淺談出版社如何選擇和實施ERP

張于嫣

ERP是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，就是企業資源計劃的意思，最早由一家美國計算機技術咨詢和評估集團（Gartner Group Inc.）于1990年提出，基于供應鏈的一種管理思想，建立在信息技術的基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。這一理念發展到現在，已成為立足于網絡經濟的新一代信息系統，不但可用于改善企業業務流程，而且為企業決策層及員工提供了決策運行手段的管理平臺，有利于提高企業核心競爭力。由于ERP系統支持離散型、流程型等混合流程，其應用范圍從制造業擴展到了零售業、服務業、銀行業及政府機關和學校等事業部門。

出版社業務流程眾多，從具體業務來看，有編輯流程、出版流程、發行流程、財務流程、庫管流程，從管理的角度來看，有人事資源管理、行政管理。出版社業務流程復雜，環節眾多，為了有效地進行資源整合，提高核心競爭力，國內大部分出版社已經實施了ERP系統，還有一部分正在或將要實施ERP系統。然而，目前成功實施ERP系統的出版社并不多，相當多的出版社上馬ERP系統后發現理想和現實的差距非常大，甚至在部分出版社里出現了ERP系統和紙質系統并行的局面，一個原因是選擇了不合適的ERP系統，其流程和出版社的傳統流程不兼容；另一個原因是上馬了ERP系統后，認為ERP會解決一切問題，對磨合期不夠重視，導致希望越大，失望就越大。

因此，選擇合適的ERP對出版社來說至關重要，這決定了以后的磨合過程是否順利，以及磨合時間的長短，當然其中還包括其他因素，如出版社領導的重視程度、相關人員的素質等，但如果選擇的ERP不合適，那就是出版社ERP不順之路的開始。

一、如何選擇合適的ERP

目前國內出版方面的ERP種類較多，有專門針對出版業的，有從財務專業轉向出版業的，有出版社自己開發。ERP選擇眾多，如何才能選擇合適的ERP呢？

（一）ERP與價格無關

有的出版社追求性價比，有的看價格，越便宜越好，有的相信一分錢一分貨，越貴越好。然而，筆者在調研中發現，ERP性能與價格無關，不是便宜的就好用，也不是貴的就最好。

某出版社在ERP上走得比較早，2000年該社領導就買了ERP軟件，為了省錢，決定只買有發行模塊功能的ERP，管理客戶、發行和庫存。然而，用了一年之后，為了提高編輯工作效率，該社領導決定還要買編輯模塊，再找這家公司時，發現它已經倒閉了，這個公司的產品在當時是最便宜的，因為它的研發能力有限，只能提供功能一般的產品，最終被市場淘汰了。結果這家出版社只能重新購買另一家ERP產品。

在調研中，還發現一家出版社買了一個比較貴的ERP產品，問其原因，說是這個ERP和財務軟件對接很好，盡管在其他方面不是很專業，因此這個ERP產品在出版的其他流程環節上并沒有得到很好的執行，甚至連有些工作流程都無法完成。至今已有三年了，該社不但用著市面上昂貴的ERP，同時還執行著紙面審批環節，就是說一個選題要走兩遍流程，其效率可想而知，其競爭力也不得而知。

總之，這兩家出版社都比較草率地上馬了ERP，導致ERP上馬后出現更多的問題，不但沒有提高出版社的工作效率，還浪費了一大筆錢。這說明ERP上馬要慎重，不能草率行事，不能只單純考慮價格，價格并不是決定ERP性能的重要因素。只有適合本社的ERP，才是最好的。

（二）適合本社的ERP才是最好的

在調研中，筆者發現有兩家出版社對本社的ERP極為滿意，這是極少見的。相當部分出版社實施ERP系統后，只是將紙質流程變成了電子流程，有的出版社里還出現了電子流程比紙質流程還要走得慢的情況，根本就沒有提高工作效率，最多只是做到了無紙化辦公，更談不上完成資源整合的目標。這兩家出版社是如何選擇對了ERP呢？

一家出版社用的是自己獨立開發的ERP系統，花費經費較多，但因為開發人員極為了解本社工作流程，不但使用通暢，而且有問題可以馬上解決，起到了提高工作效率的作用，極大地增強了出版社的核心競爭力。但要說明的是，這家出版社實力強大，人員素質較高，而且具備開發ERP的條件，他們開發的ERP甚至走入了市場，與其他ERP公司展開了競爭。

