淺談集團企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

王金萍 路改花

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-03

摘 要 檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。檔案的數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)和核心，，檔案館的人才隊伍建設(shè)是關(guān)系到數(shù)字檔案館如何發(fā)展的關(guān)鍵，具有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的體系是數(shù)字化檔案館建設(shè)的根本保證。

關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案信息化 數(shù)字化

本文通過分析集團企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，指出了集團企業(yè)檔案館數(shù)字化之路的目標(biāo)，著重論述了集團企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，探討了集團企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個方面及企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的未來發(fā)展方向。力求通為集團企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)做一些有益的思考。

一、檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性

（一）提高經(jīng)濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為"無墻界檔案"，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點來談一下。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

20世紀(jì)90年代以來，我國各級各類檔案館開始進行檔案管理數(shù)字化的實踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1.建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說是計算機技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計算機技術(shù)進行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢盡顯無遺。

2.“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜嬎銠C技術(shù)實現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計算機技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3.檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點，朝著這個方向積極發(fā)展。

（二）檔案管理的數(shù)字化建設(shè)步驟

現(xiàn)代集團企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)步驟一般應(yīng)通過以下三個方面實現(xiàn)：

1.檔案數(shù)字化采集。從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

2.檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高工作效率。

3.檔案數(shù)字化查閱。以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

（三）館藏信息的數(shù)字化

企業(yè)檔案館作為企業(yè)的發(fā)展過程中必永久集中保存檔案的基地，與企業(yè)歷史同在。館藏的檔案內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結(jié)合起來。通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用第一種方式就會暴露出如下致命弱點：用OCR字符識別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢。而第二種方式實現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（四）檔案信息傳輸平臺數(shù)字化

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個部門的計算機資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個體計算機通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進入信息交流的大動脈----互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系

《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟政策。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用。現(xiàn)在各地的檔案館對數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1.以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2.首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計算機和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案館計算機數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題

安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進行自動控制，才能做到更加嚴(yán)密。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用

人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運行管理等。必須重視對在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進時應(yīng)該遵守以下原則：1、做到有提前量，使有關(guān)人員對新技術(shù)新設(shè)備提前了解。2、針對不同對象分層次培養(yǎng)，要求知識技能與崗位相適應(yīng)。3、充分依靠社會支持，引進人才但不浪費人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

四、企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向

集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

數(shù)字檔案是未來檔案信息的主要形式，是檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向。當(dāng)今IT技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種數(shù)字信息采集設(shè)備的出現(xiàn)，計算機存儲設(shè)備的完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益成熟，為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進步提供了契機，企業(yè)針對各自實際情況可以選擇不同的檔案信息數(shù)字化建設(shè)方案。但隨著計算機技術(shù)的進步，一些新的信息管理模式正在推出，我們在進行檔案數(shù)字化建設(shè)時應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注，在充分考慮企業(yè)需求的情況下，保證檔案數(shù)字化建設(shè)方案在技術(shù)上具有一定的先進性和前瞻性，努力使企業(yè)檔案信息建設(shè)與時代發(fā)展同步。

當(dāng)前企業(yè)數(shù)字檔案使用的持久存儲方式主要是文件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的方式，檔案部門首先利用掃描儀將文字檔案進行數(shù)字化處理，利用聲像采集設(shè)備將模擬聲像檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，然后將數(shù)字檔案信息分類存入檔案數(shù)據(jù)庫，由專用檔案管理軟件提供錄入和檢索方式，設(shè)置檔案管理系統(tǒng)專用服務(wù)器，為保證數(shù)據(jù)安全，定時進行數(shù)據(jù)自動備份，此種方案一般在本地或企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)使用，優(yōu)點是信息存儲在本地，感覺相對安全，當(dāng)檔案資源增加時，只需要增加服務(wù)器不斷增容就可以了。但傳統(tǒng)存儲方式在互聯(lián)網(wǎng)上要避免服務(wù)器/客戶端架構(gòu)的IO（輸入/輸出）瓶頸，往往采用文件系統(tǒng)的存儲鏡像來分擔(dān)訪問壓力，本地存儲量的上升會直接影響檢索效率，特別是檔案信息量巨大的單位，如鎳鈷研究設(shè)計院、建筑、工程建設(shè)單位等，面對日益增加的檔案存儲量和迅速降低的檢索速度，就要不斷投入資金，增加或更新設(shè)備，因此在應(yīng)對當(dāng)今信息資源海量存儲和網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享等方面存在缺陷。

檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。