淺談集團企業檔案數字化建設

王金萍 路改花

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-03

摘 要 檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。檔案的數字化是建設數字化檔案的基礎和核心，，檔案館的人才隊伍建設是關系到數字檔案館如何發展的關鍵，具有標準規范的體系是數字化檔案館建設的根本保證。

關鍵詞 檔案管理 檔案信息化 數字化

本文通過分析集團企業檔案館數字化建設的現狀，指出了集團企業檔案館數字化之路的目標，著重論述了集團企業檔案數字化建設的步驟，探討了集團企業檔案館數字化建設需要注意的幾個方面及企業檔案信息數字化建設的未來發展方向。力求通為集團企業檔案館數字化建設做一些有益的思考。

一、檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性

（一）提高經濟效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為"無墻界檔案"，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二、檔案館數字化——數字化的起點

檔案館的數字化建設作為傳統檔案館數字之路的起點，如何走好這首要一步，就顯得至關重要。為此我們就著重于這一點來談一下。檔案館數字化建設包含以下幾個方面：

（一）檔案管理的數字化發展

20世紀90年代以來，我國各級各類檔案館開始進行檔案管理數字化的實踐與探索，大致可以歸納為三方面的發展方向。

1.建立著錄檔案信息檢索系統。著錄檔案信息檢索系統，應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計算機技術進行檔案目錄或專題文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數字化帶來的優勢盡顯無遺。

2.“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試利用計算機技術實現文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。但它也只是利用計算機技術來模擬傳統手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數字化。

3.檔案館數字化管理系統的建設。我國檔案工作數字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統和文檔一體化數據庫系統的管理為主，停留在檔案工作數字化管理的初級階段，數字化管理的優勢和潛能并未充分發掘出來。檔案工作數字化管理系統實際上是一個可以涵蓋檔案館行政管理和業務管理、檔案信息開發利用工作等諸方面的大型的系統工程。檔案館數字化管理應該以此為契入點，朝著這個方向積極發展。

（二）檔案管理的數字化建設步驟

現代集團企業的檔案數字化建設步驟一般應通過以下三個方面實現：

1.檔案數字化采集。從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

2.檔案數字化管理。數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統全面運行后，可以大大提高工作效率。

3.檔案數字化查閱。以組織系統專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

（三）館藏信息的數字化

企業檔案館作為企業的發展過程中必永久集中保存檔案的基地，與企業歷史同在。館藏的檔案內容及形式也是豐富多樣的。就傳統的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結合起來。通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的館藏信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。館藏信息的數字化是檔案館數字化建設的核心，目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質為主，紙質檔案數字化制作方式一般有二種：第一種是通過計算機人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內容，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。第一種方式占據空間小，是一種真正意義上的全文數字化，但紙質檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用第一種方式就會暴露出如下致命弱點：用OCR字符識別的準確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢。而第二種方式實現容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發現。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（四）檔案信息傳輸平臺數字化

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網絡，而且通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數字化建設比作一個人體的話，那么檔案管理數字化和館藏信息數字化的建設就是這個人體的骨架和血肉，數字網絡系統就是它的神經網絡。檔案館信息傳輸平臺應首先構建的是檔案館局域網也可稱為內網，一般的要求是在遵循統一的通信協議前提下，通過網絡連線將各個部門的計算機資源整合在一起。可根據不同的應用設置服務器，部門的個體計算機通過網絡共享網絡信息資源，為檔案館核心數據庫提供檔案信息，也可以得到權限范圍內的檔案信息。其次是構建外網、公眾網等，可使檔案信息通過數字網絡系統進入信息交流的大動脈----互聯網，實現檔案資源的共享。

三、檔案館數字化建設需要注意的幾個方面

（一）建立標準化的規范體系

《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分，在社會主義建設中推行標準化，是國家的一項重要技術經濟政策。”這充分闡明了標準化的地位和作用。現在各地的檔案館對數字化建設還都處在試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數字化建設中，標準化的規范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數字化建設高質量的堅實基礎。在建立標準化的規范體系方面我們應遵循以下原則：

1.以標準化管理為主，制度管理為輔。標準化適合于技術工作領域的規范化管理，可操作性強，而且與管理體制的關系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標準化管理更有利于不同部門之間的協調。制度通常以法規形式出現，特別是約束力強，但管理范圍有限，所以在標準化管理的基礎上，配合制度可以形成檔案館數字化工作所需的嚴密的規范化管理體系。

