淺析信息時代下檔案管理工作的創新

王青　果帥珂　李小翠　王敏　宋昕　李汝恬

[摘要]檔案管理是各個企事業單位的重要工作內容，能夠利用文字、圖像、聲音、視頻等多種信息為企事業單位的重要決策提供有力依據，使企事業單位的運行效率和經濟效益得到有效提高，對企事業單位的經營發展有著至關重要的影響作用。然而在信息時代的發展背景下，我國對檔案管理工作提出更高要求，這就需要采取有效措施對檔案管理工作進行創新，使檔案管理工作得以順利進行，為檔案管理工作的科學發展奠定良好基礎。

[關鍵詞]信息時代 檔案管理 創新

隨著我國進入信息化時代，檔案管理工作面臨著諸多機遇和挑戰，想要保證檔案管理工作的順利進行，就必須要對檔案管理工作的思想理念、服務手段、管理方法進行創新，充分發揮信息化平臺的功能作用，使檔案管理工作更具有靈活性、便捷性和全面性，使檔案信息的作用得到充分發揮，從而有效提高檔案管理工作的整體效果，為企事業單位的經營發展提供更好的信息服務。

1信息時代下檔案管理工作創新的必要性

在信息時代背景下，信息化技術被廣泛應用到檔案管理工作中，使檔案管理工作的信息化程度得到顯著提升，使傳統的檔案管理模式轉變到現代化檔案管理模式，通過計算機技術和互聯網技術就能夠實現檔案資料的數字化、檔案信息的自動存檔和檔案信息的高效傳輸和共享，不再需要進行手工檔案記錄、歸檔整理和檔案服務，有效提高了檔案信息的利用率。同時，在信息時代背景下，我國人民對檔案信息的需求日益提升，高效的信息利用能夠有效提高企事業單位的競爭力，使企事業單位能夠占據主動位置，有效減少了企事業單位經營發展過程中的各項風險問題。此外，在信息化的檔案管理工作中，無論是檔案管理或是檔案使用都更加便捷和效率，使被動式的檔案服務模式轉變到主動式的檔案服務模式，不僅提高了檔案資源的利用價值，也有效降低了檔案管理及服務的人力成本。因此，在信息化時代背景下，檔案管理工作的創新是必然趨勢，是確保檔案管理工作能夠適應于企事業單位發展的重要途徑。

2信息時代下檔案管理工作的創新策略

2.1檔案管理理念的創新

在檔案管理工作的創新發展過程中，首先就要對檔案管理理念進行創新，并采取有效方式對檔案管理工作進行思想引導，使檔案管理工作能夠朝著現代化、質量化和數字化的方向發展，從而為檔案管理工作的創新發展奠定良好基礎。同時，在進行檔案管理過程中，檔案管理人員需要將科學發展觀念作為檔案管理工作的指導思想，正確認識到檔案管理過程中信息化技術對工作效率和工作質量的影響作用，有效發揮信息化技術的功能作用，使檔案管理工作更具有合理性、科學性及高效性。此外，檔案管理人員也要通過多種渠道培養良好的創新意識，使檔案管理工作的理念、技術和方法都能夠與時俱進，從而有效提高檔案管理工作的實效性。

2.2檔案管理模式的創新

在檔案管理工作的創新發展過程中，對檔案管理模式進行優化和創新能夠有效提高檔案管理工作的整體水平，使檔案管理工作滿足于我國人民的各項需求，有效確保檔案管理工作的科學發展。首先，我國傳統的檔案管理模式過于分散，在系統建設方面無法滿足于各個層次的信息服務需求，這就需要對檔案資料進行統一整合和管理，做好檔案備份工作，結合各個企事業單位的信息服務需求制定檔案模塊，采取多種措施對檔案管理程序進行簡化，有效促進檔案管理工作的順利進行。其次，為確保檔案管理工作的規范性，應及時明確檔案管理工作的相關規定和細則，不斷規范檔案管理制度的建設，不斷加強基礎設施的更新，從而有效提高檔案管理工作的整體效果，使檔案管理模式得到有效優化和改進。

2.3建立信息化檔案管理系統

在檔案管理工作的創新發展過程中，建立信息化檔案管理系統是實現信息化檔案管理工作的重要基礎，是對檔案資料進行統一收集、統一處理和統一服務的主要途徑，對檔案管理工作的創新發展有著至關重要的影響作用。首先，檔案管理人員需要充分利用計算機技術和互聯網技術構建一個具備信息存儲、信息處理、信息傳輸及信息共享等多種功能的信息化檔案管理系統，根據檔案管理工作的需求和發展方向對系統功能進行細化和完善，使信息化檔案管理系統能夠滿足于檔案管理和檔案服務的各項要求，有效確保檔案管理工作的順利進行。其次，檔案管理人員需要利用信息化檔案管理系統對傳統的檔案資料進行數字化，不斷加強檔案數據庫的更新和補充，確保檔案信息具有準確性、真實性和完整性，為檔案管理和檔案服務的有序進行奠定良好基礎。最后，檔案管理人員需要根據各個企事業單位和部門的實際需求設置檔案使用權限，根據檔案信息的保密等級進行檔案資源的共享服務和傳輸服務，從而有效提高檔案管理工作的整體效果。

2.4創新檔案服務及方法

檔案管理工作的主要目的就是使檔案資源的歷史價值得到充分發揮，為企事業單位的經營發展提供有利依據，為相關人員提供豐富的學習資源。但是傳統的檔案服務很難發揮檔案資源的利用價值，甚至有些檔案資源被棄之不理，嚴重影響了檔案服務工作的有效進行。在這種情況下，檔案管理人員就需要對檔案服務方法進行創新，利用計算機技術和互聯網技術構建在線服務平臺，通過在線咨詢解決檔案查詢問題、檔案使用問題，通過在線反饋掌握檔案管理問題和檔案服務問題，既能夠提高檔案管理和檔案服務的整體效果，也能夠為檔案管理工作的創新發展提供有利依據。同時，檔案管理人員還可以根據各個服務對象的需求開展個性化檔案服務，通過用戶信息管理進行檔案查詢的導航和推薦，從而有效提高檔案服務的工作效益。

3結語

綜上所述，為促進檔案管理工作的創新發展，應積極加強檔案管理理念的創新、檔案管理模式的創新、建立信息化檔案管理系統、創新檔案服務及方法，從多方面提高檔案管理工作的效率和質量，為檔案管理工作的持續發展奠定良好基礎。