淺談文書檔案計(jì)算機(jī)管理的利弊

黃真

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，對(duì)于整個(gè)企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展具有十分重要的作用和意義。將計(jì)算機(jī)應(yīng)用在文書檔案中，能夠綜合的處理其中的很多相應(yīng)的問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度很快，很多新型的計(jì)算機(jī)軟件全面提升了文書檔案管理的水平，對(duì)于我國文書檔案管理，具有十分重要的作用和意義。筆者通過對(duì)計(jì)算機(jī)管理在文書檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了相應(yīng)的分析，對(duì)于其中存在的一些相應(yīng)的問題提出了針對(duì)性的處理方法和措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理 文書檔案 管理制度

一、計(jì)算機(jī)管理在文書檔案管理中的優(yōu)越性

（一）具有一定的便捷性

對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案管理來說，一般是工作人員的手寫完成的，對(duì)于工作人員來說，需要具有較好的字跡，而且不允許出現(xiàn)錯(cuò)別字。因此傳統(tǒng)的文書檔案容易導(dǎo)致浪費(fèi)很多人力，而且對(duì)于資料檔案的可靠性和準(zhǔn)確性，都會(huì)有一定的影響，很多工作人員的日常工作壓力比較大。隨著計(jì)算機(jī)計(jì)算的廣泛使用，傳統(tǒng)的手書方式已經(jīng)開始了全面的轉(zhuǎn)變，文書檔案管理中使用了計(jì)算機(jī)，不但提升了文書檔案管理的統(tǒng)一性，而且全面提升了文書檔案管理的便捷性。目前使用計(jì)算機(jī)，可以在進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候不用再去翻閱厚重的檔案袋，直接通過計(jì)算機(jī)的關(guān)鍵詞查詢，就可以獲得相應(yīng)的檔案內(nèi)容。計(jì)算機(jī)在文書檔案管理中的使用，提高了檔案管理單位的科技水平，對(duì)于提升全面的檔案管理水平具有重要的作用。

（二）文書檔案中的相關(guān)內(nèi)容都可以和其他人相互共享

對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案來說，由于進(jìn)行管理的時(shí)候相對(duì)來說比較復(fù)雜，所以容易出現(xiàn)資源的單一控制，無法進(jìn)行相應(yīng)知識(shí)和資源的全面共享，導(dǎo)致很多相應(yīng)的資源出現(xiàn)了浪費(fèi)。在文書檔案管理中使用計(jì)算機(jī)，不但能夠全面提升檔案管理的水平，而且能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行全面的文書檔案共享，提升了檔案的利用水平。隨著智能技術(shù)的不斷使用，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)可以進(jìn)行全面的文書檔案共享，而且還能夠?qū)n案的信息進(jìn)行全面的使用和綜合性的查詢。

（三）文書檔案中運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以有效提高管理質(zhì)量

對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案管理來說，進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，需要去翻閱檔案袋，這對(duì)于很多檔案內(nèi)容的快速查詢具有巨大的影響，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案查閱和管理十分困難。在使用計(jì)算機(jī)后，可以通過計(jì)算機(jī)的相應(yīng)軟件，利用關(guān)鍵詞和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行資料的快速查詢，不但提高了工作的效率，對(duì)于檔案的原始性進(jìn)行保護(hù)和管理也具有較好的作用和效果。對(duì)于檔案中存在保密的問題，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行設(shè)置，防止出現(xiàn)信息的泄露。

二、計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理存在的問題

（一）保密性隱患是文書檔案計(jì)算機(jī)管理中的一大問題

計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理，最為突出的問題就是保密性隱患的問題。對(duì)于文書檔案來說，其本身存在很多相應(yīng)的安全問題，需要確保文書檔案符合嚴(yán)密的檔案保密控制要求。但是在使用計(jì)算機(jī)后，由于計(jì)算機(jī)具有較強(qiáng)的信息共享性，在加上計(jì)算機(jī)的管理容易出現(xiàn)相應(yīng)的問題。所以文書檔案的管理機(jī)制受到了相應(yīng)的沖擊，很多企業(yè)單位的檔案本身就沒有進(jìn)行嚴(yán)密的保密控制，十分容易出現(xiàn)被人隨意修改的問題。所以進(jìn)行計(jì)算機(jī)使用的時(shí)候，一定要重視對(duì)檔案安全性的控制，另外對(duì)于檔案的修改，需要使用安全軟件進(jìn)行全面的控制和管理，提升修改的控制力度。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全隱患是計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理中的重大問題

計(jì)算機(jī)一體化文書管理，是目前最為重要的檔案管理方法，但是計(jì)算機(jī)用戶的數(shù)量增長很快，文書檔案管理容易受到相應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)用戶的控制和修改，導(dǎo)致出現(xiàn)相應(yīng)的安全隱患。通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)文書管理進(jìn)行分析和研究發(fā)現(xiàn)，對(duì)文書管理產(chǎn)生巨大安全影響的主要是計(jì)算機(jī)病毒以及黑客針對(duì)文書檔案管理的惡意修改和刪除。

三、對(duì)計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理漏洞的一些應(yīng)對(duì)方法

想要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)一體化文書檔案管理水平的全面提升，需要針對(duì)其中存在的安全問題進(jìn)行相應(yīng)的合理管理和控制。另外對(duì)于文書檔案資料，需要確保其自身的可靠性和真實(shí)性。企業(yè)自身需要注重計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案管理中心，要設(shè)置全面的安全管理控制措施，確保計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的日常安全和良好運(yùn)行。對(duì)于進(jìn)行文書檔案管理的人員，要做好全面的培訓(xùn)，確保其本身具有良好管理技術(shù)。

四、結(jié)語

對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，到目前為止并沒有達(dá)到較為成熟的地步，因此還需要對(duì)其中的很多問題進(jìn)行處理。只有從多個(gè)角度對(duì)計(jì)算機(jī)安全使用進(jìn)行控制和保護(hù)，才能夠確保文書檔案管理綜合水平的相應(yīng)提升。對(duì)于文書檔案來說，使用計(jì)算機(jī)可以提升其自身的工作效率，但是同樣也會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)相應(yīng)的安全問題，只有對(duì)這些問題進(jìn)行針對(duì)性的對(duì)策處理，才能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)在文書檔案的良好使用。

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