新時(shí)期單位人事檔案管理信息化建設(shè)的路徑探討

張 燕

山東省單縣失業(yè)保險(xiǎn)事業(yè)處 山東菏澤 274300

隨著各單位檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理中也得到了更加廣泛的應(yīng)用，人事檔案信息化建設(shè)目標(biāo)也應(yīng)當(dāng)合理的調(diào)整，檔案管理工作理論必須持續(xù)創(chuàng)新，這是檔案信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)。單位檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在當(dāng)前信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，處理好信息化建設(shè)發(fā)展過(guò)程中的諸多問(wèn)題，確保人事檔案管理工作的持續(xù)有效開(kāi)展。

一、單位人事檔案信息化建設(shè)的重要性

要推動(dòng)單位人事檔案管理工作效率的提升，確保單位人事管理工作的有效開(kāi)展，就應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員能夠?qū)⒐ぷ鞯闹匦姆旁谛畔⒒ㄔO(shè)水平的提升上，電子檔案材料管理工作縱向與橫向的各環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)上升到一定水平，同時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)通，真正確保電子檔案信息的共享化，促進(jìn)服務(wù)目標(biāo)和服務(wù)范圍的擴(kuò)大化，如此才能夠真正發(fā)揮出人事檔案的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行效率的提升。

單位人事檔案材料客觀準(zhǔn)確的記錄了單位內(nèi)部干部職工的個(gè)人履歷、業(yè)務(wù)水平、思想政治素質(zhì)等方面的內(nèi)容，因此人事檔案能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)了解人才信息帶來(lái)非常直觀準(zhǔn)確的信息資料，為人事管理工作和其他各項(xiàng)組織工作的決策帶來(lái)更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)，做好人事檔案信息化建設(shè)工作對(duì)于單位擬考察與選拔人才非常關(guān)鍵，可以真正挖掘出人事檔案材料的價(jià)值與作用，促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有效開(kāi)展[1]。

人事檔案信息化建設(shè)管理工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，通過(guò)強(qiáng)化電子檔案材料的管理，推動(dòng)檔案信息材料管理的智能化發(fā)展；單位檔案管理人員從過(guò)去手動(dòng)文檔管理逐漸朝著檔案資源集約化管理轉(zhuǎn)變，同時(shí)借助于信息技術(shù)不斷降低檔案管理成本，提升管理效率，為單位的發(fā)展提供了新的契機(jī)。

二、單位人事檔案管理信息化建設(shè)的路徑

（一）提高檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

在新時(shí)期下單位檔案管理人員必須要主動(dòng)樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念，在推動(dòng)人事檔案從手工管理朝著信息化管理的進(jìn)程中，這是非常重要的。傳統(tǒng)的人事檔案管理較為封閉，和外部聯(lián)系較少，信息化建設(shè)的背景下，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，敢于開(kāi)拓進(jìn)取，將單位人事檔案工作和其他各部門(mén)工作聯(lián)系起來(lái)，讓人事檔案管理向開(kāi)放性轉(zhuǎn)變。在這一過(guò)程中，還需要提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，讓其能夠熟悉掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，同時(shí)從過(guò)去那種重管理、輕利用的工作模式中解放出來(lái)，利用信息技術(shù)手段深入挖掘人事檔案資源的價(jià)值，促進(jìn)其利用效率的提升，讓人事檔案信息化管理工作真正助力單位發(fā)展。

（二）更新檔案信息化管理設(shè)備

要促進(jìn)單位人事檔案信息化建設(shè)工作的推進(jìn)，不能夠僅僅依靠思想上的提升，還需要做好切實(shí)的保障工作。基于此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變過(guò)去輕視人事檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，推進(jìn)人事檔案管理活動(dòng)朝著信息化的方向發(fā)展。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位需要投入更多的資金到人事檔案工作中來(lái)，從而引入更加現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，完善人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，還需要督促檔案管理人員定期做好對(duì)信息化管理設(shè)備的維護(hù)工作。在引入各種信息化技術(shù)的過(guò)程中，單位必須要結(jié)合自身人事檔案管理的具體情況，在升級(jí)已有設(shè)備的基礎(chǔ)上合理的配置其他設(shè)備，要求人事檔案管理人員能夠在實(shí)際工作中積極主動(dòng)應(yīng)用各種現(xiàn)代化技術(shù)，利用完善的信息管理設(shè)備來(lái)促進(jìn)自身工作效率的提升，比如說(shuō)單位可以建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)用云計(jì)算與大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用等。

（三）重視安全機(jī)制的建設(shè)

在單位人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還需要重點(diǎn)考慮到安全機(jī)制的建設(shè)問(wèn)題，必須要盡快構(gòu)建系統(tǒng)化的安全管理體系，完善人事檔案信息管理制度，形成全方位立體化的安全保障系統(tǒng)。人事檔案管理人員在工作中必須要做好數(shù)據(jù)備份，建立人事檔案恢復(fù)方案，確保檔案資源的安全存儲(chǔ)。另外人事檔案管理人員必須要樹(shù)立良好的職業(yè)道德和安全管理意識(shí)，應(yīng)當(dāng)利用閑暇時(shí)間主動(dòng)學(xué)習(xí)信息安全管理技能，在組織進(jìn)行人事檔案信息化管理時(shí)，密切關(guān)注可能出現(xiàn)的不安全因素和隱患，要保證內(nèi)部傳輸網(wǎng)絡(luò)的安全通常，定期更新系統(tǒng)軟件，防止受到外部攻擊而造成人事檔案數(shù)據(jù)的損壞或非法篡改[2]。

（四）建立規(guī)范化的管理機(jī)制

建立更加規(guī)范統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)制是現(xiàn)階段單位人事檔案信息化建設(shè)工作的重要前提。若一項(xiàng)工作缺乏統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，則工作質(zhì)量和工作效率往往難以得到保證。單位人事檔案信息化建設(shè)是對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)據(jù)化，唯有構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理機(jī)制如檔案數(shù)據(jù)信息安全管理制度、人事檔案材料借閱制度等，才能夠確保單位人事檔案數(shù)據(jù)的安全傳輸。與此同時(shí)還必須嚴(yán)格按照人事檔案管理制度的要求，對(duì)各類型檔案進(jìn)行規(guī)范的數(shù)字化處理；同時(shí)要做好電子檔案的鑒定、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作，確保能夠形成具有價(jià)值的電子檔案材料，從而真正形成統(tǒng)一規(guī)范的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，過(guò)去的紙質(zhì)檔案必然會(huì)被電子檔案所逐漸取代，這也是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在新時(shí)期下，唯有認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，采取科學(xué)有效的策略不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)發(fā)展，才能夠真正提升人事檔案管理工作效率，確保事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。