聲像檔案在檔案管理中的問題和對策初探

肖玲

[摘要]隨著科學技術的發展，不斷豐富了檔案管理工作的內容及形式，現已將聲像檔案融入檔案管理工作中，能有效提高檔案的豐富性與全面性。由于聲像檔案具備保管難度大、利用力度少等問題，使得檔案管理效率受到了影響。對此，本文對聲像檔案在檔案管理中存在的問題進行了探究，并提出了有效的解決措施。

[關鍵詞]聲像檔案 檔案管理 對策探究

所謂的聲像檔案，主要指的是國家機構或社會組織從事相應活動而產生的具有保存價值的音頻、視頻、圖片等資源，一般會加以文字說明。相比于其他檔案載體來說，聲像檔案具有較強的直觀性與再現性，有利于管理人員直觀了解檔案信息，并進行有效利用。因此，需要檔案管理人員轉變管理理念，創新管理方法，確保聲像檔案管理質量，以實現其應有的價值。

一、聲像檔案在檔案管理中存在的問題

（一）歸檔不完整

資料歸檔是保障檔案管理質量的基礎，但由于很多領導缺少聲像檔案歸檔意識，未能將靜態檔案實現動態管理，對聲像檔案的管理與開發造成了影響。同時，一些攝錄人員未形成歸檔理念，當資料收集工作結束后，常常進行自主保存，不能及時歸檔。在這種情況下，一旦出現攝錄設備存儲空間不足時，容易誤刪有效聲像資料，給歸檔、管理工作造成了影響。另外，很多企業未建立統一的檔案管理部門，形成了多級管理模式，使得歸檔工作比較分散，經常會出現檔案流失的問題。

（二）缺少完善的管理制度

聲像檔案是檔案管理工作中的重要內容，需要企業、單位建立完善的管理制度，以約束員工的行為，保障聲像檔案管理工作順利進行。但由于很多企業缺少相應的管理制度，導致檔案管理人員存在隨意性、盲目性等問題，未能嚴格要求自身的行為，使得聲像檔案管理比較混亂，難以保障管理質量和效率。

（三）管理條件差

相比于紙質檔案管理來說，在進行聲像檔案管理時，需要具備良好的管理條件，包括溫度、濕度等，以保障聲像檔案的質量。但在實際管理上，很多企業未購置相應的設備，比如控溫設備、去濕機、防磁保護等，容易使底片出現損壞、變質等情況。

（四）管理人員素質水平低

管理人員素質水平低也是重要的影響因素，很多管理人員都缺少專業的管理技能，甚至存在半路出家的問題，不能正確對聲像檔案進行歸檔、整理、分類、保存等工作，使得管理流程、管理質量的受到了影響。同時，一些檔案管理人員的工作積極性比較差，存在消極怠工的問題，容易出現聲像檔案丟失、損毀等問題。

二、保障聲像檔案管理質量的對策

（一）保障歸檔效率

做好聲像檔案管理質量的前提是保障歸檔效率，確保檔案管理工作可以順利進行，應從以下幾面來提高歸檔質量。例如，一是，企業領導應提高歸檔意識，做好聲像檔案歸檔宣傳工作，以營造良好的歸檔氛圍。同時，當領導在對聲像檔案使用、開發結束后，要及時進行歸檔，避免出現逾期歸檔等問題，防止檔案丟失、損壞。二是，強化攝錄人員歸檔意識。攝錄人員的主要工作內容是生成聲像檔案的核心環節，對聲像檔案的質量有重要的影響作用。當攝錄完畢后，應及時對聲像檔案進行整理、分類，在確保無質量、數量問題后，及時進行歸檔，避免因誤操作而造成聲像檔案流失等問題，以保障聲像檔案的完整性。三是，企業應健全統一的檔案管理部門，采取專人專崗等方式，對聲像檔案進行歸檔、管理，防止出現多級管理而出現歸檔不清的情況，為后續的管理工作提供保障。

（二）健全聲像檔案管理制度

企業、單位通過建立完善的聲像檔案管理制度，有利于約束領導、員工的行為，促使其按照制度標準履行檔案管理職責，以保障聲像檔案的管理質量和效率。例如，一是，制度建設。在制度上規范檔案管理人員的職責，應包括聲像檔案的收集、整理、分類、保管、借閱、歸檔等各方面工作，并制定相應的管理流程與規范，促使其按照制度標準進行管理。二是，法治建設。通常情況下，聲像檔案大多涉及到企業、單位的機密信息，一旦發生檔案泄露、丟失、損毀等問題，對企業、單位的發展會造成嚴重的影響。因此，通過強化法治建設，有利于明確各單位、人員的法律責任。當出現問題時，可根據責任大小來進行追求，從而實現依法管理，不斷提高檔案管理質量。

（三）優化聲像檔案管理條件

聲像檔案管理相比于紙質檔案管理來說，對管理環境、管理條件有了更為嚴苛的要求。需要配置相應的控溫、保濕、保管設備，以延長聲像檔案的使用壽命，確保管理質量。例如，一是，企業、單位應加大信息化投入力度，建立完善的信息化設施，可將音頻、視頻、圖片等聲像資料轉換為數字化檔案，并通過數字備份來進行保管。有利于提高聲像檔案傳輸速率，保障檔案管理工作的質量和安全性。二是，聲像檔案在實際管理上，容易出現損毀、丟失等問題，為了保障使用與開發效果，可將其刻錄成光盤并進行保存，能有效提高聲像檔案的安全性，提高管理效率。三是，企業、單位應優化聲像檔案管理環境，購置一些空調、去濕機等設備，有利于延長聲像檔案的使用壽命，防止出現檔案損毀的問題。

（四）提高檔案管理人員的素質水平

第一，企業、單位在選擇聲像檔案管理人才時，應適當提高選拔門檻，不僅要具備良好的專業能力，還要有較高的職業素養、思想意識、個性品德。促使其按照業務要求和制度規范進行管理，以保障聲像檔案的管理質量和效率。

第二，很多檔案管理人員的業務能力比較差，對聲像檔案的管理效果造成了影響。在處理這種問題時，應加大業務培訓力度，不斷提高檔案管理人員的業務能力。例如，可采用組織培訓法，聘請經驗豐富、專業能力強的專家對員工進行業務培訓，有利于員工創新管理理念，提高其業務能力。還可采用案例培訓法，促使員工通過觀察、分析、實踐來處理管理隱患，提高員工發現問題和解決問題的能力。

第三，企業、單位可采取績效考評制度，將聲像檔案管理人員的工作情況與薪酬掛鉤，促使員工提高工作積極性，保障工作效率。因此，可采用BSC、KPI、360度考核法等，對員工的工作態度、業務能力、管理效果等進行評價。

三、結束語

通過上述分析可知，聲像檔案是檔案管理工作中的重要組成部分，企業應不斷強化聲像檔案歸檔意識，加強制度建設，優化檔案管理條件，提高員工的素質水平，以保障聲像檔案管理質量和效率，實現其應有的價值。