基于云平臺的高校系級檔案資源共享平臺的應用

楊佳音 孫立明 夏金存 葉怡仙

【摘要】本文針對高校系級檔案管理和利用的現狀和問題，通過實踐考察和問卷調查，較為全面地了解和掌握系級檔案信息資源化建設的必要性和發展要求。并利用云平臺來推動系級檔案信息資源共享平臺的應用，以提高系級檔案信息資源管理水平，更好地利用和開發信息資源為學校和師生服務。

【關鍵詞】高校；系級檔案信息管理；要求；共享平臺；應用

教學系部是高校教育教學與管理的基本單位。在日常的教學、科研及管理運行中，系部產生并積累了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等信息資源，這些都是系部實現人才培養目標的真實記載和重要記錄，是高校教學檔案管理中非常重要的組成部分。近年來，教育教學評估、質量監督檢查等工作極大地推動了高校教學部門檔案的建設和發展，系級檔案管理取得進一步的發展。隨著現代信息技術的迅猛發展，傳統的檔案管理方式已經無法適應信息社會飛速發展的需要，系級檔案信息的資源化建設勢在必行。

一、高校系級檔案信息資源化建設現狀

筆者對廈門醫學院及廈門三所高校的教師、教輔人員和管理人員共100人進行了問卷調查，分析高校系級檔案資源信息化建設現狀，系級檔案資源信息化管理和共享的具體要求，探索檔案資源信息化建設過程和方法，如何達到安全高效的管理，為實現資源共享奠定基礎，見“表1”。

調查表明：調查對象普遍認為，對系級檔案進行信息化管理很重要，由于目前系級檔案的管理能力有限，大家從各類網絡信息平臺獲取到的系級信息不完整且較為分散，不利于信息的保存和查閱，也不利于信息資源的利用和開發，因此對構建系級檔案信息資源共享平臺有著強烈的期待。

部分問卷對象對系級檔案信息資源共享平臺的構建提出了自己的看法：對檔案信息資源的準確性，檔案信息資源更新的及時性，檔案信息資源的安全性，信息平臺操作使用的便捷性表示出了一定的擔憂。希望查找信息的方法便捷，信息數據能及時更新；為確保數據的真實及時，建議與考核掛鉤；建議和學校現有網絡平臺能對接；希望專人管理，專人建設，落到實處。

二、 高校系級檔案信息資源化建設的意義

檔案信息資源化建設有著重要的意義。做好檔案信息資源化建設，既可實現對檔案信息的優化管理，使各類檔案得以更安全高效地保存，又可以促進信息互動，提高檔案信息利用率，進一步實現檔案信息價值。做好系級的檔案信息資源化建設，不僅僅是為系部師生服務，還可以為學校和上級部門提供有價值的檔案材料，為學校的教學、科研和黨政管理等工作服務，甚至為社會公眾服務，對高校教學檢查、教學質量監督和教學評估都有著重要的作用。

三、高校系級檔案信息資源共享平臺的應用思路

針對當前資源獲取渠道分散、存儲無序、查找獲取困難、安全性差等問題，全面分析和梳理系部檔案信息資源；根據檔案信息資源的用戶群體、檔案屬性、保密性要求等，對檔案信息資源進行分類；通過合理的分類，不僅便于查找，更便于進行訪問權限控制；綜合分析用戶對檔案信息資源的訪問需求，設定不同的角色，并對每種角色設置對應的訪問權限。

（一）信息共享平臺需滿足的條件。1.方便各級用戶獲取和提交檔案信息文件。允許用戶在任何時間和地點下載或提交權限范圍內的檔案信息文件。2.用戶能快速查找所需要的權限范圍內的檔案信息文件。3.具有完善的權限訪問控制，切實保障檔案信息安全。4.操作系統簡單、方便、易懂，可以滿意不同年齡層次的用戶需求。

（二）信息共享平臺的選擇。結合廈門醫學院數字化校園建設現有資源，擬采用愛數云盤來作為系級檔案信息共享平臺。AnyShare Cloud是專業的企業網盤，為企業內部協作提供高效的文檔辦公服務。采取權限管控，防范誤操作；多環節控制，保障數據安全；副本存儲備份，HTTPS傳輸加密，防數據丟失；涉密級文檔可以防復制、打印、截屏等，防數據泄密。

（三）共享信息分類。1.院級。包括：上級部門文件、醫學院發文、規章制度、通知公告。2.系級。包括：黨務工作、行政工作、系部行文、工會事務、財政預算、人才培養方案、教學計劃、課程標準、課程安排、教學督導、教學檢查、專業建設、課程建設、本科建設、實驗實訓、招生工作、迎新工作、畢業生工作、就業工作、專升本工作、社會培訓、人才招聘、職稱評聘、校企合作、外事參訪、出差審批登記、各類值班安排、申領報銷、常用模板和表格。3.教職人員。包括：教師比賽、教師獲獎、教師培訓、考核評優、繼續教育、師資隊伍、科研申報、科研成果、教學工作量、導師工作。4.學生。包括：技能比賽、創新創業、學生獲獎、學籍異動、考試安排、實習見習、學生活動。

（四）信息共享平臺的權限設置。根據系部各級人員對檔案信息的使用范圍不同，系統管理員對用戶的權限進行了配置。1.系部共享平臺管理員負責整個共享平臺的日常維護和管理，具有最高權限，對檔案信息具有上傳、顯示、預覽、下載、復制、修改、新建、刪除等權限。2.系部黨政領導及系部各專業負責人負責共享信息的把關、審查和監督，對檔案信息具有顯示、預覽、下載、復制和修改等權限。3.系部教工屬于普通用戶，對部分不涉密可公開的文件信息具有顯示、預覽、下載的權限，對常用模板或表格具有顯示、預覽、下載、復制的權限。4.系統管理員還可以通過群組文檔來給一個臨時項目組成員進行分享協作，對平臺上的信息進行編輯修改。

四、結語

探討基于云平臺的高校系統檔案信息共享平臺的使用，是從提高現代化管理水平、方便利用的實際需求出發，適應校園信息化建設的要求，做好原有紙質檔案文件的數據庫建設工作，在安全有效的前提下推進檔案信息資源的共享建設，為系級檔案利用提供最大方便，為學校教學、科研和黨政管理等工作服務，最大限度實現系級檔案價值。

【課題項目：廈門醫學院2016年上半年校內課題，課題名稱：高校系級檔案信息資源化建設，課題編號：J2016-11】

【參考文獻】

[1]楊大偉.高職系部教學檔案信息化管理的SWOT分析[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2011（06）：136-137.

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