試論基層單位檔案管理存在的問題和應對措施

(重慶市豐都縣委黨校 重慶 400000)

檔案在保證單位高效、協調、有序運行具有重要的作用。就檔案管理而言，國家制定了相應的工作管理制度，來規范檔案管理的正規性，各個企事業單位應該根據自身實際情況，在法律法規規定的范圍之內，按照各個基層單位的工作性質和服務范圍，制定符合自身情況的檔案管理體系，發揮檔案優勢，不斷建立和完善檔案管理體系。就本文而言，在結合實踐的基礎上，分析當前基層檔案管理存在的問題及針對這些問題提出相對性的改革措施，具體分析情況如下：

一、基層檔案管理過程中存在的問題

(一)基層檔案管理過程中人力、財力投入力度不足。就基層單位而言，受到編制的限制，對基層人力和財力投入不足，導致基層檔案管理人員多數非專業人員，一般身兼數職，因此專業性不強，只能每天機械的完成上級領導派發的任務，不能高效的完成檔案歸類等工作，造成檔案存放雜亂，不利于檔案的搜索及利用，甚至有檔案丟失的情況發生，造成單位員工及單位的沖突，不利于單位和諧及單位工作的順利開展。

(二)基層單位的基礎業務較薄弱。基層單位的資源比較少，基層領導干部很大一部分人沒有認識到檔案的重要性，重視程度不高，有的基層單位甚至沒有自身檔案存放地方，更不要說形成專門的檔案管理體系，多數只停留在紙上談兵的階段，并沒有落實到實處，檔案存放雜亂無章，根本沒有合理的利用資源。

(三)基層工作環境簡陋，安全性差。基層最貼近群眾、貼近生活，條件比較差，加上基層領導干部并不是十分重視檔案管理工作，檔案存放工作環境也是極其簡陋，安全設施比較差，容易發生火災等，有的基層單位甚至沒有單獨的存檔辦公室，檔案放在公共辦公區域內，不利于工作人員或者其他部門查找方案，也不利于保證檔案的保密性。

(四)檔案管理隊伍素質不高。基層條件比較差，人力和財力的投入不足導致有些基層單位沒有專門檔案管理隊伍，即使有也是兼職，檔案管理人員的專業性較低，使得檔案的存檔和整理不具備規范，不利于業務的發展，而且兼職人員的流動性比較大，頻繁的換檔案管理人員，檔案交接中難免會出現各種不同的問題，不利于檔案管理工作的開展，增加后續的管理工作出現推諉扯皮的風險。

(五)不能合理開發和利用檔案信息資源。檔案管理是目的是為了開發和利用。但是現實生活中，無論是企業單位還是事業單位，只是單單將檔案檔案進行收集和整理，并沒有利用現代技術手段實現檔案的信息化管理，失去了檔案本身的社會價值，沒有充分的利用和開發出檔案資源，造成資源的浪費。

二、解決檔案管理過程中出現問題的應對措施

(一)建立健全檔案管理體系。無規則不成方圓，基層管理要建立和單位性質相適應的檔案管理制度，凡是以規則辦事，規范自己的行為，在制定規則的同時要注意規則的可操作性及實用性，遵守言簡意賅的原則，充分發揮檔案管理應有的價值，一旦形成規章制度，所有人要無條件遵守，人人平等，以規則約束員工，建立完事的檔案獎懲機制，及時有效的進行獎懲，對好的行為要及時表現，那些破壞檔案工作或是不嚴格履行規章的人嚴格處分，這樣才能形成好的檔案管理行為。

(二)基層工作實踐中要積極提高檔案管理水平。檔案管理十分重要，基層管理人員要自上而下的重視，要積極宣傳檔案管理的作用，充分發揮檔案管理的經濟、社會作用，明確檔案管理對單位高效、協調、有序運行的意義，突出檔案管理工作的重要性；重視培養專業檔案管理人員及檔案監督人員，檔案管理人員要專業、認真負責的履行檔案管理工作，檔案監督人員主要負責監督和檢查，確保檔案工作的順利進行，制定基層員工檔案管理考核制度，將管理行為作為工資考核的關鍵指標之一，定期公示考核結果，讓檔案管理人員意識到自身不足，樹立檔案管理的榜樣，帶動檔案管理的有序發展，同時要制定和實施檔案管理工作質量評價體系，促進檔案管理工作的科學化和規范化。

(三)利用現代科技推動檔案信息化管理。隨著信息技術的發展和網絡的普及，科學技術的發展可以極大提高工作效率和工作質量，基層檔案管理部門要積極的學習先進的技術，引進先進的生產技術及生產設備，建立高效信息化的管理檔案，合理管理基層檔案，提高保存壽命及保存的完整性，提高檔案檢索的效率，縮短查詢時間。基層檔案管理人員首先要及時整理和收集本單位檔案，只有及時性收集，能保證檔案的實效性，其次，檔案管理應該應用當前科學技術，加大對計算機和相關配件設施的投入，形成電子化檔案，紙質數據和電子數據同時存檔，最后，要利用網絡的共享性，向全社會提供一流、專業和最新的檔案信息，實現相關數據的全社會共享，方便利用者高效利用檔案信息。

(四)加強檔案保密工作。檔案部門及存檔部門必須獨立，這樣就能保證檔案保密性。國家對檔案管理要求有嚴格的規定，對保密性要求極高，黨校管理人員要設置專職人員進行負責保護，設置專門的檔案保護區域，嚴禁泄露檔案機密，防止威脅和損害單位本身和國家的利益與安全。在存檔過程中做好檔案前期準備工作，科學區分、判定檔案的利用及控制范圍，積極的學習，必要的時候向相關部門專家請教把關。檔案管理者根據制定的規章制度，充分行使好職責，要具有前瞻性和預見性，控制好檔案的適用范圍，由具有較高政策水平和業務能力的管理者進行中審，重點對初審中沒能判定利用與控制使用的部分檔案確定范圍；由業務領導根據初審和中審的情況綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放否。只有完整的保密體系，才能確保檔案管理的合理性。

(五)檔案管理中要做好檔案利用的基礎工作。檔案管理要在原來基礎上進行系統的整理，合理的分工安排，從而達到科學分類、合理組卷、清楚編目、系統排列的要求，提高檔案管理的質量。同時按照適應利用后檢索與管理的要求，對檔案進行編號，有利于檔案的檢索，提高檔案的利用率，提高工作效率。對一些珍貴及重要的檔案，要采取多種方式進行存檔，多種備份，提高資料的使用壽命及利用率，采用現代科技設備進行數字化信息化管理。

綜上所述，基層單位檔案管理工作中存在檔案管理的人力、財力投入力度不足；基層單位的基礎業務較薄弱；基層工作環境簡陋，安全性差；檔案管理隊伍素質不高；不能合理開發和利用檔案信息資源等問題，對此首先要引起領導的高度重視，建立完善、科學的檔案管理體系，創新檔案管理模式，應用現代科技推動檔案信息化管理，加強檔案保密并做好檔案利用的基礎工作，不斷提高工作效率與質量，推進檔案管理的高效運行。