論企業采購管理中存在的問題及優化策略

(成都理工大學　四川　成都　610000)

一、引言

采購管理是企業管理的一個重要組成部分，對于企業的成本控制和經濟效益的提高有著積極的作用。為了確保企業能夠健康穩定的發展，必須針對企業內部的采購管理問題制定出相應的解決對策，以期不斷完善企業內部的采購管理體系，有效降低企業的采購成本，增強企業的經濟效益。

二、企業采購管理存在的問題

(一)采購審批程序復雜，耽誤采購進度

企業的各種層次和類型的采購一般需要公司高級管理部門或者上級公司審批。企業高管或上級公司對采購的某些環節非常重視，比如采購計劃、采購的實施結果等。此外，每次完整的采購都不是某一個單一部門的事情，而是涉及到多個部門的協調合作。采購人員既要和需求部門打交道，還要和財務部門進行溝通，各個有關部門是否認可采購環節是采購部門需要關注的問題。只有采購過程得到各個部門的認可，企業采購過程的公開性才能得以增強。但它也有一定的弊端，它使采購內部審批的環節有所增加，使審批程序變得繁瑣復雜。特別是領導要對每個審批環節進行檢查并簽字，這無疑增加了領導的工作量，如果領導事務繁忙或者出差，那審批文件就不能及時完成簽署，可能會耽擱采購的進度和效率，使采購的時間延長。

(二)采購計劃與現實不符，預算超支

企業生產組織和產品的復雜性，決定了其購買的產品既有有形商品，也有無形服務，涉及的企業也是各式各樣的。受國內外物資市場供應情況，生產企業產能經營等現狀的影響，有的物資采購周期比其他的要長，雖然公司對采購計劃有一定的安排，但采購部門與其他部門也應該根據市場變化和供應商現有的具體情況，來制定出詳細的采購計劃和不同的采購策略。

企業在采購上的預算超支問題十分嚴重。現今，不少企業在采購過程中都會發生預算超支問題，且尤為嚴重。造成這一問題的關鍵在于不少企業的生產部門通常不提前制定采購計劃，且制定的采購計劃由于缺乏與采購部門的溝通協調而導致數據失真，他們往往都是依據材料的現有情況制定采購計劃的，而一旦采購時的情況與制定的采購計劃產生差異時，就會產生預算超支問題，在大量占用企業流動資金的同時，又造成企業流動資金的嚴重短缺。

(三)供應商體系不完善，資料不全

國內50%的企業至今未建立供應商數據庫，30%的企業供應商數據庫不完善、資料不全，18%的企業未及時更新供應商數據庫，導致信息過期。供應商數據庫不完善的后果往往是在企業采購活動發生時，需要臨時花費較多時間去尋找供應商，使采購效率降低，增加采購成本。且如果在采購合作之前，對配套供應商沒有進行仔細全方位的考察，沒有有效及時評估，沒有進行合理的選擇，會因為配套企業技術能力、生產組織能力、運輸結算等問題，增加采購成本，影響采購物資的到貨交付，物資資金的流轉，將會給雙方企業后期的合作帶來巨大風險。此外，在每次與供應商合作之后，如果不按時對合作的供應商進行評價與考核，也會對下次合作的開展造成不利影響。如果企業內部各部門與最終落實采購方案的采購部門之間的供應商數據庫沒有實現實時共享，也會給企業的生產運作造成一定困擾。所以在采購活動發生之前，全方位地考察審核供應商，建立供應商數據庫，對供應商進行分類管理，實時更新數據庫對于企業長期健康穩定的發展，扮演著至關重要的角色。

三、優化企業采購管理的具體對策

(一)精簡規范采購審批流程

一個科學規范的企業采購管理組織應該符合目標統一、權責分明、高效精簡的要求。首先，企業董事會或者上級公司應該放權給采購部門。董事會要明確自身的職責和權利，放權給采購部門，使采購部門的積極性得到調動。董事會可將一些金額較小的采購訂單直接放權給采購經理進行后續處理；涉及金額較大的采購訂單應由采購經理交至公司總經理或董事長審批，董事長簽字同意后方可進行下一步驟。這樣一來，不僅能夠精簡采購審批流程，還能規范整個采購程序。其次，總公司應設立一個專門的采購監察小組，對下屬公司的采購行為進行實時監控。采購監察小組可不定期的到下屬公司抽樣審查金額較大或數量龐大的采購訂單，最后再將審查結果反饋給總公司。開展這種管理和監督，既有利于總公司監督權利的行使，也有利于保證子公司的采購自主權，使公司的采購得以順利有序地進行。

(二)科學制定采購計劃和策略

保證企業生產運作順利推進的一個重要措施就是制定采購計劃和策略。它可以對生產運作中所需的商品和服務的數量與質量進行預估，保證這些資源的有效及時供應，避免出現資源不足而耽誤生產運作推進的情況。首先，各部門應在上一年年末的時候根據生產計劃科學合理的制定出各部門第二年全年總體的一個采購計劃，在采購計劃中列出需要采購物資的種類、數量、規格、型號等具體內容，然后讓采購部門與相關供應商確定第二年設備(原材料)的一個價格波動幅度和產品的確切交期，各部門根據從采購部門反饋回來的價格和交期來對第二年的采購計劃進行預算，并以此為依據制定科學詳細的采購計劃。其次，各部門將制定好的采購計劃交于公司董事長審批簽字同意后發送給采購部門，采購部門根據采購內容的不同，結合市場供求情況，采取不同的采購策略，如：集中采購、協議框架采購、固定量打包采購等等，按照采購計劃依次進行采購。科學合理的采購計劃和策略的制定，不僅能使企業避免出現預算超支的問題，還能保證企業生產運作的正常推進，促進企業穩步健康的發展。

(三)健全供應商管理機制

企業生產運作所需的設備、材料和服務等各種資源都依靠供應商來提供，錯誤的供應商選擇可能會導致企業成本增加、生產運作延誤、企業虧損甚至破產，為了實現企業供應鏈體系的長期與穩定發展，企業必須做好對供應商的管理。建立健全供應商管理機制，首先應該以市場調研為基礎，充分調查掌握各個供應商的基本情況，真正地做到從環境管理意識、反應能力、質量保證能力以及成本處理能力等各方面嚴格評選供應商，使供應商數據庫得以建立，并對供應商進行分類管理。其次，企業還應該實時更新供應商數據，建立供應商考評體系，對數據庫中的供應商進行定期的評價和考核。

四、結語

目前企業在采購管理上仍存在著許多問題，這些問題不僅會影響企業的生產利潤和企業的戰略布局，還會影響企業在市場經濟中的穩定發展。所以，在今后的工作中企業應該規范采購審批流程、精簡采購程序，科學合理的制定采購計劃和策略，建立健全供應商管理機制、實時更新數據庫，才能確保整個采購管理工作的有序開展。