人事檔案管理工作現狀的分析與對策

摘要：人事檔案是人事調動過程中，用于記錄詳細調動信息的資料檔案，同時也是個人經歷、工作狀態、德才的重要體現，而人事檔案管理工作則是通過采用多種有效方式，實現對人事檔案的收集、整理、儲存，具有重要現實意義。然而，該項工作在實際開展的過程中，通常并不會受到企業重視，加之受到儲存環境、管理流程、工作人員等多方面因素的影響，無法充分保證人事檔案管理工作的有效性。本文將結合實際情況，闡明人事檔案管理工作的重要性，分析其工作現狀，并提出新時期下優化人事檔案管理工作的具體對策，為今后開展的各項工作提供有力參考。

關鍵詞：人事檔案；管理工作；對策

人事檔案作為記錄個人經歷、學歷、品德的重要標準與參考依據，其準確性對于人員調動與人事安排等，具有最為直接的影響。然而，從目前情況來看，企業在人事檔案管理工作這一方面的關注度明顯不足，缺乏對檔案管理人員的系統培訓，加之企業沒有為人事檔案提供單獨、專門的儲存場所，導致人事檔案損毀相對嚴重，缺乏可信度。這些均是人事檔案管理工作中較常出現的問題，同時也說明了優化檔案管理工作的重要性。因此，對人事檔案管理工作現狀進行分析，并提出優化對策具有重要的現實意義。

一、人事檔案管理工作的重要作用

人事檔案是個人學歷、工作經歷、調動等方面的詳細記錄，一般情況下通常是以紙質檔案進行記錄與保存，是員工調動的重要參考依據。因此，人事檔案管理工作，是企業日常工作中的重要組成部分，應得到相應的重視。科學有效的檔案管理，可以實現對人力資源的有機調配與運用，使得人員分配更加符合員工自身的實際工作狀況，從而有效提高企業、部門的核心競爭力，對于企業長期穩定發展具有重要的現實意義[1]。然而，由于社會經濟的快速發展，各行各業的用人需求不同程度增加，而在檔案管理這一方面，人才也相對緊缺，影響到了該項工作的有效性。因此，檔案管理問題是企業亟待解決的一項重要問題。

二、人事檔案管理工作現狀

（一）輕視人事檔案管理工作重要性

雖然，人事檔案管理工作，并沒有直接對企業日常工作造成影響，但是由于檔案真實性、準確性會對企業人員調動與分配產生影響，若是其管理工作出現問題，將會導致人員調用情況無法得到有效控制[2]。然而，現階段企業在發展的過程中并沒有重視這一工作內容，相反存在一定輕視態度，沒有意識到認識檔案管理工作的重要性，缺乏較為良好的管理意識。這就使得當前人事檔案自身的積極作用，無法被充分發揮出來，進而為企業相關工作帶來較大的工作阻礙。此外，在實際工作的過程中，還存在工作人員歸檔意識不強的情況，存在僥幸心理，沒有實現對檔案信息進行動態更新，而信息補充、說明、歸檔等工作有效性更是無法得到保證，這就導致人事檔案管理混亂這一消極情況，各項檔案信息的真實性、準確性、及時性等，均無法得到保證，對于企業日常工作、員工人事調動等方面均產生了較大的影響[3]。

（二）管理方式落后

由于人事檔案是記錄人員工作變化、經歷等方面的政治性材料，具有一定的保密性質。在科技時代背景下，傳統的管理方式不再是實現檔案管理工作的唯一手段與方法，而在信息化的影響下，傳統紙質檔案，也正逐漸朝著電子化檔案進行轉變，以適應當前社會信息化發展趨勢。然而，就目前企業人事檔案管理工作現狀進行分析，紙質檔案仍然是檔案的主要形式，電子化檔案的普及率相對較低，沒有實現現代化信息建設。在人事檔案管理方面，工作人員并沒有將檔案資料錄入電腦，仍然是采用手工方式進行記錄，為檔案及時更新、保存等帶來一定困難。此外，企業并沒有為人事檔案提供專門的存儲空間。大部分情況下，人事檔案會與辦公室其他材料混雜在一起，而員工也可以隨意接觸到這些機密資料，使得人事檔案篡改、丟失等情況屢見不鮮，甚至還會出現材料信息來源不明、信息損毀、紙質檔案殘缺不全等，最終導致企業人事檔案管理工作無法形成規范化、標準化體系，無法為企業人員調用提供有力參考依據。

（三）主動服務意識缺失

雖然，人事檔案管理被作為企業日常工作中的一部分主要內容，但是事實上，這一工作通常是局限在管理層面，更加注重的資料管理，在利用方面明顯不足。在管理過程中，管理人員始終是將個人工作集中在收集、歸納、整理這幾個方面，并不會主動利用人事檔案中的相關數據、信息與資料，而檔案動態規律也被忽視，加之員工主觀服務意識的缺失，在日常工作的過程中，無法形成主動為領導提供參考資料、有效依據的潛在工作意識，進而導致當前企業員工的實際工作狀況、人員分配情況、人員調動情況等信息，無法真實、及時、有效的體現在領導面前，為企業可持續發展帶來較大挑戰與威脅。

