供電企業基于項目化模式的智慧檔案館管理平臺建設

李臨

(國網天津市電力公司綜合服務中心檔案館，天津 300181)

0 引言

供電企業是經濟發展的重要支撐點，是推動城鄉建設、發展區域經濟的重要基礎力量。供電企業每年承擔著大量的電網建設及改建項目，所涉及的檔案資料類別復雜、數量繁多，對檔案館的管理要求較高，因此傳統性質的檔案管理體系已不能滿足檔案管理的需求。根據企業要求，檔案館要以“檔案服務支撐企業發展”為著力點，在規范檔案管理上聚力量，在檔案業務建設上謀發展，大力實施檔案法制化、專業化、標準化、信息化建設。在信息互聯互通的發展趨勢下，公司建設需要充分利用各類信息資源，發揮檔案功能，以知識共享協助公司決策，全面提升檔案服務能力和工作價值，努力把智慧檔案館打造成服務公司全球能源互聯網建設的知識平臺。

1 項目化管理與智慧檔案館建設理論基礎

企業項目化是依托于現代企業管理知識和項目管理知識，對企業項目化管理實踐的總結和提升，在企業項目化管理實踐過程中是較為適用的做法。企業項目化管理的知識，既是企業項目化管理的實踐經驗總結，又為企業項目化管理的時間提供指導，是企業項目化管理能力的重要組成部分[1]。

智慧檔案館是對數字檔案館的提升，與數字檔案館僅從檔案資源管理方面改進不同，智慧檔案館可以通過采集終端和多種網絡技術，實現物聯網、互聯網等網絡的互通，通過網絡監控把控動態信息，及時反饋智慧檔案信息，實現檔案館的人、物之間的全面互聯[2]。

智慧檔案管理體系建設包括智慧管理、智慧收集、智慧服務、智慧保護、智慧監督五大平臺。在智慧檔案平臺中，通過管理信息系統的建設、庫房安全防護建設、智能監控系統建設的有效聯動，將檔案的收集入庫、檔案的存儲設備、對庫房環境的監測及檔案數據的統計分析進行一體化的綜合構建，實現智慧檔案館的集中式管理[3]。

2 基于項目化模式的智慧檔案館管理模型構建

基于項目化模式的供電企業的智慧檔案館管理，首先需要設立明確的建設目標，并依托項目化管理的模式，由項目管理領域、運營管理領域、組織管理領域、技術管理領域和人員管理領域五大模塊構成。項目管理領域由項目孵化與項目管理兩大模塊構成；運營管理領域包括運營轉化和運營管理兩部分，是項目化管理的核心基礎；組織管理領域是企業項目化管理操作層級的保障，包括組織架構、組織職責、組織制度；技術管理領域從設備更新、系統構建和環境建設3個方面構建；人員管理領域則根據企業組織管理的分工、制度、文化和工具要求，進行企業人力資源的績效、培訓等管理。以檔案技術設備革新作為保障，以組織及人員管理方式的提升作為支撐，循環式體系不斷優化檔案管理平臺，建立立體式的管理體系。供電企業基于項目化模式的智慧檔案館管理模型如圖1所示。

圖1 基于項目化模式的智慧檔案館管理模型

3 基于項目化模式的智慧檔案館管理實踐

3.1 建設目標

智慧檔案館根據公司整體的規劃要求設定了“更高效、更完整、更安全”的建設目標，發揮檔案能效性，滿足公司全面發展的需求。充分利用檔案資源，加快檔案信息的流通，全面建設信息的智慧互通，實現檔案資料、數據資源、運行狀態和用戶需求的便捷獲取。從硬件設施上逐漸引入智能定位、安全監控、人臉識別等智能科技裝備，實現全程監控及檢索日志記錄，提升檔案安全建設及日常管理水平。

3.2 項目管理

項目往往來自企業的高層、外部需求拉動或企業改進和創新的動力。項目孵化由企業主動策劃和發起，項目孵化能力代表企業項目化管理的水平。檔案館甄別檔案管理中出現的管理滯后點，提煉出智慧檔案管理平臺建設中需要改進的主要方面，通過對檔案管理全周期的總結分析，結合管理人員的意見，進行項目策劃和項目發起。企業項目孵化模塊導圖如圖2所示。

