淺析人事考試院檔案管理制度

(湖北省襄陽市襄州區(qū)人社局人事考試院 湖北 襄陽 441104)

近年來，我區(qū)的人事考試院在檔案管理上有了很大的提升，但隨著人事考試制度改革的不斷深化，原有的檔案管理模式已無法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，本人從事人事考試檔案管理多年，結(jié)合當(dāng)前工作實(shí)際，認(rèn)真研究了我區(qū)人事考試檔案管理的現(xiàn)狀，針對當(dāng)前人事考試院檔案管理存在的問題，提出了相應(yīng)的對策建議。

一、當(dāng)前人事考試院檔案管理工作存在的問題

隨著工作的開展，人事考試院檔案數(shù)量越來越多，在社會各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，以及改革創(chuàng)新工作不斷深入背景下，傳統(tǒng)的人事考試檔案管理制度已經(jīng)無法滿足考試院發(fā)展的實(shí)際需要，這些都制約著事業(yè)單位改革創(chuàng)新的推進(jìn)。

1.對基層人事考試檔案管理重視程度不高。在考試院日常工作中，檔案管理工作不能引起人們的關(guān)注，工作業(yè)績無法物化衡量，大多數(shù)考試院工作人員對檔案管理工作存在輕視現(xiàn)象，受傳統(tǒng)觀念的影響認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫，檔案管理水平得不到提升，在實(shí)際工作中得不到創(chuàng)新，嚴(yán)重的阻礙了考試院檔案管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。

2.基層人事考試管理硬件設(shè)施落后。檔案信息管理系統(tǒng)在當(dāng)前普遍的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，辦公自動(dòng)化設(shè)備也顯示出了強(qiáng)大的優(yōu)勢，但是我們考試院的檔案管理的設(shè)備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調(diào)檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對工作的積極性受到了影響，更不利于檔案的開發(fā)、收集、利用。

3.人事考試檔案管理人員素質(zhì)不高，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理工作需要專業(yè)的、有經(jīng)驗(yàn)的人才進(jìn)行管理，因?yàn)闄n案管理并不是一件簡單的工作，需要管理人員具備系統(tǒng)的管理知識，但是在實(shí)際的工作中，學(xué)習(xí)檔案管理的人員少，從事檔案管理的人員不能系統(tǒng)的、科學(xué)的、專業(yè)的對檔案進(jìn)行管理，再加上相對于其它行業(yè)檔案管理人員的流動(dòng)性比較大，專業(yè)熟練的老員工少，業(yè)務(wù)不熟練的新員工比較多，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏。

二、新形勢下人事考試院檔案管理優(yōu)化策略

1.加大宣傳，不斷強(qiáng)化對基層人事考試檔案管理重要性的認(rèn)識。轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案管理的思想認(rèn)識，重視檔案管理制度的建設(shè)，從管理、資源、政策上給予指導(dǎo)、支持、傾斜，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求，是檔案管理制度科學(xué)、完善、健全，提供良好的外在條件。不管是什么樣的管理制度都需要人員來執(zhí)行,因此，提高人員對檔案管理重要性的認(rèn)識十分必要。

2.加大投入，及時(shí)更換基層人事考試檔案管理各類設(shè)施。及時(shí)更新檔案管理設(shè)備檔案管理設(shè)備包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備；檔案管理的設(shè)備影響檔案管理工作的進(jìn)度好的設(shè)備可以提高工作進(jìn)度;省時(shí)省力節(jié)約工作成本。在信息化爆炸的今天，檔案管理需要注重與時(shí)代接軌，將原本的紙筆記錄更新?lián)Q代到自動(dòng)化管理檔案,引入相關(guān)的管理系統(tǒng)利用數(shù)字化平臺減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，在相同的時(shí)間內(nèi)能夠完成更大的工作量，有效的提高檔案管理的工作效率

3.加大培訓(xùn)，全面提升基層檔案管理人員素質(zhì)。在保證工作人員安全的基礎(chǔ)上定期開展培訓(xùn)，培養(yǎng)人員有一個(gè)很高的專業(yè)性檔案管理理念，幫助相關(guān)工作人員及領(lǐng)導(dǎo)端正工作態(tài)度，加強(qiáng)部門人員之間的聯(lián)系，注重考試院檔案管理科學(xué)化，改變工作人員的心態(tài)，充分認(rèn)識到檔案管理對于人事考試院整體工作的推進(jìn)作用，秉承嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，強(qiáng)化工作能力。

4.加大管理，優(yōu)化完善基層人事考試檔案管理制度。檔案管理制度的制度是檔案管理工作正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因此考試院要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行，重視制度落實(shí)。要規(guī)范檔案管理人員的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行操作，同時(shí)建立相應(yīng)的監(jiān)督管理守則和績效獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高工作積極性，在工作中不斷改進(jìn)自己的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。優(yōu)化檔案管理制度還需要設(shè)立相關(guān)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，對檔案管理工作人員起到一個(gè)良好的監(jiān)督作用,保證檔案管理工作的順利開展。

三、結(jié)語

檔案管理是人事考試院必不可少的工作內(nèi)容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障人事考試工作正常必不可少的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容。人事考試院的全部工作人員，尤其是檔案管理專業(yè)人員都要重視檔案管理工作，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業(yè)單位高效正常的運(yùn)行。