關于加強人事檔案信息化管理工作的探討

趙雅杰

摘要：在當前信息化環境下，人們的生活方式發生了較大的變化，信息技術在各行各業中開始應用。在人事檔案管理工作中引入信息技術，可以有效的提高人事檔案信息化管理水平，更好的發揮出人事檔案的重要作用。文中分析了人事檔案信息化管理的重要性，并進一步對加強人事檔案信息化管理工作的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；措施

隨著科學技術的快速發展，傳統的人事檔案管理模式越來越無法與當前時代發展需求相適應，這也促使人事檔案加快了信息化建設的進程。通過將先進的科學技術在人事檔案管理工作中進行應用，為人事檔案信息化管理打下了堅實的基礎，同時也對人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰。因此在實際工作中需要積極采取有效的措施來提高人事檔案信息化管理水平，更好的發揮出人事檔案信息化管理的重要作用，積極促進人事檔案信息的開發利用。

一、人事檔案信息化管理的重要性

（一）改變管理工作方式，提高管理水平

通過對人事檔案實施信息化管理，可以打破傳統人事檔案管理模式的束縛，改變人事檔案管理工作方式，不僅有利于降低人事檔案管理人員的工作強度，而且全面提高了人事檔案管理自動化水平。而且人事檔案實現信息化管理后，增加新的檔案信息也更具便利性，有利于單位領導隨時對員工工作的表現進行考察，能夠積極促進員工工作的積極性。

（二）保證檔案信息的完整與真實

人事檔案信息化管理實現后，利用先進的計算機技術來對檔案信息進行管理，可能有效的防止檔案信息丟失情況的發生，有利于保證檔案信息的完整性和真實笥。而且紙質檔案信息經過數字化轉化后，所形成的電子檔案信息更便于使用者查詢，有效的保證了原始檔案信息的安全性。

（三）提高人事檔案信息的利用率

人事檔案信息化管理實現后，單位內部具備查詢權限的人員可以隨時對檔案信息進行查閱，有利于提高檔案信息的利用率。而且在檔案信息化管理工作中，通過一次的檔案信息錄入，將紙質檔案向數字化轉化，可能實現檔案信息的高效查詢，明顯的提高人事檔案信息的利用率。

二、加強人事檔案信息化管理的措施

（一）加大對基礎設施建設力度

基礎設施欠缺已經成為限制單位人事檔案信息化管理工作落實的主要因素。正是由于基礎設施的重要性，各單位人事檔案管理人員應該提高對于人事檔案信息化建設的重視，充分認識到人事檔案信息化管理對發揮人事檔案價值的重要意義。并在實際工作中加大投入力度，積極配備完善的基礎設施，為檔案信息化管理提供重要的物質保障。而且對于配置的基礎設施，還要重視日常的維護和保養工作，為人事檔案信息化管理工作的實現打下堅實的基礎。

（二）建立一套完整的數據管理系統

基于計算機技術和互聯網技術的優勢，在當前人事檔案信息化管理工作中，需要積極構建一套完整的數據管理系統，全面提高人事檔案信息化管理水平，促進人事檔案信息的共享和滿足檔案信息的更新要求，實現人事檔案信息的高效存儲，實現人事檔案的高質量管理及便捷利用。

（三）建立健全檔案信息化的標準規范

檔案信息化建設的標準規范是檔案信息化建設的根本原則，一旦規范標準缺失，則會導致在檔案的移交、整理、存儲、目錄錄入、信息檢索、信息安全性方面存在較多的問題，無法實現信息資源的整合和高效利用，信息之間缺乏兼容性和開放性。為此，要進一步完善檔案信息化規范標準體系的建設，要從檔案的數據標準體系、信息資源標準體系、應用系統標準體系三個方面來進行構建，從而為人事檔案信息化管理工作的有序開展提供重要的保障。

（四）進一步加快數據庫的建設速度

在開展人事檔案信息化管理工作中，首先就應該根據單位內每一位工作員工的實際情況創建一份人事檔案，進而保證人事檔案信息內容的完整，以人事檔案信息創建單位內部的檔案信息平臺。其次，人事檔案數據庫在應用過程中，還應該定期檢測維護信息化設備，保證基礎設施的安全及穩定，充分發揮互聯網技術與計算機技術所具有的優勢，推動人事檔案信息化管理工作建設速度。最后，創建人事檔案網絡服務系統，提高人事檔案服務高效，保證單位工作人員能夠充分利用人事檔案服務網絡系統內人事檔案信息內容。

（五）構建完善的檔案信息化安全保障體系

良好的檔案信息安全保障體系是最堅硬的屏障，而一旦出現檔案信息的泄露，其后果是不可控、無法預知且無法補救的。首先要從硬件設施的安全性能上強化安全問題。不定期的巡查設備的服務器和網絡設備的運行狀態，防止因線路老化及設備老化而導致的安全隱患，還要做好同步的信息備份工作，將備份數據與檔案信息化數據庫進行隔離，以保證發生危險時備份數據的安全性。其次要注重強化對惡意病毒、木馬等網絡危害源的防范和控制，加強對木馬程序、鏈接網站以及黑客攻擊等問題的重視和防范。最后還要建立起安全的用戶防護平臺，并以訪問權限、身份驗證、數據庫日志檢測等技術來強化應用系統的安全。

（六）打造一支復合型高素質的檔案信息化人才隊伍

在人事檔案信息化管理工作中，對于檔案管理人員的綜合素質具有較高的要求。基于傳統人事檔案管理工作無法滿足檔案信息的隨時調取及遠程服務需求，因此通過加強檔案信息化建設，這就需要打造一支專業的檔案信息化人才隊伍。因此在日常工作中要重視對檔案管理人員的信息技術知識的培訓，全面提高檔案管理人員對信息技術水平，使其在實際工作中能夠充分的運用各種信息化管理軟件，實現對檔案信息的高效管理。同時還要重視后備人才的培養，充分的將專業理論與專業技能相結合，全面提高檔案管理人員的綜合素質。

三、結束語

當前人事檔案信息化管理已成為各單位現代化建設的重要內容，因此在現階段，需要加強人事檔案信息化管理工作，全面提高人事檔案管理工作的質量，在日常工作中需要強化基礎設施建設，構建完善的檔案信息化管理規范和數據管理系統，加強人才隊伍建設，為人事檔案信息化管理工作的有序開展打下堅實的基礎。

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