整合、分類與管理，檔案管理者首先必須要客觀認識到自己的責任，積極引入新的管理理念與管理方法，積極學習信息技術，掌握先進的信息管理技術，從而有效提升檔案管理工作的質量和效率。