事業單位檔案管理現狀以及強化管理措施

王晶

[摘要]在信息時代，各行各業的運營模式都發生巨大的變化，同樣事業單位的檔案管理工作受其影響發生了相應的改變，對檔案工作的質量提出了更高的發展要求。一個單位的運營和發展，檔案的管理工作是不可缺少的，在網絡信息技術高速發展的今天，事業單位的檔案管理工作也呈現出很多的不合時宜的表現，出現許多急需解決的問題，如工作效率低和管理方式與管理模式落后等，制約著事業單位的發展與前進。從當前的現狀出發，并依此制定相應的改進措施，將會大大改進事業單位的檔案管理工作現狀，促進事業單位迎來新的發展時機。

[關鍵詞]事業單位 檔案管理 強化管理措施

在互聯網經濟時代，社會的各行各業都迎來了新的變化與發展，使得事業單位檔案管理面臨著新的挑戰，在傳統的檔案管理中，技術落后，管理觀念滯后，由此而帶來的效率低下，檔案信息混亂，已經不能適應當前社會發展的客觀要求。新時期，事業單位的檔案管理工作必須進行改進，引進新的技術與管理模式，不斷提高檔案管理效率，提高檔案信息的錄入與查找的效率，實現檔案管理的信息化。

一、事業單位檔案管理的現狀

（一）檔案管理制度松散

在傳統的檔案管理工作中，并沒有完善的檔案管理制度，出現檔案管理制度結構松散的問題。根本在于大部分事業單位并沒有重視對于檔案的管理，常常出現檔案結構混亂，序號雜亂無章，不便于檔案的歸類、錄入與查找，以致造成部分檔案的遺失。同時，在松散的檔案管理制度下，也表現出檔案的保密性不高，信息泄露等嚴重威脅事業單位發展的嚴重問題。雖然現在很多的事業單位已經意識到這些問題的嚴重性，并做出相應的整改措施，但是由于制度的缺陷很多的措施仍然是治標不治本，只是解決暫時的問題，就根本問題而言仍然是沒有找到長遠的解決之方。

（二）檔案管理模式滯后

當前大部分的事業單位為了促進本單位的經濟利益的快速發展，適應信息時代的步伐，大量引進先進的信息技術，但是并不符合本單位的實際發展情況，使得引進的先進信息技術與本身的滯后的管理模式相矛盾，由于在現有的水平上并不具備建立現代信息化檔案的現實基礎，不僅沒有促進本單位的檔案管理工作的提高，反而使得檔案的管理工作出現混亂。

檔案管理模式中的核心問題主要是缺乏規范性與共享性。大部分的事業單位的檔案管理模式僵化，在此種模式中權責劃分不清，組織機構混亂，出現有的問題沒人管，有的問題多人管的現象，各單位為了解決當前的棘手的問題，也紛紛做出整改，改進管理模式，針對不合理的地方做出調整，但是由于滯后模式固有的弊端，條條框框的簡單修補也是無濟于事，有的甚至出現改進部分與原有部分相矛盾沖突的現象發生，使得本身混亂的檔案管理幾乎陷入癱瘓，不能正常運行。

（三）檔案管理人員素質不高

檔案管理工作需要其相關工作人員具有一定的技術水平與專業水平，因此，對于檔案管理人員而言，應具有較高的專業素養與專業技術。但是，由于以前大部分事業單位不重視檔案的管理工作，很多的檔案管理人員都不是具有專業知識的人員，多數是其他崗位的兼職人員，代管檔案管理工作，或者是一崗多人，導致互相推諉，相互扯皮，使得檔案管理長期處于混亂和無人管理的狀態。還有部分檔案管理人員專業基礎知識薄弱，專業素養不高，不能及時解決檔案管理工作中出現的問題，致使問題堆積。為了解決檔案管理中出現的種種問題，各事業單位，也積極引進先進的管理技術與信息化技術，但是由于管理人員的素質不高，專業技術水平低，并不能很好的應用新的檔案管理技術，使得原有的問題加倍升級，使得檔案管理工作陷入停滯或運轉困難的尷尬境地。

二、當前事業單位檔案管理現狀的解決方略

（一）制定適應本單位實際情況的檔案管理制度

合理的檔案管理制度對于檔案管理效率的高低具有決定性的影響。但是各個單位的實際情況不同，檔案管理中出現的問題也不盡相同，因此，各事業單位針對自身的情況對檔案管理制度作出相應的根本性改進與完善。首先，應完善權責制度，明確工作職能范圍，防止出現一崗多人以致相互推諉的狀況發生，建立追責制度，以此敦促相關工作人員認真履行本職工作。制定各規章制度應遵循時效性與具體性相結合的原則，以改進當前現狀、促進檔案管理工作順利開展為目的。同時，積極引進相關的管理技術與信息技術，與新的檔案管理制度相結合，雙向發力，共同促進當前現狀的改進。優化與完善事業單位的檔案管理制度，是一個長期的過程，需要逐步進行，不能一蹴而就，依據自身實際情況做出相應的制度安排，以保證檔案管理制度的順利執行。

（二）健全檔案管理模式

為適應信息時代的發展要求，事業單位的檔案管理模式已經做出相應的調整，但是由于其本身固有的限制性因素，對管理模式的改進仍然不徹底，遺留下很多的問題亟待解決，對檔案管理模式的完善是改變當前事業單位檔案管理現狀的必由之路。健全檔案管理模式，首先應從提高檔案管理工作的效率開始，以效率的提高來帶動管理模式的健全，達到對檔案管理工作的雙贏效果。例如，在檔案管理工作中引入獎懲制度，一方面，有利于激發相關工作人員的工作積極性，另一方面，有利于提升工作人員的責任意識，提高對檔案管理工作的重視程度。同時，以現代化管理技術與信息技術為特征的新的檔案管理模式在提高工作效率的同時，也更有利于發揮檔案工作本身的作用與價值。

（三）提升檔案管理人員的專業素質

事業單位檔案管理人員對與檔案管理工作順利的開展具有至關重要的作用，工作人員本身的專業水平的高低是影響檔案管理工作開展質量的決定性因素。在當前事業單位檔案管理的一線工作中，檔案管理人員專業素質普遍偏低，嚴重限制了先進信息技術在檔案管理中的應用。提升檔案管理人員自身專業素質是提升檔案管理工作的現實要求。

因此，事業單位面對檔案管理人員專業素質低的現狀，應做出現實性的改進措施，首先積極引進相關專業技術人才，配合相應的先進檔案管理技術，對當前工作中的問題，從本單位的實際情況出發，逐步解決，提升檔案管理工作的質量。同時，對本單位的檔案管理人員進行專業技術的培訓，增強其自身的專業素質與專業技能，提升適應新時代檔案管理工作的要求，促進事業單位內部建立一支具有高水平的檔案管理人員。

三、結束語

通過不斷對事業單位的改革，不斷融入新的管理技術與信息技術，學習新的管理理念，創造性改進檔案管理模式，同時注重對檔案工作管理人員的培訓，不斷加強對檔案管理人員隊伍的建設，將會促進事業單位檔案管理工作健康、有序發展。