新時期單位人事檔案管理信息化建設的路徑探討

張 燕

山東省單縣失業保險事業處 山東菏澤 274300

隨著各單位檔案信息化建設的推進，現代信息技術在人事檔案管理中也得到了更加廣泛的應用，人事檔案信息化建設目標也應當合理的調整，檔案管理工作理論必須持續創新，這是檔案信息化建設的必然趨勢。單位檔案工作人員應當在當前信息化建設的基礎上，處理好信息化建設發展過程中的諸多問題，確保人事檔案管理工作的持續有效開展。

一、單位人事檔案信息化建設的重要性

要推動單位人事檔案管理工作效率的提升，確保單位人事管理工作的有效開展，就應當要求檔案管理人員能夠將工作的重心放在信息化建設水平的提升上，電子檔案材料管理工作縱向與橫向的各環節都應當上升到一定水平，同時借助于網絡系統進行聯通，真正確保電子檔案信息的共享化，促進服務目標和服務范圍的擴大化，如此才能夠真正發揮出人事檔案的優勢與價值，促進檔案信息化管理系統運行效率的提升。

單位人事檔案材料客觀準確的記錄了單位內部干部職工的個人履歷、業務水平、思想政治素質等方面的內容，因此人事檔案能夠為單位領導了解人才信息帶來非常直觀準確的信息資料，為人事管理工作和其他各項組織工作的決策帶來更加準確的參考依據，做好人事檔案信息化建設工作對于單位擬考察與選拔人才非常關鍵，可以真正挖掘出人事檔案材料的價值與作用，促進單位各項工作的有效開展[1]。

人事檔案信息化建設管理工作標準的制定，通過強化電子檔案材料的管理，推動檔案信息材料管理的智能化發展；單位檔案管理人員從過去手動文檔管理逐漸朝著檔案資源集約化管理轉變，同時借助于信息技術不斷降低檔案管理成本，提升管理效率，為單位的發展提供了新的契機。

二、單位人事檔案管理信息化建設的路徑

（一）提高檔案管理現代化意識

在新時期下單位檔案管理人員必須要主動樹立現代化管理理念，在推動人事檔案從手工管理朝著信息化管理的進程中，這是非常重要的。傳統的人事檔案管理較為封閉，和外部聯系較少，信息化建設的背景下，人事檔案管理人員應當堅持與時俱進，敢于開拓進取，將單位人事檔案工作和其他各部門工作聯系起來，讓人事檔案管理向開放性轉變。在這一過程中，還需要提升檔案管理人員的專業技術水平，讓其能夠熟悉掌握計算機操作技術，同時從過去那種重管理、輕利用的工作模式中解放出來，利用信息技術手段深入挖掘人事檔案資源的價值，促進其利用效率的提升，讓人事檔案信息化管理工作真正助力單位發展。

（二）更新檔案信息化管理設備

要促進單位人事檔案信息化建設工作的推進，不能夠僅僅依靠思想上的提升，還需要做好切實的保障工作。基于此，單位領導應當轉變過去輕視人事檔案工作的思想認識，推進人事檔案管理活動朝著信息化的方向發展。詳細來說，事業單位需要投入更多的資金到人事檔案工作中來，從而引入更加現代化的技術設備，完善人事檔案信息化管理的基礎設備，還需要督促檔案管理人員定期做好對信息化管理設備的維護工作。在引入各種信息化技術的過程中，單位必須要結合自身人事檔案管理的具體情況，在升級已有設備的基礎上合理的配置其他設備，要求人事檔案管理人員能夠在實際工作中積極主動應用各種現代化技術，利用完善的信息管理設備來促進自身工作效率的提升，比如說單位可以建立人事檔案信息管理系統，應用云計算與大數據技術來實現人事檔案資源的開發與利用等。

（三）重視安全機制的建設

在單位人事檔案信息化建設的過程中還需要重點考慮到安全機制的建設問題，必須要盡快構建系統化的安全管理體系，完善人事檔案信息管理制度，形成全方位立體化的安全保障系統。人事檔案管理人員在工作中必須要做好數據備份，建立人事檔案恢復方案，確保檔案資源的安全存儲。另外人事檔案管理人員必須要樹立良好的職業道德和安全管理意識，應當利用閑暇時間主動學習信息安全管理技能，在組織進行人事檔案信息化管理時，密切關注可能出現的不安全因素和隱患，要保證內部傳輸網絡的安全通常，定期更新系統軟件，防止受到外部攻擊而造成人事檔案數據的損壞或非法篡改[2]。

（四）建立規范化的管理機制

建立更加規范統一的人事檔案管理機制是現階段單位人事檔案信息化建設工作的重要前提。若一項工作缺乏統一規范的標準作為依據，則工作質量和工作效率往往難以得到保證。單位人事檔案信息化建設是對紙質檔案實施數據化，唯有構建統一規范的管理機制如檔案數據信息安全管理制度、人事檔案材料借閱制度等，才能夠確保單位人事檔案數據的安全傳輸。與此同時還必須嚴格按照人事檔案管理制度的要求，對各類型檔案進行規范的數字化處理；同時要做好電子檔案的鑒定、整理、歸檔等基礎工作，確保能夠形成具有價值的電子檔案材料，從而真正形成統一規范的人事檔案管理標準，確保人事檔案價值的發揮。

三、結語

總之，現代社會的飛速發展，過去的紙質檔案必然會被電子檔案所逐漸取代，這也是檔案信息化建設發展的必然趨勢。在新時期下，唯有認識到人事檔案信息化建設的重要性，采取科學有效的策略不斷推進檔案信息化建設發展，才能夠真正提升人事檔案管理工作效率，確保事業單位各項工作的有序開展。