對辦公室事務管理工作的認識及探討

李茂

摘 要：本文主要闡述了辦公室事務管理工作在新形勢下的發展變、提升管理工作的目的性并對辦公室事務管理職能進行深入認識和探討，提出信息社會下辦公室事務管理職能的優化方式，突出強調管理工作對辦公室工作質量和效率的促進作用。

關鍵詞：辦公室；事務管理；管理職能

辦公室事務管理工作對辦公室工作效率有著直接影響，所以促進辦公室工作的發展，重視辦公室事務管理工作是必需。辦公室事務管理工作具有繁雜性，工作任務重，范圍廣，不僅管理各部門文件的歸檔統計，部門間的服務與協調，還有一定的參考決策作用，以及相關工作的規章管理等，所以為了促進辦公室工作效率，提高管理效能，必須對辦公室事務管理工作有更深刻的認識，從而探討出管理的優化方案，促進辦公室工作質量和效率的提升。

一、辦公室事務管理工作探討的目的性

一是提高辦公室員工的工作執行能力。辦公室作為企業部門工作的綜合辦事機構，主要工作是處理上傳下達的任務，所以辦公室員工需要提高自己的工作執行能力。就目前形勢而言，辦公室員工普遍都有很高的工作積極性，但是相對他們的工作執行能力就不高，辦公室事務管理工作上也有很多偏差性，管理效能不高。所以，針對辦公室工作執行能力問題，進行辦公室事務管理工作探究是必然要求。所謂對辦公室事務管理的工作探討，主要是利用實際現狀更精細化的管理，對工作中的每個環節能夠增強一定的控制力，以最少的付出收獲最大的利益。辦公室的管理工作探究，會高效地找出工作問題，促進辦公室工作效率，幫助樹立積極向上、勇于實踐的工作作風，從而潛移默化地培養并提高辦公室人員的工作執行能力。

二是協調解決企業部門以及辦公室工作環節的銜接問題。管理是一個系統的工作程序，對于任何工作，都需要一套科學規范的管理機制，否則可能導致一些工作或者部門之間的不協調和脫軌。就目前的辦公室管理工作上的銜接問題來講，辦公室管理事務繁復，工作涉及到的部門也多，所以辦公室管理工作的分工很細，從而使得部門之間工作溝通減少，甚至出現管理沖突，管理不和諧等現象。而且，辦公室管理工作任務變化大，更新快，所以辦公室處理事務通常會設立一個新部門重新處理，這樣則又導致了企業、機構間出現分工障礙，辦公室管理職能作用發揮不到位，管理體系混亂，部門工作職責劃分不清、授權不清等，使得辦公室工作效率明顯降低，各部門、企業機構的管理效能也不得到提升，阻礙辦公室事務工作，影響上下級部門工作進程。針對這些現象，辦公室事務管理工作的滲入探討和改進是亟待進行的工作任務。

三是降低工作成本，提高工作效能。辦公室工作成本和工作效能對企業以及各部門機構可以說是非常重要的工作指標，辦公室工作成本的降低以及工作效能的提高對其部門事業的發展意義重大。辦公室工作也是具有很強的服務性，成本和效能都直接影響工作的服務質量。首先，辦公室工作的服務環節上，由于辦公室工作涉面廣，在公共服務環節上企業部門機構的辦公室在接觸過程中會消耗一點的財力、人力、物力，而成本的利用率則是辦公室工作效率最直接的衡量標準。再有，當前各企業部門之間的競爭日益突出，辦公室效能則會對辦公室工作能力有直接反映，從而側面突出該部門企業的發展狀況以及發展能力。所以在當前背景下，我們更需對當前辦公室事務管理工作有深入的認識，并能夠正確掌握當前市場的更新換代，探討出更完善的辦公室事務管理工作體系，降低工作成本和工作效能，提高企業部門的綜合能力。

二、辦公室管理工作在新形勢下的發展變化

1.業務工作信息化。在信息科技的浪潮下，信息技術水平是衡量部門現代化程度的標志，企業、事業單位各部門的信息化應用越來越廣泛，辦公室管理工作當然也是必不可少。當前，在辦公室工作中，就業務管理工作而言，工作的信息化，云計算和大數據的應用使得工作公開化，溝通更加便利快速，文件的歸檔范圍更大，效率更高，工作更具有準確性。通過互聯網網絡平臺，辦公室管理和服務不再局限時間和空間，組織結構分層更加明確，流程更加清晰，這在很大程度上降低了人力物力的損耗，節約工作成本，提高辦公室工作質量和效率。

2.管理工作精細化。精細化管理理念是隨著社會發展、事務分工和服務質量的提升出現的，是在產品生產過程中制定一定的管理標準，規范生產的專業性，科學管理。當前，我們已經將精細化管理理念結合到辦公室管理工作中，辦公室管理工作變得更秩序化和細節化，復雜的事情更簡單化，處理事務更加靈活變通，增強了辦公室員工的管理能力同時也提高了群眾、領導對辦公室工作能力的信任。再有各國經濟貿易的互通，更多管理模式的融合，精細化管理更加受到重視，并且從細節、步驟、效果、系統管理上有更高的要求，使得辦公室事務管理更具科學新，工作效率也有所提升。