圖2 企業項目孵化模塊導圖

3.2.1 智慧檔案館建設的需求識別

針對傳統檔案管理中存在的主要問題，包括檔案收集中的檔案缺失，檔案回收延期較多，檔案仍停留在儲存功能，檔案服務功能較差等問題進行需求識別。

3.2.2 智慧檔案館建設的項目策劃

針對需求識別中存在的問題進行類別分析，結合檔案館發展的實際情況并綜合檔案管理經驗，組織發起五類智慧檔案管理項目包括智慧管理、智慧收集、智慧服務、智慧保護、智慧監督五大類別。

3.2.3 智慧檔案館建設的項目發起

由項目主要負責人對五大類項目進行項目成員分類，明確項目的目標及實施策略，安排項目領導人和相應職責。

3.3 組織管理

企業項目化組織管理，需要以結合企業現有情況下的組織人員條件，遵循項目化戰略引導，對企業項目化管理的組織架構、職責劃分、制度建設進行組織、部門和崗位的協調。

3.3.1 健全檔案工作組織架構

檔案工作的組織架構需要結合公司的層級設置和管理模式，形成緊密相連的管理網絡，逐步建設成為網絡管理體系，健全管理機制。整個管理網絡包括分管領導、部門負責人、各職能部門負責人及專(兼)職檔案人員、重要技術人員，并與崗位責任制相結合，保證資料歸類到形成檔案的整個流程的責任落實，形成對檔案全過程的管控。企業組織架構設計模塊導圖如圖3所示。

圖3 企業組織架構設計模塊導圖

3.3.2 落實相關部門職責

通過管理制度的完善，明確并落實檔案管理部門及相關業務部門的責任，體現檔案工作的全員參與和全過程控制。檔案管理部門主要職責是各部室和基層單位檔案工作的歸口管理部門。負責指導監督各業務部門檔案歸集與整編工作和建立完善檔案工作對標考核體系等方面的責任。開展檔案信息化建設，強化落實該部門在電子文件管理方面的責任，落實業務部門在文件材料辦理、收集、整理等工作中的責任。企業組織職責模塊導圖如圖4所示。

圖4 企業組織職責模塊導圖

3.3.3 檔案制度體系建設

檔案工作標準化體系建設以提升檔案服務能力為目標，以完善通用制度、統一規范標準為重點，建立以工作規章、管理制度、業務規范為主要內容的檔案標準體系，規范公司檔案管理工作。制定監督檢查計劃，結合績效考核，定期開展監督檢查工作；針對監督檢查中發現的問題，及時整改，并對整改情況進行跟蹤督促，促進標準體系建設工作的持續改進。企業組織制度模塊導圖如圖5所示。

圖5 企業組織制度模塊導圖

3.3.4 企業管理工具

利用智能辦公系統，加強實施檔案工作的前端控制。以協同辦公平臺為載體，通過采取權限分級控制機制，實現檔案管理與工程建設流程端對端管理，已實現檔案管理與1100多條核心業務流程的深度耦合，結構化和模塊化管理優勢日益凸顯。對于辦公、工程、合同、采購、財務等業務，通過在各業務信息系統平臺與檔案信息系統實現對接，嵌入檔案移交、接收等功能，確保檔案形成和收集環節的規范化。企業管理工具模塊導圖如圖6所示。

圖6 企業管理工具模塊導圖

3.4 技術管理

3.4.1 設備更新

檔案館實施RFID電子標簽技術，對每一盒檔案設置獨立的“標簽”，通過讀取標簽信息實現檔案的身份識別，將電子檔案內容與實體檔案位置相對接，達到智慧管理的目標。通過RFID超高頻讀寫器，不但可實現一個或多個檔案借閱信息的快速、同時登記，還可以通過手持終端對庫房中檔案盒及文件進行掃描盤點，使庫房管理工作更加高效、簡單、便捷。企業設備更新模塊導圖如圖7所示。

