高校辦公室秘書角色與素質提升途經分析

一、高校辦公室秘書的角色定位

一個辦公室秘書想要出色地完成自身的工作，應該對自身工作性質有一個明確的認識，在清楚了解自身的工作性質之后，才能夠從實際出發去制定自己的工作方案，承擔起屬于自身的工作責任，也才能夠從自己的工作性質中發現自身能力欠缺之處，從而找到改進的方向。所以在分析高校辦公室秘書角色的定位之前，應該先分析該工作崗位的性質。

(一)高校辦公室秘書工作的性質

第一，工作內容多樣性。辦公室秘書不僅承擔著校內工作，而且也承擔著一部分校外工作。校內工作部分，辦公室秘書需要和部門的上級領導、其他部門、學校的老師和學生之間進行相互溝通，根據上級領導的要求和工作中的實際情況，完成公文寫作、通知發布、會議記錄、信訪接待、物資采購等多方面工作。校外工作內容包括與學校與政府、企業、其他兄弟院校間的溝通交流，完成相關合作事宜。

第二，服務對象復雜性。辦公室秘書每天所處的人際網絡十分復雜，不僅要面對自己的部門領導和上級領導，也要面對自己本部門的下屬和同事，也需要和不同部門之間的工作人員有所交集，最重要的是辦公室秘書還要為廣大任課教師和全體學生服務。

(二)高校辦公室秘書的角色定位

由于高校辦公室秘書工作的多樣性、服務對象的復雜性、工作環境特殊性等因素，這就決定了其身份也具有多重性，即高校辦公室秘書應該同時擔任如下不同的角色：

第一，高校辦公室秘書是一名服務者。辦公室秘書隸屬于部門領導，所以首先應該為部門領導服務，在領導的要求下完成輔助性工作，以便能夠提升領導的工作效率。辦公室秘書應該為部門同事服務，滿足部門同事的需求，并且代替同事向領導反映下屬的工作匯報、工作建議等等。

第二，高校辦公室秘書是一名協調者。在高校辦公室秘書的人際網絡當中，他起到的了上傳下達，協調溝通的重要作用。這要求辦公室秘書能夠在工作過程中，能準確把握領導的意圖，精確傳達并安排好領導部署的工作，及時向領導反饋重要信息。同時，能夠將各種工作資源進行高效配置，為辦公室其他工作人員或其他部門同事開展工作創造便利條件。

第三，高校辦公室秘書是一名監督者。高校辦公室秘書在工作中首先要進行上傳下達，其次應該負責檢查上傳下達的工作內容的落實情況，尤其是向下傳達部分的工作的落實情況。如果領導傳達的工作內容沒有得到真正的實施，就很難達到理想的工作效果。

第四，高校辦公室秘書是一名決策參與者。高校辦公室秘書的這一角色體現在當領導要做某些決定時，需要從秘書這里獲得一些相關的信息、資料，這就需要辦公室秘書去完成資料的收集、整理、分析等工作，最后給領導提供最有效的信息，讓領導能夠依據這些信息去做決策，所以我們可以將辦公室秘書看作決策的參與者。

二、高校辦公室秘書素質提升的途徑分析

(一)努力提高自身政治理論水平和素養

作為一名高校辦公室秘書，應該具備良好的政治理論素養，這樣在面對各種政治立場、政治觀點、政治紀律的同時，才能夠保持清醒的政治鑒別能力，時刻遵守國家和學校的方針政策，才能夠抵御各種風險考驗，堅定政治信仰并以此為精神指引，做好本職工作。

(二)不斷提升自身專業素質

作為一名高校辦公室秘書，應該具備專業的理論知識，包括各類公文寫作知識、辦公室事務管理方面的知識，同時，檔案管理、監督協調、調查分析等知識也是一名高校辦公室秘書必備的理論素養。

(三)不斷提升自身組織協調能力

高校辦公室秘書承擔的工作是十分復雜的，這要求辦公室秘書應該具有很好的組織協調能力，在工作中，要將辦公室的人力和資源組織起來，將有限的人員和資源優化分配，應對各類日常工作及緊急工作。在面對工作中產生的分歧時，高校辦公室秘書要統籌兼顧，努力協調各方關系，通過檢查監督發現并解決工作中存在的問題，使負責各項工作的個人能夠形成一個高效的集體。

三、小結

高校辦公室的良好運轉離不開一位優秀的辦公室秘書，通過本文的研究，可以發現在高校當中，辦公室工作完成的效率以及質量與辦公室秘書工作完成得如何有著很大的關系，但是有些高校的辦公室秘書并沒有清楚地意識到自身工作的重要性，從而在完成辦公室工作的過程中產生了一系列問題，影響了辦公室工作的成效。因此本文從上述實際出發，從分析高校辦公室秘書的角色定位入手，再深入探討如何提升高校辦公室秘書的素質，以此來引起辦公室秘書對該項工作的認識，促使其不斷提升自己來適應該崗位的需求。

參考文獻：

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