東莞開放大學(xué)教務(wù)管理“一站式服務(wù)”研究

馬俊玉　易平　張潤階　莫懿君　熊瑞云

【摘要】東莞開放大學(xué)正在打造教務(wù)管理“一站式”信息化服務(wù)平臺（即一個賬號和密碼在手，招生、學(xué)籍、注冊、排課、選課、考試、成績、辦證、教材等信息均可直接在平臺查詢）。教務(wù)管理信息化從學(xué)校層面，能夠提高管理質(zhì)量，減少人為失誤；從學(xué)生層面，能夠快捷獲得學(xué)習(xí)支持服務(wù)，提升學(xué)習(xí)滿意度。

【關(guān)鍵詞】開放大學(xué) 教務(wù)管理 “一站式”服務(wù)

隨著東莞開放大學(xué)辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)增多，專業(yè)細(xì)化，導(dǎo)致教務(wù)管理日趨復(fù)雜，工作量成倍增長仍無法滿足學(xué)生需要。我校正在搭建信息化管理平臺，如何把教務(wù)支持服務(wù)的各個環(huán)節(jié)：學(xué)籍、注冊、考試、成績、辦證、教材等嵌入到平臺中，并突出對鎮(zhèn)街教學(xué)點(diǎn)和學(xué)生的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)在平臺上提供“一站式服務(wù)”的目標(biāo)，需要教務(wù)部門在工作實踐的基礎(chǔ)上給出針對性強(qiáng)的建設(shè)性意見。

一、我校教務(wù)管理的現(xiàn)狀和問題

（一）信息化水平不高

目前我校教務(wù)管理工作的各個模塊相對獨(dú)立，數(shù)據(jù)各自獨(dú)立，無法做到資源共享。例如，招生工作結(jié)束后，招生管理人員把新生人數(shù)轉(zhuǎn)給學(xué)籍管理人員，然后逐步做出各類統(tǒng)計表格。這種運(yùn)作方式，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)失誤。

（二）平臺過多，無所適從

由于考核要求不同，部分課程需要在平臺上完成測評。由于國家開放大學(xué)和廣東開放大學(xué)不同的課程給出的平臺不同，學(xué)生要完成測評，必須找出相應(yīng)的平臺，給學(xué)生帶來很多的不便和困惑。

（三）多頭管理，交叉重復(fù)

對學(xué)生的管理存在多頭管理的情況。例如，某門課程的考試信息，教務(wù)人員、教學(xué)點(diǎn)班主任、任課教師都通過各種途徑通知學(xué)生。學(xué)生只是被動的接受信息，沒有發(fā)揮其主觀能動性。

二、打造“一站式”服務(wù)平臺。實現(xiàn)智能化管理的建議

教務(wù)支持服務(wù)工作是學(xué)校順利運(yùn)行的核心部分，教務(wù)管理信息化能更好的促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，提高服務(wù)水平。“互聯(lián)網(wǎng)+教務(wù)”，即教務(wù)支持服務(wù)體系信息化成為亟待解決的問題。隨著我校智慧校園的實現(xiàn)，教務(wù)支持服務(wù)信息化系統(tǒng)將涵蓋教務(wù)教學(xué)中的各個環(huán)節(jié)：招生、學(xué)籍、注冊、排課、選課、考試、成績、辦證、教材等，這些環(huán)節(jié)將構(gòu)成一個有機(jī)的整體，真正實現(xiàn)對使用者（學(xué)生、教師、教學(xué)點(diǎn)管理人員等）“一站式”服務(wù)（即一個賬號和密碼在手，以上信息均可直接查詢）；而對教務(wù)管理人員，則可以通過信息化平臺，減少人工操作的時間，避免工作重復(fù)操作，并避免出現(xiàn)人為的錯漏，實現(xiàn)教務(wù)信息處理的自動化，大大提高工作效率與準(zhǔn)確性。

（一）實現(xiàn)考試工作智能化管理

1.開發(fā)東莞開放大學(xué)報考平臺。對廣開的數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)分處理，根據(jù)我校實際情況，分類并獨(dú)立操作各教學(xué)點(diǎn)、考點(diǎn)和學(xué)生的數(shù)據(jù)，使組考過程的報考、訂卷、考場安排等環(huán)節(jié)智能化，減少人工統(tǒng)計的出錯，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。避免出現(xiàn)漏報考，少訂卷，學(xué)生走錯考場考試等情況。