圖7 企業設備更新模塊導圖

3.4.2 數字檔案存儲新

檔案館設立掌上蘭臺項目，開發掌上蘭臺終端系統，全面建設數字檔案館的移動應用平臺。實現檔案資源互通共享，立足于大數據挖掘技術和已有檔案資源，將各項檔案資源進行融合貫通，形成矩陣式的數字檔案館聯盟。通過檔案檢索查詢、檔案借閱、檔案專題、檔案咨詢服務等業務功能的移動應用，實現用戶通過移動終端訪問公司內網數字檔案系統，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用，提升檔案信息的利用價值，為公司開展智慧型數字檔案館研究與建設提供業務和技術支撐。企業管理系統模塊導圖如圖8所示。

圖8 企業管理系統模塊導圖

3.4.3 智能庫房內部環境

檔案館計劃建設智慧庫房，設立檔案存放環境智能管理系統，并配置環境傳感器、空調控制器、恒溫恒濕空氣凈化機，以每個庫房為中心，通過區域控制器，采用無線射頻通信技術實現實時檢測庫房溫度、濕度數據，根據采集到的數據自動控制空調、一體機等設備的功能，使庫房環境符合存放檔案的要求。企業環境建設模塊導圖如圖9所示。

圖9 企業環境建設模塊導圖

3.5 人員管理

3.5.1 建立約束機制

以績效和風控等措施建立約束激勵機制。將檔案管理成效與績效考核相關聯，對檔案的歸檔率、檔案移交級整編規范率等指標進行量化設置，逐步建設各級崗位的績效管理機制，對各級崗位人員高質高效的完成檔案工作進行監督。明確基層單位辦公室、文檔管理人員年度績效合約中的檔案管理任務，將檔案規范化管理程度納入對基層單位主要負責人的年度業績考評。企業項目化薪酬績效模塊導圖如圖10所示。

圖10 企業項目化薪酬績效模塊導圖

3.5.2 重視檔案人才的培養

對新上崗檔案人員、工程項目負責人和現職檔案管理人員進行分層次、分類別專業培訓。每年定期對工程建設人員進行檔案管理知識培訓，對專兼職檔案人員進行業務輪訓，邀請檔案專家進行專題授課。搭建溝通交流平臺，鼓勵員工參加繼續教育和在職培訓，組織參加上級單位開展的培訓班，著力提升公司檔案人員的業務素質，形成“分層次培養、分類別培訓”“請進來、走出去”的培訓機制。企業項目化人員培訓模塊導圖如圖11所示。

圖11 企業項目化人員培訓模塊導圖

3.6 運營管理

運營轉化是指將企業中的項目活動，通過管理能力提升將其轉化為運營活動進行管理，從而降低管理成本提升管理績效的過程。運營轉化主要包括技術轉化、組織轉化、人員轉化。技術轉化是對技術問題進行識別、分析、解決，最終將技術創新轉化為業務創新；組織轉化指在運營轉化中，對原進行項目的組織進行解散與重置使其適應運營管理方式；人員轉化是把項目團隊成員進行安置，使之重新進入項目的運營管理之中。通過運營管理的轉化，固化智慧檔案館建設項目中的人員責任體系、工作流程及互聯網、物聯網等技術設備的綜合運用能力，將智慧檔案館建設的五大類別項目及其子項目轉化為檔案館的日常運營。

圖12 企業運營轉化模塊導圖

4 結語

本文以項目化模式管理的方式對智慧檔案館建設進行了全面的構建。從智慧檔案館的綜合層面分析傳統管理模式中存在的主要問題，從項目管理、運營管理、技術管理、組織管理、人員管理五大領域對智慧檔案館進行綜合性建設，并將建設成果轉化為檔案館的日常運營活動，逐步實現智慧檔案館五大平臺的智慧協同管理，提升檔案處理能力和信息感知能力，提供檔案信息綜合性服務。

[1]李文，李丹，蔡金勇，等.企業項目化管理實踐[M].北京：機械工業出版社，2010.

[2]唐莉.智慧檔案館初探[D].天津：天津師范大學，2015.

[3]趙海衛.以宿遷經濟技術開發區檔案館為例探索智慧檔案館建設[J].機電兵船檔案，2016(5)：12-14.PMT