檔案形成機理剖析

(云南大學歷史與檔案學院 云南 昆明 650000)

檔案形成機理是檔案學基礎理論的重要研究內容之一，其提出、研究和發展對于檔案學理論與實踐建設有著重要的指導意義。自從20世紀五六十年代以來,我國檔案學界就此問題開展了廣泛深入地研究。在對檔案形成規律內容的研究過程中，對檔案形成規律內涵的理解是最基本的前提，但是，隨著研究范圍的不斷拓寬和深化，對檔案是自然形成的還是有意識形成的、文件與檔案的關系等問題的爭論也相當激烈。

一、檔案形成規律的內涵。

我國檔案學者中最早對檔案形成規律進行研究和論述的是曾三。20世紀50年代末，針對大躍進運動中我國許多地方出現大編、大寫、大辦檔案的浮夸風，他提出:“檔案是工作和生產過程中自然形成的，今天誰要來‘寫’檔案，是寫不出來的。隨后，他又在《1958年至1962的全國檔案工作的總結和今后任務》的報告中進一步指出:“各個機關在工作和生產活動中，為了工作和生產的需要，必然產生許多文書材料、技術文件等等，這些文件在處理完畢以后，其中有許多在日后工作、生產、科學研究中還要查考利用，需要經過立卷歸檔保存起來，這就形成了檔案”。“任何檔案，都是這樣適應機關工作和生產活動的客觀需要形成的，不是人們憑主觀愿望可以隨意編寫的，更不是由于檔案人員的什么要求而產生的。”“由文書部門或有關人員立卷歸檔形成檔案開始，經過檔案室，最后集中到檔案館，這就是檔案形成與運動過程。”①可以說，檔案學界對檔案形成規律相關問題的研究基本是圍繞曾三的這些論述而展開的，其觀點也成為關于檔案形成規律的權威描述。潘連根將曾三的觀點進行概括，認為檔案形成規律的內涵包括:(1)處理完畢的文件經過立卷歸檔而轉化為檔案;(2)檔案不是隨意編寫的;(3)檔案的運動周期包括檔案的形成階段、檔案室階段、檔案館階段。

而王茂躍則認為:“檔案自然形成規律的內涵并非高深莫測，就是指檔案是社會實踐的客觀產物，或者更簡單地說，檔案的形成是客觀的。”他強調，檔案學界通常所指的檔案自然形成規律應該是檔案形成與運動理論，兩者是不同的。

二、檔案是自然形成的還是有意識形成的。

如前所述，學術界對檔案形成規律名稱的具體表述有多種提法，原因之一就是對檔案是自然形成的還是有意識形成的存在不同意見。

(一)檔案是自然形成的。最早強調檔案自然形成觀點的是曾三，他在1959年就提出:“檔案是工作和生產過程中自然形成的，今天誰要來‘寫’檔案，是寫不出來的。王乃林在《關于檔案自然形成規律的》探討一文中也提到同樣的看法，他認為“檔案是不能根據任何人的主觀愿望去制造的，檔案是在社會實踐中自然形成的。”另外，朱榮基對檔案的“自然形成’，也進行了解釋，指出:“所謂‘自然形成，’實質上應當理論為‘必然產物’。因為檔案是職能活動歷史過程中直接形成的必然產物，而不是事后隨意地制造出來的。”②

(二)檔案是有意識形成的。王新才、呂元智認為，“檔案不能自然形成”，“其形成不可避免地帶有人為的主觀性”。黃子林提出，檔案自然形成的觀點混淆了文件與檔案兩個不同概念，也忽視了檔案形成的條件和人們在檔案形成中的作用，實際上是對文件材料轉化成為檔案要通過立卷歸檔等轉化過程的否定。王榮聲、王玉聲在否定檔案自然形成觀點的同時，指出文件材料的自然形成規律可以成立。③