3.服務接待工作標準化。辦公室工作具有一定的服務性，其服務接待工作是辦公室工作中的重要環節。社會形勢瞬息萬變，為了適應社會發展需求，辦公室服務工作則必須規則有序又靈活變通，細致周到又不卑不亢，使得辦公室工作能夠順利進行。就政府辦公室管理而言，我國政府早就修訂了機關公務的接待管理規定，其新規定中指出了更多的禁止事項以及服務要求，并迅速實踐。我國各企業部門辦公室管理亦是如此，提出了更符合實際的規章原則，并保證了服務工作的靈活性，讓接待服務工作更加制度化、規范化、系統化和專業化。

三、新形勢下辦公室管理工作職能優化探討

1.文秘工作。辦公室工作雖然范圍廣、專業性強，辦公室員工需要具備很多辦公室工作技能，文書工作是辦公室工作中最基本的工作職能，其相關的專業技能也是員工的所必備的。辦公室工作的基本就是保證文秘工作的質量，而文案審核是整個文書工作的重要環節。所以在工作中我們要注意以下幾點。首先，針對文秘工作審核的內容方面，我們不僅要確定內容的真實性以及實時性，保證材料的科學歸納，也要注意觀察文件所涉及的路線方針的是否符合國家相關規定，當然還可以建設相關專家小組進行更加專業系統化的文案研究。再有在文件格式方面，我們可以制定規范的格式方案，對于文件類型、主送單位名稱、發文時間以及文案重要程度進行規制，阻止格式問題的發生。最后我們要注意文件處理的效率，這直接關系到整個辦公室工作的效率，制定科學合理的文秘工作規章是保證工作效率的第一步；其二，我們要加強辦公室各工作部門之間工作的合作能力，培養員工的協調能力，以便更有效率應對突發問題；文件的監督管理也是關鍵環節，我們要將辦公室管理理念以及相關的工作程序還有管理方案進行逐步融洽，建設科學的監督機構，保證辦公室工作中每一個環節的工作責任。

2.決策參謀工作。決策參謀在辦公室工作中主要是提供策略方案以及對事務進行分析提出建議，其主要是對領導人提供有用的意見并做出相關方案的問題評估，給出修正方案，對整個辦公室工作來說有著很強的指引作用。當前，為了讓領導在工作中做出科學準確的判斷，辦公室員工在工作過程中則需要不斷規范自己的參謀任務，給予上級參考時要根據企業部門的方案類型做出相應的配合，當然也要主動分析上級決策的正確性，提出與上級相悖但可行的參考意見是相當重要的，同時要避免決策的片面性，從多角度分析方案并做出決策。市場形勢對方案的決策方向也是關鍵，我們要注意社會發展的動態，保證辦公室工作中資料搜集的準確性和有效性，讓企業決策更符合社會需求。我們還需要極大提高員工的事務能力，比如員工的積極性以及創新能力，可以提供更多、更多元化的培訓機構來提升員工能力，讓員工有更多的自主性參與到事務的決策中，保證辦公室各部門之間的決策參謀工作能夠進行的更順利和有效。

3.會議組織工作。辦公室工作類型多、任務重，會議組織也是辦公室工作中傳統的職能之一，對事務指導有著重要意義。當前的會議工作更是劃分了各小類，有基礎的情報調查了解的匯報會，有主要的決策謀劃會議，還有一些監督會以及最后的總結工作表彰會，而在這些會議工作中，辦公室員工最關注的就是會議計劃以及會議預算，會議總的來說是對工作的部署、實施以及總結規劃，有投入成本，所以大多都會關注會議規劃以及成本預算，在最高性價比下高校完成任務部署。所以在此基礎上，降低成本，擴大會議效率，我們要著重完善創新會議方式，滿足新形勢下辦公室會議組織工作的要求。大數據、云計算的迅速發展，我們可以利用信息科技來降低會議成本，比如網絡視頻、多媒體信息技術以及網絡遠程操控等，不僅避免了會議在時間空間上的限制，還可以更加高效全程記錄會議的整個過程，幫助人員對會議內容進行更準確的整理總結，使得事務進展更順利。當然，我們還要注意在實際會議工作中多媒體設備系統的利用情況，避免設施浪費，辦公室還要對多媒體視頻系統不斷完善，節約資源，合理利用信息資源，降低會議預算成本，保證輸出。

4.溝通協調工作。辦公室員工要處理企業、各部門之間的工作，每個部門之間的職能和工作方向和理念都不一樣，產出的意見自然會有分歧，所以協調溝通是必需的。而且，就管理學原理而言，協調溝通是在各部門留有自己的想法態度的同時在相關項目中決策出這些不同建立的綜合點，保證各部門利益，促進部門員工之間的團結合作能力。就比如在辦公室協調工作中，在決策方面，辦公室員工要重點注意決策上的不同意見，深入分析不同態度關注的方向點，分析問題原因，再與參與者重新討論協商，找出最終問題的結合點。在協調各部門工作時，辦公室的溝通工作要有變通以及規范的制度和原則，當然業務處理流程也一定要規范化，上級下發的業務文件可以先交由辦公室處理、完善，在保證業務符合規章的條件下傳達給下級部門。當然，協調工作還包括各企業部門的資源共享，所以我們要加強員工與上下級之間的交流互動，保證協調工作的順利進行，實現辦公室部門工作的一致性。

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