另一家出版社因為規模較小，也沒有條件獨立開發ERP，于是他們決定與一家專業ERP公司合作，共同開發了一套適合自己的ERP系統，這種介入開發的行為雖然也花了一筆較大的資金，但ERP系統運行完好，實施順利，在該出版社取得了很好的效果。

（三）前期調研工作很重要

為什么以上兩家出版社的ERP都很成功呢？有一個很重要的原因是他們一開始都進行了極為周密的調研工作。

第一家出版社考察了市面上所有的ERP公司，發現沒有特別合適的，而且購買之后再根據本社的實際情況來調整也很費時費力，考慮到本社的實力，才決定自己來開發ERP系統。

第二家出版社也做了前期調研，他們發現有些出版社之所以在使用ERP后出現諸多問題的主要原因是ERP流程與出版社工作環節差異太大，而且ERP一方面要調整流程，另一方面在初期又容易出現問題，導致出版社工作效率下降，因此，為了方便出版社的工作，他們決定從一開始就介入ERP的開發，讓ERP公司充分了解該社的工作流程和發展需求，并同時對員工進行培訓，讓員工盡快熟悉掌握ERP流程，有問題及時提出，并讓ERP公司及時解決，沒有讓員工覺得為了ERP流程而走流程，而是為了更好地工作才走ERP流程。

在出版社不能自己開發ERP只能去購買的情況下，做好調研工作就更為重要了。如那家購買了利于財務系統對接的ERP的出版社就沒有做充分的調研工作，只有十來家出版社購買并使用了那個公司的ERP，而且它還沒有行政管理方面的模塊，于是這家出版社又單獨購買了一個轉門用于行政管理的軟件，而行政管理軟件和ERP之間沒有接口來交換信息，所謂集中資源成為空談。

因此，只有經過周密細致的調研，認識到出版社的需求和ERP所能提供的服務，才能確定采用什么樣的ERP系統，否則就會浪費大量的人力、物力和財力。

二、如何解決ERP系統實施后出現的問題

選擇了合適的ERP系統實施后都會出現問題，因為它的流程是理想狀態下的工作流程，要根據出版社的具體情況進行調整，這個過程就需要出版社工作人員的全面配合。

（一）出版社的領導層要高度重視ERP的實施

如果出版社的領導不重視ERP的實施，就很難保證ERP的順利實施。在某出版社就出現這種現象，因為領導不重視ERP，有的部門就以ERP有問題為借口，拒絕使用，從而導致ERP沒有發揮作用。

（二）出版社要加強對員工的培訓

一開始使用ERP對出版社員工來說并不簡單，有一個熟悉掌握的過程，ERP也需要根據出版社的要求進行調整，這就是磨合。有的出版社在磨合過程中一味要求員工服從ERP流程，不注重員工對ERP流程提出的合理建議，導致磨合困難，妨礙了ERP的順利實施。

（三）要重視ERP的售后服務，及時升級系統

ERP公司都會提供售后服務，并提供系統升級服務，但不是免費的。筆者在調研中發現，有家出版社領導對ERP售后服務有誤解，認為出版社花了上百萬買這個系統，售后服務不應該收錢，還應該免費升級，于是拒不支付售后服務費，也不升級。結果這家出版社的ERP一直都沒有升級，數據也不準，ERP都有問題，出版社的信息管理就是一個擺設。

三、正確認識ERP系統

出版社實施ERP，應該是自身信息化發展的需要，是市場競爭對出版社管理水平提升的需要，而不是為了裝點門面，以為用上了ERP系統就跨入了信息化管理的大門，從而提高了競爭力。

在調研中發現，出版社在ERP中出現的問題，其實反映出版社的管理問題。ERP系統不是萬能的，它只會放大出版社的管理問題，甚至顯示出版社隱藏的問題，如部門之間的矛盾等，而無法解決這類問題，因此，管理有問題的出版社，用什么ERP系統都不行。如有家出版社前后買了兩個ERP系統，現在的情況是兩個ERP系統都在用，紙質系統也在用，一個選題要在三個系統里運行，ERP系統不但沒有提升該社的管理，甚至讓它的效率遠不如之前只用紙質系統的時候。而在管理良好的出版社里，ERP運行都很通暢。

因此，全面提升出版社的管理水平，發揮ERP管理效益，出版社要練好內功，強化內部管理，才能選擇合適的ERP，并能順利實施，使出版社在激烈的競爭中及時了解市場信息，根據市場反饋，制訂出合理的營銷方案，優化選題結構，及時去庫存，使出版社成為市場的弄潮兒，實現真正意義上的資源整合，提高核心競爭力。

【參考文獻】

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