OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理的實(shí)踐與應(yīng)用

王紋

摘要：辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)，是現(xiàn)代辦公和信息技術(shù)相融合的產(chǎn)物。使用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)工作流連接日常事務(wù)，實(shí)現(xiàn)辦公室標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，降低企業(yè)日常運(yùn)作成本。目的是構(gòu)建一個(gè)高效、高品質(zhì)、高智能化管理的企業(yè)辦公系統(tǒng)，通過(guò)準(zhǔn)確、全面、快速的數(shù)據(jù)收集、分析處理，提供及時(shí)可靠的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，使管理更加智能化、信息化。本文就OA系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)要的概述，進(jìn)而分析OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的重要性。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；企業(yè)；信息化管理；智能化

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）06-0220-02

1引言

OA系統(tǒng)全稱(chēng)為Office Automation System，是一種辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)。主要面向企業(yè)日常運(yùn)作和管理，員工及管理者的應(yīng)用系統(tǒng)，OA系統(tǒng)主要是推行一種無(wú)紙化辦公模式。企業(yè)的高效管理一直是管理者關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，發(fā)達(dá)國(guó)家在企業(yè)管理的過(guò)程中，采用信息化的管理模式，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益。究其原因在企業(yè)的日常管理中，采用信息管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理、辦公資料的共享和辦公數(shù)據(jù)管理，OA系統(tǒng)作為信息管理的核心對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要推動(dòng)作用。

2建立OA信息化系統(tǒng)的目的

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的目的是在企業(yè)ERP軟件項(xiàng)目管理體制的基礎(chǔ)上，結(jié)合質(zhì)量管理體系的思想，通過(guò)開(kāi)發(fā)和運(yùn)用信息資源，采用Internet/Intranet技術(shù)，以“工作流”為基礎(chǔ)，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和日常辦公的規(guī)范化。最終達(dá)到提高管理工作效率、節(jié)約工作成本、增強(qiáng)員工交流、達(dá)到現(xiàn)代化企業(yè)管理新高度的目的。

3 OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能分析

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)立足于解決企業(yè)日常辦公業(yè)務(wù)、內(nèi)部各部門(mén)信息共享的處理需求，提供日常辦公、公文管理、個(gè)人事物管理和系統(tǒng)管理等功能。主要功能架構(gòu)，如圖1所示：

主要實(shí)現(xiàn)功能包括：①個(gè)人事務(wù)：待辦任務(wù)、日程安排、電子辦公、出差事務(wù)等，了解員工每個(gè)人；②項(xiàng)目管理：考勤管理、設(shè)備管理、車(chē)輛管理、招標(biāo)管理、公司各部門(mén)任務(wù)分配等，統(tǒng)計(jì)企業(yè)內(nèi)部所有員工考勤、設(shè)備、車(chē)輛信息。為企業(yè)的獎(jiǎng)罰管理提供依據(jù)；③日常業(yè)務(wù)：企業(yè)通知公告、新聞動(dòng)態(tài)、員工通訊簿、企業(yè)文化管理，用戶(hù)可以查看企業(yè)，部門(mén)的動(dòng)態(tài)大事安排，并制定出自己的計(jì)劃；④論壇管理：部門(mén)動(dòng)態(tài)信息（科研生產(chǎn)、質(zhì)量安全保密、信息化、科技情報(bào)等專(zhuān)欄）、用戶(hù)可以在論壇管理模塊發(fā)布信息，對(duì)他人信息進(jìn)行回復(fù)，類(lèi)似QQ討論區(qū)發(fā)言，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)內(nèi)部的信息交流⑤系統(tǒng)設(shè)置：用戶(hù)管理、組織管理、權(quán)限管理，用戶(hù)自行設(shè)置密碼，簽名檔，個(gè)人頭像等。通過(guò)用戶(hù)的設(shè)置，更好的管理OA系統(tǒng)。

4 OA系統(tǒng)在信息管理中的作用

OA系統(tǒng)的使用促進(jìn)了企業(yè)的辦公自動(dòng)化，打破了傳統(tǒng)的信息縱向交流的方式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各部門(mén)的信息共享，促進(jìn)了企業(yè)信息的管理，創(chuàng)新了信息管理的模式。

