勘探公司數字檔案館建設的幾點思考

馮 琳

塔里木鉆井公司 新疆巴音郭楞 841000

一、數字檔案館的概念

數字檔案館是在廣泛利用現代信息技術的基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。

二、數字檔案館建設的必要性

由于計算機網絡的發展及廣泛運用，使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。憑借網絡互聯技術，建立計算機網絡平臺，逐步建立起真正意義上的檔案數字信息中心，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網絡中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制，數字化的檔案具有資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用方便化等優點。

三、數字檔案館建設面臨的問題

（一）電子檔案管理的瓶頸

1、電子檔案的不確定性問題

電子檔案上的信息可以根據需要隨時進行擴展、壓縮或改變其存儲空間。這樣一來，增刪更改電子檔案不僅變得十分容易，而且可以不留痕跡。如果不采取有效的管理措施，電子文件檔案的原始性、合法性和憑證性將無法讓人信服。

2、電子檔案對系統的依賴性問題

電子文件從生成到保存都必須依附于計算機系統，否則便無法識別和利用。存儲在計算機光盤、磁帶上的電子文件，由于載體對存儲環境的要求過高，因此很難得以長期保存。

（二）數字化建設所需的設備不齊全

進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。對于檔案館來說，購買一套完整的快速掃描設備和軟件不是容易的事，并且檔案信息數字化過程完成后，花費大筆經費購置的設備有可能閑置或貶值，經濟效益和長期效應不很理想。

（三）數字檔案的安全性問題

數字化檔案依賴于數字化設備而存在，因此，數字化檔案具有不穩定性。主要表現在數字化文件所依賴的技術和設備更新換代異常迅猛，加上數字化檔案的易更改、易復制等特點，給數字化檔案的有效利用造成一定影響。

（四）檔案數字建設中常見的業務問題

紙質檔案在進行數字化操作的過程中，會遇到一系列的業務問題。一是檔案人員業務的不熟練。二是各科室的歸檔人員業務水平不高。三是各級領導將工作的重心放在安全、生產、效益上，不重視檔案工作，造成檔案工作的遲緩。

四、數字檔案館建設的應對措施

（一）加強電子檔案管理的對策

1、組織好電子文件的歸檔

必須加強組織管理，明確電子文件歸檔工作的流程和相關部門的職責。電子文件的形成者或承辦者最熟悉其內容和電子文件相互之間的關系，所以，應由他們收集并整理文件后向檔案部門移交，這樣才能保證電子檔案的質量。與此同時，檔案部門必須對電子文件的歸檔進行指導和管理。

2、強化電子檔案的原始性、真實性

必須建立一套科學、合理、嚴謹的管理制度，維護電子檔案的原始性和真實性。其中維護電子檔案信息安全方面的主要要求是:（1）電子檔案的制作過程要責任分明。（2）電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態下發生信息的損失和變動。（3）建立和執行科學的歸檔及保管制度。

3、強化對電子檔案收集、整理、保管和利用的管理

（1）要注意電子文件的收集積累方法

電子文件的特性和表現功能不同于紙質文件,因此其收集積累的方法和要求也不同于紙質文件。電子文件必須與相應的紙質文件建立標識關系；電子文件在收集積累過程中，應刻錄成光盤一式兩套，以免在系統發生意外情況時文件丟失。

（2）要保證電子檔案的安全

第一，要保證電子檔案載體在物理上的安全。要創造一個適合于磁、光介質保存的環境。第二，要保證電子檔案在內容邏輯上的準確性。第三，要對電子檔案的載體進行有效的檢測與維護。對所保存的電子檔案載體必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。

（3）明確電子檔案利用的方法

利用網絡進行電子檔案的傳輸得到了越來越廣泛的應用,也反映出一些技術上的問題:首先是檔案傳輸中的安全問題。目前比較可行的方法是在檔案傳輸前將數據加密。其次要采用安裝防病毒軟件的方法對來自網絡上的文件進行病毒檢測。最后是電子檔案的合法性問題。在 OA系統中的電子檔案簽字即電子簽字必須得到法律部門的認可。

（二）改變工作方式，健全工作規范

館藏檔案大部分以數字形態存在，以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用于管理數字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規范。

（三）建立一支現代化、高素質的企業檔案管理隊伍

作為電子檔案管理人員，必須努力提高自身的素質。在掌握檔案管理基礎知識的基礎上，還必須學習與計算機應用相關的知識，同時還應掌握一定的英語知識。應制定有利于吸引和穩定電子檔案管理及工程技術人員的措施，加強檔案管理隊伍的素質與能力建設。