（四）管理人員專業素質較低

專業從事人事檔案管理工作的技術人才缺失，是企業完善人事檔案管理過程中，所面臨的最主要問題。大部分員工在上崗之前，并沒有系統的學習過相關知識，且對管理工作認知尚不明確，通常是由于職位需要臨時調用，或是一人身兼數職，因此無法針對人事檔案管理工作中的各項內容進行更為及時有效的處理，使得檔案管理工作有效性無法充分發揮。與此同時，在信息時代背景下，檔案管理工作內容、工作方式均在不斷更新，而由于管理人員自身缺乏較強的學習意識，加之企業對檔案管理工作的忽視態度，使得大部分管理人員無法系統的學習信息技術，因此檔案仍然是以傳統紙質檔案為主，電子化檔案并沒有普及，限制了檔案管理工作的進一步完善。此外，員工缺乏責任感也是限制檔案管理工作進一步完善的關鍵性內容。由于管理人員主觀責任意識的缺失，在實際工作的過程中，沒有嚴格執行上級命令，從而影響到人事檔案管理工作的有效性。

三、人事檔案管理工作優化對策

（一）提高認識檔案管理意識

在當下，人事調度與分配已經成為現階段影響企業發展的一項重要內容，而人事檔案管理則是可以為企業領導的各項認識安排提供最為直接、有效的參考依據，使得領導決策更加具有實效性。因此，在今后發展的過程中，檔案管理人員應對個人工作內容、工作性質、工作重要性等方面有著更為全方位的認知，及時更新思想觀念，并加強學習，充分認識到檔案管理工作的重要性，提高個人工作意識，從根本上進行改變，適應當前時代變化為其工作帶來的新要求，從而有效提高工作質量。不僅如此，企業也應該給予人事檔案管理相應的重視，并及時采取有效措施對其存儲環境、調取流程、監督等方面進行完善，充分保證檔案的安全性與真實性。

（二）加強信息化建設

信息化已經成為時代發展的一種必然趨勢，不僅有助于企業優化工作流程、提供工作效率，還可以實現對數據信息的實時收集與整理。因此，信息技術的應用對于企業發展是較為關鍵的一個重要環節。人事檔案，作為人事調度的直接參考資料，同樣也應該實現信息化，檔案資料準確性才可以得到進一步提升。為了達到這一目標，企業首先應重視人事檔案管理這一工作內容，實現紙質檔案到電子檔案的轉化，并且加大投資力度，對計算機、掃描設備等進行檢查與維修，保證機械設備的正常使用，為實現檔案管理工作信息化提供根本保障。在此基礎上，企業海英建立起完善的人力資源信息化系統，充分利用計算機的基本特征，對檔案數據、信息資料進行收集、整理、歸納與存儲，既可以減輕工作人員自身的工作壓力，同時還可以有效提高工作質量，減少人工操作可能造成的各項工作失誤，加強信息建設，保證人事檔案資料真實性、準確性、安全性，實現人事檔案管理工作的信息化發展。

（三）提高檔案資料的有效利用率

人事檔案利用率低下，是檔案管理工作所面臨的一項主要問題。針對這一情況，企業需要真正認識到人事檔案的重要性，在今后開展各項工作的過程中，重視人事檔案資料內容的及時更新與處理，使得人事檔案可以更加全面、充分的反映出一個人真實的生平記錄，進而根據這一記錄，進行人事調動工作，有效提高人事檔案的有效利用率與自身價值。

（四）提高工作人員專業素質

員工自身的專業素質是影響該項工作的最直接因素，為了從根本上提高管理人員的專業素質，企業應從多方面著手開展相關工作。首先，定期對員工進行專業知識培訓。為了使管理人員的思想觀念更加符合企業發展與社會發展的實際需求，企業必須對員工自身的專業知識進行綜合系統的培訓，使得員工具備較強的專業知識。其次，對管理人員計算機技術進行培訓。信息化已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢。因此，加強計算機技術培訓，可以提升管理人員自身的工作能力、工作技巧，以避免管理人員操作失誤而造成檔案資料損毀。最后，完善監督管理。良好的外在監督環境，可以為員工營造一種良好的工作氛圍，使得管理人員的工作行為可以得到進一步約束，促使其工作逐漸朝著規范化、標準化方向發展，全方位提升工作質量與工作效率，保證檔案管理工作的順利落實。

結束語：

綜上所述，作為企業日常管理中的一項重要內容，其工作質量對于人事調動有著最直接的影響。因此，重視人事檔案管理工作、強化工作人員素質、實現信息化管理，已經成為當前企業優化工作流程的一種必行之策。在新時期下，企業應重視檔案管理工作，針對其在實際工作過程中存在的問題，提出優化方案，使得檔案管理工作更為有效，為企業穩步發展以及人員調配工作的順利進行提供有力保障。

參考文獻：

[1]汪海港.關于教育系統人事檔案管理工作的探討[J].速讀（上旬），2017，（7）：191

[2]常永山.淺談流動人員人事檔案管理的難點及對策[J].企業文化（中旬刊），2017，（3）：199-201

[3]宋濤妤.新形勢下人事檔案管理工作的研究與探討[J].卷宗，2016，（7）：31-31，32

作者簡介：張楊（1982，1-），湖南人，廣東省中山市科學館工作。