教學檔案和評估資料一體化管理體系研究

瞿翠玲，徐琪，陳艷

（徐州工程學院化學化工學院，江蘇徐州 221018）

1 高校院級教學檔案和評估資料“一體化”管理系統的建設需求

1.1 應用需求

教育部普通高校本科教學評估工作已常態化進行，2018年該校也將迎來本科教學審核評估，按照評估標準要求，審核式評估注重考核教學過程的管理和教學質量保障體系，其每個環節都需要相關的基礎性教學檔案支撐,各學院在實際的教學管理工作中對于各項教學檔案的利用需求也很大。但由于經費投入不足、管理人員缺乏，使大量來自教學一線，又未經系統規范整理的教學資料在學院檔案室束之高柜或隨意堆放，不能及時滿足利用需求。

1.2 功能需求

如何科學系統規范地整理教學過程中產生的原始的基礎性教學材料，使它們能在教學管理和教學評估中發揮應有的作用，是目前很多高校院系急需解決的問題。為此，該校結合工作實際需求，設計開發了高校院級教學檔案和評估資料一體化管理系統，切實解決教學檔案和評估資料交匯融合的管理問題。該系統可滿足院級日常教學檔案和評估材料的歸檔和使用需求,提高院級檔案管理工作效率。例如該系統具有強大的查詢檢索功能,用戶可以通過多種途徑迅速、直觀地找到所需要的檔案資料。兩個系統中的檔案材料既分離又融合，但在查詢界面根據需要按照條件查詢時都能快速檢索到具體材料的存放目錄及材料說明，大大提高了教學檔案的使用率和共享程度,使檔案管理更加科學化、簡單化、快速化、效率化。

1.3 可行性分析

該課題研究以教學評估為契機，借助工作中積累的有關高校教學檔案管理的先進經驗和典型案例，在已有研究成果和經驗總結的基礎上，以全新視角構建符合國內普通高校院級教學檔案管理規律的新模式，激活教學檔案的開發與利用，極大滿足應用需求，真正發揮為教學研究和教學評估服務。學院領導非常重視和支持本項目的研究開發，整合該校教務處、評估中心、檔案館、信息化中心等相關部門優勢資源，組織成立研發小組進行系統開發，構建教學檔案和評估材料的一體化檔案管理平臺。此平臺借助計算機網絡及多媒體等現代技術手段，對檔案數據進行有效整合，促使教學檔案管理向數字化方向發展，此研究具有前瞻性、廣泛性和實用性。

2 構建系統化、規范化、標準化的“一體化”框架體系

按照《高等學校檔案工作規范》的有關規定及本科評估指標體系標準要求，形成教學管理過程、教學評估、教學檔案建設相互促進的良性循環體系。

2.1 規范院系檔案資料管理制度

根據高校教學資料分級管理辦法和教學評估指標體系，制定學院教學檔案管理制度，包括教學、科研、實驗室、學生工作等各方面所產生的材料，形成較完善的教學檔案目標管理制度體系。

2.2 建立明晰的院系檔案“一體化”體系架構

根據國家有關規定和學院的實際情況，結合評估指標體系，認真研究院系教學檔案的分類歸屬，構建教學檔案和評估資料“一體化”教學檔案管理體系。具體從以下幾個方面進行。

2.2.1 院系教學檔案模塊架構的設計

該模塊框架是根據教學檔案管理的基本要求，對院系檔案管理的文件分類梳理，這是重點模塊。明確教學檔案分類表號方法。根據高校教學檔案實體分類法，結合工作的實際經驗，該模塊設計把學院教學檔案編號分為7位，采用四層隸屬編號方法。

2.2.2 評估資料模塊架構的設計

評估資料模塊的架構設計要根據教學評估指標體系和《學校二級學院教學檔案管理辦法》的相關規定，進行科學的分類整合。評估資料模塊只包含教學檔案中所沒有的教學評估文件、各階段的教學基本狀態信息采集數據及其他相關的評估資料等三個一級類目。對于其他的教學檔案中已涵蓋的資料（如試卷、畢業論文、課程建設等一系列的教學過程材料），通過系統瀏覽、查閱等功能都能及時快捷地從教學檔案模塊中檢索到，避免材料的重復整理，體現教學檔案和評估材料“一體化”的建設理念。

