建立健全學校檔案 實行檔案信息管理

李發(fā)文

【摘要】學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內容，加快中小學校學校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應新形勢的發(fā)展相當重要。

【關鍵詞】建立健全 學校檔案 信息管理

學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中小學學校正面臨著重大的變革，作為學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應新形勢，加快學校檔案工作發(fā)展的步伐呢？我本人結合自身的學習和工作體會，就如何做好中小學學校的檔案管理工作作初步探討。

一、學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1檔案管理人員缺乏，綜合素質較低。

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是中等專業(yè)學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務知識。檔案管理人員業(yè)務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓。

1.2檔案信息載體結構單一。

目前學校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用

1.3收集資料不夠完整。

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.4硬件設施不達標。

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

二、加強學校檔案管理工作的方法及對策

2.1制定規(guī)范的檔案管理工作制度，提高認識，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。

要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料。

2.2要全面提高檔案管理工作人員的綜合素質。

學校檔案案管理人員應具備優(yōu)良的思想政治品質、寬廣的知識面、扎實的檔案專業(yè)基礎知識、較強的現(xiàn)代管理能力和計算機運用能力等。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，學校要加大對檔案管理人員的培訓力度，使他們不斷豐富專業(yè)技術管理知識、完善現(xiàn)代化管理手段、增強創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識結構，全面提高檔案管理工作人員的綜合質。

2.3加強檔案信息化建設，提高現(xiàn)代化管理水平。

首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立中小學專業(yè)學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

2.4加強檔案的收集和整理。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

2.5加強建設檔案管理工作的信息化。

中小學校的檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流，在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術，提高檔案管理工作的效率與質量。學校檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現(xiàn)代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。

2.6建設實用的檔案管理信息化網(wǎng)站。

檔案管理信息化網(wǎng)站是中小學校的檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點，給相關人員提供相應的檔案信息服務，實現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞，因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實用的檔案管理信息化網(wǎng)站應該具有升級更新的能力、再次開發(fā)的能力等，能適應這個快速發(fā)展的社會，可以充分的利用計算機的強大的資源。

總而言之，建立健全學校檔案，實行檔案管理信息化，有利于學校進行科學管理，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料。提高了檔案歸檔整理的質量，有利于節(jié)省大量的人力物力，能很好提高檔案管理的工作效率和工作水平。