大數據時代高校檔案管理理念的轉變

郭婷

內容摘要：二十一世紀，飛速發展的信息科技將人類帶入大數據時代。大數據時代，人類的思維方式和行為模式發生了深刻的改變，高校的檔案管理工作亦是如此。大數據時代呼喚高校檔案管理工作理念的革新，提高了高校檔案工作的工作效率和工作效能，優化了檔案工作的業務流程。大數據時代要求高校檔案工作者轉變觀念，樹立大數據觀、大檔案觀、大服務觀和大平臺觀，轉變傳統檔案資料采集方式，學會科學的整合檔案資源，做好大數據時代高校檔案的安全防護。

關鍵詞：大數據時代 高校 檔案管理 理念革新

以原子能和電子計算機的發明為代表的第三次科技革命浪潮將人類帶入大數據的時代。信息數字化時代，高校的檔案管理工作也應當抓住大數據應用給檔案工作帶來的變化和機遇，從更新檔案管理理念做起，革新高校的檔案管理工作。

一.大數據時代呼喚檔案管理理念的革新

2012年《紐約時報》的一篇專欄中明確提出：“人類已經進入大數據時代。”所謂大數據，是指抓取所有數據進行分析處理的一種信息資產。相比傳統數據處理需要采用抽樣調查（隨機分析法）而產生的局限，大數據分析以其海量的數據規模、多樣的數據類型、快速的數據流轉和價值密度低等特征對人類傳統思維方式提出新的挑戰，改變了科學發展的范式——從計算模擬型轉向數據探索型。

雖然目前學術界并沒有給出一個絕對標準的定義來描繪大數據，但大數據自身的特征卻得到了學術界的一致認同。第一是數據量巨大。伴隨著互聯網、移動4G網絡和智能手機的普及，人們在使用各種各樣APP時產生了大量的數據，通過分析這些數據能掌握精確到個人的消費習慣和行為習慣；第二個特征是數據種類繁多。這也是伴隨著互聯網和移動智能終端的迅速發展而出現的特征，現在的數據不再是傳統互聯網時代以文本和數字為代表的時代了，各種各樣的圖片、視頻、音頻、二維碼等形式的半結構化和非結構化的數據涌現給人們的生活帶來了極大的便利；第三個特征是數據的價值密度低，這是指數據基數大，信息數據無限增值，相比傳統數據時代，有用的數據價值密度反而趨小。第四是數據處理速度快。數據量的急劇增多必然要求處理數據的能力加快，否則無法體現大數據時代的數據價值。因此，大數據與云計算能力相輔相成，缺一不可。

大數據時代，依托云計算功能的數據挖掘、處理和分析轉變了人類的思維模式，依托大數據發展起來的智能AI開始改變人們傳統的工作模式。以新聞傳播專業為例：2016年新華社正式推出新聞機器人“快筆小新”參與寫稿項目。同一年微軟公司的兩大智能機器人高情商的小冰和高生產力的小娜經實驗研究證實已經具備了對新聞素材做相應的智能分析包括情感分析在內的處理。2017年雙11期間“魯班”這一AI設計師設計了4億張商品展示廣告，即將到來的2018年更是被人們視為人工智能的元年。大數據時代，高校的檔案管理工作理應從傳統的紙質檔案收集、整理、管理工作轉向數字檔案收集、整理和管理、利用。

二.大數據時代轉變高校檔案管理工作理念的重要性

大數據時代，高校的檔案管理工作正悄然發生著轉變。未來的高校檔案管理工作一定會朝著建設大檔案、應用大技術、實現大服務的方向轉變，這要求高校的檔案工作者轉變傳統工作理念，學會應用大數據提高工作效率和效能，優化檔案工作的業務流程。

大數據時代，智能終端的普及與互聯網信息技術的應用必然提高了高校檔案工作的工作效率和工作效能。高校檔案管理工作記錄著高校的發展，是高校歷史的縮影。例如山東建筑大學檔案館儲存著學校發展的珍貴歷史檔案資料，涵蓋了學院大事記、教學、行政、人事、外事、財會、人物、實物、重大活動等方方面面的內容，檔案查詢量大，檔案利用率高。但由于檔案室工作人員有限，傳統手動管理檔案模式使得檔案工作人員的工作強度較大，同時紙質檔案也存在著檔案的查閱較為麻煩，檔案不易保存，檔案信息易丟失等問題。大數據時代檔案的電子化和數字化極大的降低了檔案工作人員的工作強度，提高了檔案管理工作效率和工作效能。

大數據時代，數字化檔案平臺優化了檔案工作的業務流程。傳統的高校檔案管理工作主要以紙質文件的整理、歸檔為主，按照目錄進行查詢。檔案工作者的勞動強大、檔案查閱不方便。大數據時代的到來，高校數字化檔案工作平臺既優化了高校檔案工作的業務流程，又方便了高校師生快速的檢索檔案、利用檔案。依托大數據技術，不少高校開展的檔案數字信息化平臺建設工作讓學校管理人員便捷的查詢諸如學校行政、教學、科研等檔案信息。通過抓取高校檔案大數據和分析檔案管理信息的需求，能進一步優化高校檔案管理工作流程，實現高校檔案管理的信息化和數字化。

三.大數據時代高校檔案管理工作的觀念轉變

高校傳統檔案管理模式主要是收集檔案、管理檔案、利用檔案三個環節。隨著大數據時代的到來，高校傳統檔案管理理念和模式面臨著數字化的挑戰。

首先，大數據時代要求高校檔案工作者轉變觀念，樹立大數據觀。所謂大數據觀，是指不再采用傳統的抽樣調查（隨機分析法）來處理數據，而是一切數據均有用的“全數據”觀。計算機處理能力的升級、云計算的出現轉變高校傳統的檔案收集、處理中不得不舍棄、剔除部分“無用檔案”的做法。大數據時代，檔案工作者要樹立“數據既檔案”的意識，收集一切檔案數據。