2.2.3 主題櫥窗模塊架構的設計

為豐富和美化檔案建設的內容和形式，創造性地設計開發主題櫥窗模塊。櫥窗展板是將學院重要或有特色的原始教學檔案信息進行加工提煉，以文字、圖片、表格等形式，圖文并茂地設計主題展板。它的經典之處在于對原材料主題內容的提煉和整合，凝練檔案精華，深化檔案內涵，豐富檔案存儲方式，是檔案建設的升華，具有藝術特色和廣告效應。主題櫥窗擴展了檔案建設的影響力，達到檔案建設的至高境界，賦予檔案以鮮活的生命力。

為展示學院教學水平，突出學院特色，對于檔案室櫥窗展板的內容要凝練出經典，對于板塊中展出的內容，系統電子模塊中都有相對應的“電子櫥窗展”。

3 提煉內涵，按模塊編研檔案材料

檔案編研是檔案建設、提煉檔案內涵的一項繁重而具有價值的創造性工作，現代化信息技術給檔案編研創造了新的空間領域。可以利用各種優化的方法創造性地使用紙質文檔、電子材料、主題櫥窗等多元化的教學檔案編研模式，為檔案編研注入新的生命力，同時也為檔案的開發利用拓寬新渠道。在檔案材料的編研過程中，要借助美學原理、融入審美情趣，力求達到編研內容和形式的完美統一，提高檔案的文化品質。同時，編研應圍繞學校的教學評估和教學過程的中心工作，與時俱進地體現編研深度，提升檔案的內涵建設。經過系統開發整理、按模塊分類提煉編輯出的系列檔案，不僅可以為教學服務，提高檔案的利用價值，更能夠為教學評估提供翔實的支撐材料。

4 教學檔案“一體化”管理功能的實現

由于兩個系統模塊的材料內容既分離又重合，對于各模塊材料的體系內容、材料存儲規格要求、查詢統計功能等各方面的設置，要兼顧到兩方面的使用需求。

4.1 模塊體系內容設置。

教學檔案管理模塊的體系內容是根據高校教學資料分級管理辦法，結合院系教學特點分一、二、三級類目設置，是重點模塊。此模塊中同時也涵蓋評估資料中諸如師資隊伍、畢業設計（論文）、試卷、教學質量監控等大量的基礎性材料。

評估資料模塊的體系內容是在仔細研讀 《學校教學檔案分類目錄》和評估指標體系內容的基礎上，根據指標體系中要求二級學院應提供的各項支撐材料，對于教學檔案模塊中已經包含的內容，此模塊不再做二次收存，避免了材料存儲的重復性。此模塊主要是針對每年度的《全國高校教學基本狀態數據采集》的表格內容，在系統內容設置上做到材料的交匯融合和互補，在保證評估資料及時性的基礎上，要補充好教學檔案內容上的完整性、連貫性，做好日常教學工作中材料的收集、匯總和整理。

主題櫥窗是對以上兩模塊檔案內容和形式的豐富和升華。各主題展板要求在檔案原始資料的基礎上提煉設計，運用美學原理達到藝術性的宣傳效果。櫥窗展板是在原始材料信息中提煉內涵、濃縮精華、突出主題,編寫富有特色的專題教學檔案，達到同一內容不同載體的兩種編研成果的優勢互補。

4.2 規格要求

為規范檔案材料質量，在認真研讀各模塊資料存放的范圍和要求的基礎上，爭取符合各模塊的規格要求。對于兩模塊重合部分的材料收檔格式要找準二者的融合點，兼顧兩模塊的要求，統一格式，盡量滿足不同需求。某些數據統計表格，由于教學檔案中沒有硬性的要求，歸檔的材料即可按照評估材料的規范要求進行收集整理。

4.3 檔案目錄的設置。

為避免歸檔材料的重復性，體現系統的“一體化”功能，切實實現兩模塊內容的交匯融合，在檔案歸檔目錄項目設置上，要標明紙質檔案的存放位置和電子檔案的鏈接，實現快速檢索功能。

4.4 查詢功能

為更好地體現系統“一體化”管理功能，查詢頁面設置了綜合、組合和表內三種查詢路徑，可從不同角度、按照不同需求來搜索查找教學檔案，更有效地發揮其利用價值。無論按哪條路徑查詢都能及時的檢索到兩個模塊系統中包含的文件材料的存放目錄，繼而快速查找到所要資料的電子鏈接或紙質材料的存放位置。為保證檢索的準確性，對于重合材料的檔案目錄項目中，要同時包含教學檔案和評估材料兩模塊需要統計的項目內容，進一步體現了系統“一體化”的管理功能，最大限度地實現教學資料信息為教學服務的目標。