2.開發(fā)考試通知單、成績單網(wǎng)絡(luò)打印平臺。將考試時間和考室的編排融合在一起，學(xué)生可一次性打印出自己考場數(shù)據(jù)，清楚自己的考試時間安排和課程安排。通過平臺可以打印自己的個人成績單，了解自己的成績，做好考試的報名工作，順利完成學(xué)業(yè)并畢業(yè)。

3.開發(fā)“教育部統(tǒng)考網(wǎng)”平臺，簡化報名程序。學(xué)生只需輸入學(xué)號、密碼，選擇自己需要報考的科目、考試時間，完成網(wǎng)上繳費(fèi)工作。準(zhǔn)考證打印、成績查詢、補(bǔ)考等工作均可以“一站式”完成。

（二）實現(xiàn)成績、學(xué)籍工作智能化管理

1.成績智能化管理。對教學(xué)計劃與考試成績數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配融合。教學(xué)計劃導(dǎo)入平臺，管理員通過查詢篩選，便捷整理出各學(xué)期的開課情況，考務(wù)人員據(jù)此整理考試數(shù)據(jù)。學(xué)生通過平臺“一站式”操作，了解學(xué)習(xí)計劃和進(jìn)程，掌握考試成績，及時做好個人學(xué)習(xí)和考試計劃。避免學(xué)生因不了解、不清晰而錯過考試，導(dǎo)致不能正常畢業(yè)的情況，減少學(xué)生與學(xué)校的矛盾，保證學(xué)生能按時順利完成學(xué)業(yè)。

2.肄業(yè)生畢業(yè)申請智能化管理。肄業(yè)生是指由于各種原因沒有按期畢業(yè)的學(xué)生。肄業(yè)生的幫扶工作尤其有必要，在成績查詢平臺中增加“申請畢業(yè)”按鈕，方便肄業(yè)生在符合畢業(yè)條件時提交申請畢業(yè)的請求，便于教務(wù)處導(dǎo)出數(shù)據(jù)審核。

3.本科學(xué)位申請智能化管理。開發(fā)“本科各專業(yè)學(xué)位申請”平臺。便于學(xué)生根據(jù)自己學(xué)業(yè)完成情況，申請畢業(yè)、申請學(xué)士學(xué)位、暫緩畢業(yè)等的操作。

4.學(xué)生信息智能化管理。平臺網(wǎng)頁設(shè)置學(xué)生信息欄，學(xué)生本人或者教務(wù)人員及時更新個人的通訊方式。通過后臺數(shù)據(jù)匯總，根據(jù)權(quán)限設(shè)置，班主任、教務(wù)處、教學(xué)處等部門能使用最新的信息，及時將相關(guān)學(xué)習(xí)、考試信息通知到位。

（三）實現(xiàn)教材工作智能化管理

實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，整合其他平臺導(dǎo)入的教學(xué)計劃和班級人數(shù)，統(tǒng)計當(dāng)個學(xué)期開設(shè)某門課程的總?cè)藬?shù)。與省校的教材訂單對接，自動生成所需要征訂教材的數(shù)量。通過點(diǎn)擊開課計劃，可以生成每個班的實際教材清單。設(shè)定教材達(dá)到一定數(shù)量后，自動分配到相關(guān)的班級，并打印清單，作為分發(fā)教材的憑據(jù)。錄入學(xué)期課程注冊人數(shù)后，可生成需要退補(bǔ)教材的班級清單。教材發(fā)放工作完成后，生成各班的教材費(fèi)用，作為財務(wù)收費(fèi)的依據(jù)。自動生成教材庫存數(shù)據(jù)，用于后期教材征訂。

（四）實現(xiàn)答疑服務(wù)智能化管理

教學(xué)點(diǎn)教務(wù)人員和學(xué)生在管理和學(xué)習(xí)中會遇到各種問題，快捷答疑是衡量服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。在教務(wù)工作平臺里面，設(shè)置答疑鏈接，學(xué)生輸入問題，系統(tǒng)就會自動彈出解決方案。學(xué)生也可在上班時間點(diǎn)擊相關(guān)鏈接，接通教務(wù)處的固定電話，及時得到幫助。

運(yùn)用信息化技術(shù)，打造智能化管理平臺，實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，可節(jié)約管理成本，推進(jìn)教務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平；可避免人工操作失誤，提高工作效率；可整合各個教學(xué)點(diǎn)的各種管理資源，避免多頭管理：還可為學(xué)生自主性學(xué)習(xí)提供便利條件。