2.首先考慮采用國際標準，其次才是國家、行業及地方標準。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴展和變化之中，因此即使在檔案館數字化階段也應優先采用適用范圍盡可能廣泛的標準，盡量做到一次到位。檔案館數字化建設中確定標準的原則是：面向計算機和網絡及信息平臺的處理，直接采用國際和國家標準；面向綜合性信息的處理優先采用國家標準；面向檔案信息的處理以借鑒為主進行補充，由此形成標準化的規范體系。

（二）建設高質量的檔案信息數據庫

檔案館計算機數據庫類型以檢索性數據庫和文件性數據庫兩種較為常見，檢索性數據庫主要用于揭示館藏內容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網上檢索途徑；文件性數據庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網絡獲得檔案信息。檔案信息數字化后以數據形式集合成數據庫，檔案信息組織形式就發生了本質上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉變為計算機的直接的、網狀的方式，索引文件、超文本技術可以使信息按本身的邏輯關系組織成相互聯系的網狀結構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，為用戶提供方便、高效的服務。一個高質量的數據庫中的數字信息要達到以下質量標準：第一、數據的準確性；第二、數據項目和內容的完整性；第三、數據的規范性；第四、數據的穩定性。

（三）檔案信息安全問題

安全是檔案館數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對普通公眾，而檔案信息則對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數字化建設中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術保證兩類，檔案館在數字化建設中對此應該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應的技術措施進行自動控制，才能做到更加嚴密。

（四）加快相關人才的培養和使用

人才問題是關系到檔案館數字化建設成敗的另一關鍵。檔案館數字化建設的過程是與新知識、新技術的普及密不可分的，所以各類相關人才的引進和培養必須引起高度的重視。檔案館數字化建設過程中必須考慮培養的人員有以下幾類：系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等。必須重視對在職人員的培訓工作，重視引進相關的專業人才，以適應檔案館數字化建設的需要。在相關的崗位培訓及人才引進時應該遵守以下原則：1、做到有提前量，使有關人員對新技術新設備提前了解。2、針對不同對象分層次培養，要求知識技能與崗位相適應。3、充分依靠社會支持，引進人才但不浪費人才，做到人員結構合理。

四、企業檔案信息數字化建設的發展方向

集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次復雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。

數字檔案是未來檔案信息的主要形式，是檔案管理現代化的發展方向。當今IT技術的迅猛發展，各種數字信息采集設備的出現，計算機存儲設備的完善，網絡技術的日益成熟，為企業檔案數字化建設的進步提供了契機，企業針對各自實際情況可以選擇不同的檔案信息數字化建設方案。但隨著計算機技術的進步，一些新的信息管理模式正在推出，我們在進行檔案數字化建設時應當密切關注，在充分考慮企業需求的情況下，保證檔案數字化建設方案在技術上具有一定的先進性和前瞻性，努力使企業檔案信息建設與時代發展同步。

當前企業數字檔案使用的持久存儲方式主要是文件系統和數據庫相結合的方式，檔案部門首先利用掃描儀將文字檔案進行數字化處理，利用聲像采集設備將模擬聲像檔案轉化為數字檔案，然后將數字檔案信息分類存入檔案數據庫，由專用檔案管理軟件提供錄入和檢索方式，設置檔案管理系統專用服務器，為保證數據安全，定時進行數據自動備份，此種方案一般在本地或企業局域網內使用，優點是信息存儲在本地，感覺相對安全，當檔案資源增加時，只需要增加服務器不斷增容就可以了。但傳統存儲方式在互聯網上要避免服務器/客戶端架構的IO（輸入/輸出）瓶頸，往往采用文件系統的存儲鏡像來分擔訪問壓力，本地存儲量的上升會直接影響檢索效率，特別是檔案信息量巨大的單位，如鎳鈷研究設計院、建筑、工程建設單位等，面對日益增加的檔案存儲量和迅速降低的檢索速度，就要不斷投入資金，增加或更新設備，因此在應對當今信息資源海量存儲和網絡檔案資源共享等方面存在缺陷。

檔案館如果還不重視檔案館的數字化建設，不能在網絡上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時代的快車道，最終將被信息社會淘汰。因此，為適應社會發展的需要，檔案館數字化建設不僅僅是一項具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰略意義。