1）OA系統(tǒng)有效提高了工作效率

OA系統(tǒng)打破了原先企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)獨(dú)立，信息單一的弊端，在統(tǒng)一管理模式下，業(yè)務(wù)辦理、文件接收、文件歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)流程、工作內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)、相互依托，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享。原先的工作模式是公司下達(dá)文件后，所接收部門(mén)拿著紙質(zhì)文檔先找主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，再一級(jí)一級(jí)往上傳遞，等著各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批示，時(shí)間間隔較長(zhǎng)，遇到有領(lǐng)導(dǎo)出差文件就被擱置。嚴(yán)重影響文件的下達(dá)、辦理和反饋時(shí)間。在OA系統(tǒng)中，發(fā)布文件在權(quán)限范圍內(nèi)共享，領(lǐng)導(dǎo)不在，只要有手機(jī)移動(dòng)終端，都可以在手機(jī)端進(jìn)行文件瀏覽和審批。系統(tǒng)所有運(yùn)作流程都能實(shí)時(shí)呈現(xiàn)、及時(shí)跟蹤，對(duì)于緊急文件，系統(tǒng)會(huì)設(shè)定期限作出預(yù)警提醒。OA系統(tǒng)既簡(jiǎn)化了工作流程又節(jié)省了文件審批時(shí)間，大大提高了企業(yè)辦公效率。此外采購(gòu)、車(chē)輛調(diào)配、資金申請(qǐng)、合同審批等企業(yè)各重要項(xiàng)目管理也定義了規(guī)范流程，有效節(jié)約了審核時(shí)間。同時(shí)OA系統(tǒng)中，對(duì)分發(fā)后停滯處理的文件，進(jìn)行有效監(jiān)督提醒。

2）OA系統(tǒng)提高了管理人員素質(zhì)

OA系統(tǒng)不僅在工作模式上進(jìn)行了革新，也使得管理人員對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面信息化、智能化的思路有了觀念上的巨大改變。OA系統(tǒng)的既豐富了管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)，也使他們掌握了科學(xué)的信息管理方式和先進(jìn)的信息管理技術(shù)。OA系統(tǒng)的使用對(duì)企業(yè)管理層的管理思想理念進(jìn)行了進(jìn)一步的深化，帶領(lǐng)他們用現(xiàn)代化的企業(yè)管理方式和科學(xué)化的管理手段對(duì)信息進(jìn)行管理。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化的處理分析，改變了管理員的信息觀念和管理戰(zhàn)略，從而有效地提高了管理效率，最終提高了整個(gè)企業(yè)的信息化管理水平，增強(qiáng)了管理人員的綜合素質(zhì)。

3）OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)安全策略

企業(yè)信息管理過(guò)程中具有大量的信息數(shù)據(jù)，避免非法用戶(hù)對(duì)竊取公司數(shù)據(jù)信息至關(guān)重要。OA系統(tǒng)的對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限進(jìn)行分層管理，不同權(quán)限用戶(hù)對(duì)應(yīng)不同操作模塊，對(duì)重要文件設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)密碼，避免了數(shù)據(jù)的非法訪(fǎng)問(wèn)。OA系統(tǒng)可以對(duì)工作流中的相關(guān)文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行跟蹤和檢查，對(duì)企業(yè)內(nèi)部文件進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)處理和實(shí)時(shí)交流，使得企業(yè)對(duì)信息的處理真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)承載能力較強(qiáng)，服務(wù)器具有高冗余性和安全性能，這種嚴(yán)密的管理有效保障數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性，保證了OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的可靠性。

4）OA系統(tǒng)實(shí)際成效

OA系統(tǒng)構(gòu)架完善，適應(yīng)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)的需要，為企業(yè)辦公節(jié)約了管理資金，并實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息化管理，推動(dòng)了企業(yè)OA能力。系統(tǒng)提高了企業(yè)各部門(mén)信息的共享化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)設(shè)備，管理者可對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)反饋，增強(qiáng)了管理者工作過(guò)程中的方便性和及時(shí)率。用戶(hù)操作界面簡(jiǎn)單實(shí)用，大大提高了業(yè)務(wù)工作者的業(yè)務(wù)水平和管理能力。系統(tǒng)實(shí)時(shí)的匯總、分析、反饋，可以有效輔助決策者進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，作出實(shí)時(shí)判別。

5結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)OA系統(tǒng)是一個(gè)將企業(yè)管理及基礎(chǔ)辦公需求作為核心，基于C/S模式下的信息管理系統(tǒng)，以O(shè)A理論和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，提高企業(yè)辦公效率。OA系統(tǒng)的推廣，使用戶(hù)具有了更高的自主性，在用戶(hù)權(quán)限范圍內(nèi)，用戶(hù)可以在任何地方對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)和瀏覽。整個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系先進(jìn)，用戶(hù)界面良好，是一個(gè)較完善的信息交互平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化和信息化，在企業(yè)管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)信息共享，提高了工作人員的工作效率，為企業(yè)智能化發(fā)展創(chuàng)造了更多的條件。