以上論述可謂仁者見仁，智者見智。筆者以為，兩種觀點的區別并不是本質上的，是可以找到共同點并消除爭議的。即“自然形成論”并非否定人的參預，取消人在檔案形成中的作用，它們也主張檔案管理工作的主動性④，如曾三強調，“自然形成，絕不是聽其自然，不要我們去工作的意思;而是要懂得它有自然形成規律，然后按照這個規律去做工作。”同樣，“有意識形成論”，也并不是說人們可以違背文件工作的程度和要求，任意形成有關文件材料。因此，不如求同存異，在如何更好地運用檔案形成規律來指導檔案工作實踐上下功夫，以促進檔案事業的發展。

三、文件與檔案的關系

在對檔案形成規律內容的研究過程中，也不可避免地會關注到文件與檔案關系問題。早在20世紀30年代，甘乃光、何魯成等學者就對文件與檔案的關系進行過論述。文件與檔案的關系是檔案學基礎理論的重要基礎之一，許多理論和實踐問題的研究和開展都是以探討兩者關系為前提的，如檔案概念和性質的分析、文件生命周期理論的研究、文檔一體化理論等等。建國后，學術界圍繞文件與檔案關系這一主題，共進行過3次大的討論，分別是在20世紀50年代、80年代和90年代。譚錚培在《文件與檔案關系研究綜述》一文中主要對90年代的相關研究進行了總結，認為學術界討論的焦點問題主要集中在以下3個方面:(1)文件與檔案是否屬同一事物;(2)文件可否作為檔案的屬概念；(3)歸檔是不是文件與檔案的分界線。在此基礎上，他又對存在研究分歧的原因進行了較深入的分析，認為主要原因有三點：(1)所用概念不對應;(2)“檔案觀”不同;(3)立足點不一致。譚錚培的論述己比較完善的介紹了學術界對文件與檔案關系的研究狀況，筆者在此就不贅述了。⑤

四、結語

“盡管人們對檔案的定義仍在爭論，但對檔案這一事物的本質特性的認識卻是基本一致的，即檔案本質上是社會生活的原始記錄……對這一認識，盡管學界也有不同的觀點，但這些不同觀點至少從目前看，尚不能動搖這一共識的正確性。”按照“原始”即“最初的，第一手的”解釋，那么檔案一形成就是檔案，就應該是最初的，根本就不需要經過“歸檔”、“挑選、整理和立卷”等“轉化”過程，檔案就是直接形成的原始記錄。這既符合檔案是原始記錄的本質屬性，也是客觀存在的事實。

【注釋】

①曾三:《曾三檔案工作文集》，檔案出版社1990年版，第211頁，第211一212頁

②曾三:《曾三檔案工作隨筆》，《檔案工作》1959年第3期

③王新才、呂元智:《論檔案形成的主觀性》，《圖書情報知識》2003年第2期

④宗培嶺:《對科技檔案形成規律與科技檔案工作規律的探討——兼與《科技檔案的形成規律》一文商榷》，《檔案管理》1997年第1期

⑤譚錚培:《文件與檔案關系研究分歧探源》，《檔案學研究》2003年第1期

[1]曾三:《曾三檔案工作文集》，檔案出版社1990年版，第211頁，第211一212頁

[2]吳寶康:《文件管理理論與文書(件)學——學習國外文件管理理論后的思考》，《北京檔案》1996年第8期

[3]何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究》，中國檔案出版社1999年版，第110、111頁

[4]王榮聲、王玉聲:《“檔案自然形成規律”的歷史貢獻與局限》，《山西檔案》1998年第6期

[5]曾三:《曾三檔案工作隨筆》，《檔案工作》1959年第3期

[6]王新才、呂元智:《論檔案形成的主觀性》，《圖書情報知識》2003年第2期

[7]宗培嶺:《對科技檔案形成規律與科技檔案工作規律的探討——兼與《科技檔案的形成規律》一文商榷》，《檔案管理》1997年第1期