其次，大數據時代要求高校檔案工作者轉變觀念，樹立大檔案觀。作為人類集體智慧的結晶，檔案真實的反應著人類的生產與生活。大數據時代，高校檔案工作者要轉變傳統檔案觀念中重視學校文件、學校政務內容，輕視生活、藝術、校園文化等檔案數據的觀念，樹立“一切歸檔”的大檔案觀。數字化時代，智能終端和互聯網的普及應用讓“一切歸檔成為可能”。高校檔案工作者要學會運用電子計算機及時抓取互聯網的即時信息，避免讓這類信息檔案石沉大海。同時，高校檔案工作者要認識到大數據時代“檔案無處不在”，意識到遍布于計算機網絡節點和神經末梢的信息數據也是高校檔案的一部分，需要及時抓取歸檔。

第三，大數據時代要求高校檔案工作者轉變觀念，樹立大服務觀。技術的變革帶來服務的升級，大數據時代信息化、數字化的檔案應當要樹立“數據為人民服務”的觀念。這要求高校的檔案工作者轉變傳統的“坐等人上門”的檔案觀念為“主動服務”，思考大數據時代如何轉服務方式變被動為主動，為高校師生提供大檔案大服務。大數據時代，檔案的多元化和社會化是必然的趨勢，因此高校的檔案工作者要考慮如何補為高校師生提供檔案的“一條龍”服務，讓檔案數據服務不受時空的限制。

最后，大數據時代要求高校檔案工作者轉變觀念，樹立大平臺觀。大平臺觀要求高校的檔案工作者做好平臺建設。平臺建設是信息時代檔案工作謀求發展的必然之舉，通過檔案平臺既實現了用戶檔案資料的收集，實現了用戶運用智能終端進行便操作，還克服了高校與高校之間因獨立操作導致的“信息孤島”和“信息流轉不便”的問題。建立高校信息檔案的大平臺順應了“無紙化辦公”的趨勢，同時節省了高校檔案員的工作強度。傳統紙質檔案時代，檔案員需要對紙質文檔一一分類再存檔。大數據時代，通過高校檔案平臺操作系統讓檔案管理工作滲透到高校日常教學、行政工作的各個環節中，每個學院、科室辦理完結的文檔都通過平臺匯總，檔案管理員通過電腦軟件直接生成歸檔文件，方便檔案資料的存儲與調取。

四.大數據時代高校檔案管理工作應當重視的問題

如何在大數據時代轉變高校檔案管理的理念，創新高校檔案管理的方式，做好高校檔案管理工作是新形勢下高校檔案管理工作者必須面對的新課題。大數據時代，檔案資源的采集方式發生變化、檔案資源的存儲方式也在變化，這要求高校的檔案管理工作者必須注意以下幾個問題。

第一，轉變傳統檔案資料采集方式。高校的檔案主要包括：學生檔案（高中階段的檔案、大學期間的檔案）；在編教職工檔案；離退休人員檔案；行政教學工作檔案等。傳統的高校檔案資源采集方式主要是紙質檔案的收集，檔案管理信息化程度較低。大數據時代，高校的檔案工作者可以轉變檔案資源的收集方式，學會適時抓取網絡資源，主動出擊選擇學校重要的網絡資源歸檔以避免淹沒在網絡信息時代的數字浪潮中。加大高校的各個部門工作人員、學院行政秘書的大數據時代檔案的實時推送歸檔培訓。利用高校內部檔案平臺系統，盡量做到當日辦理完畢的文件材料實時推送，檔案管理員在平臺上接受推送信息并及時歸檔。降低了傳統集中歸檔時間緊任務重歸檔質量難以保障的弊病。

第二，學會科學的整合檔案資源。大數據時代必然伴隨著海量的檔案數據歸檔。這要求高校的檔案工作者提高信息數字化素養，學會應用信息軟件開展高校檔案數字化和電子化工作，提高科學整合檔案資源的能力。這要求高校的檔案工作加快數字化進程，推進高校傳統紙質檔案數字化工作以盡可能的做好紙質檔案的保護工作。同時，在面對大量碎片化、底層化的數字檔案時，轉變傳統以紙質檔案保管為主的“一元”檔案管理模式走向包含文檔、數字、圖片、音頻、視頻等“多元”檔案管模式，革新高校的檔案管理技術，提升高校檔案管理工作的效率，從“信息化”、“數字”的角度做好大數據時代“以計算機工作為主”的檔案管理工作。

最后，做好大數據時代高校檔案的安全防護?！皺n案安全工作事關黨和國家的根本利益。”大數據時代高校檔案工作者更要牢固樹立檔案安全的思想防線，確保高校檔案的信息安全。高校檔案信息安全保障工作是一項復雜的工程，信息化時代的數字檔案安保工作更是涉及到技術防范、網絡監控、平臺安全隱患排查以及漏洞彌補等。例如通過構建數字化防火墻做好網絡防護避免被別有用心的人盜取數據；定期備份高校檔案管理系統的數據庫資源避免因為硬盤損壞或者因為網絡黑客襲擊給檔案管理工作帶來不可挽回的損失。

參考文獻

[1]陳明九.大數據時代高校檔案管理系統建設研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報，2015.5：506-510

[2]劉陽.大數據時代檔案管理模式的變化研究[D].湘潭大學，2015.6

（作者單位：南陽師范學院）