財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)建設(shè)與研究

內(nèi)蒙古電力信息通信中心　賽穎夫

內(nèi)蒙古電力科學(xué)研究院　思　勤

0　引言

目前內(nèi)蒙古電力公司信息化系統(tǒng)的建設(shè)基本實(shí)現(xiàn)貫穿各業(yè)務(wù)部門(mén)核心業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)領(lǐng)域經(jīng)過(guò)ERP系統(tǒng)的試點(diǎn)和推廣，公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)取得了初步成效，主要財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)已基本統(tǒng)一，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)功能應(yīng)用已初具規(guī)模。然而，為了進(jìn)一步打破各分、子公司獨(dú)立、平行的財(cái)務(wù)管理模式，有效監(jiān)控財(cái)務(wù)情況、對(duì)公司資源進(jìn)行系統(tǒng)整合，以實(shí)現(xiàn)對(duì)公司財(cái)產(chǎn)、信息資源的集中管控，需要建設(shè)一套財(cái)務(wù)集中管控的信息化系統(tǒng)。

1　財(cái)務(wù)管控信息化的發(fā)展

財(cái)務(wù)管控信息化即以會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，通過(guò)將先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段相融合，實(shí)現(xiàn)各單位財(cái)務(wù)集中核算、分析和控制，從而進(jìn)一步達(dá)到企業(yè)資源優(yōu)化的信息化手段[1]。

最早的財(cái)務(wù)管控信息化主要依靠單機(jī)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬、核算、制表和分析等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化，由于不具備聯(lián)網(wǎng)功能，此時(shí)的財(cái)務(wù)管控軟件只是作為一種計(jì)算和統(tǒng)計(jì)的工具來(lái)使用[2]。此后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及辦公電腦的普及，財(cái)務(wù)管控軟件可以整合與財(cái)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、人力資源等數(shù)據(jù)從而實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域數(shù)據(jù)集成和共享，此時(shí)的財(cái)務(wù)管理軟件才發(fā)展為真正意義上的系統(tǒng)。如今，隨著ERP、BPC和財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)管理等信息系統(tǒng)的發(fā)展，財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)源更加多元，涵蓋的業(yè)務(wù)領(lǐng)域也更加齊全。同時(shí)通過(guò)因特網(wǎng)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)的使用，公司內(nèi)部可以及時(shí)傳遞、整理、分析以及反饋財(cái)務(wù)和管理信息。為企業(yè)決策者提供輔助決策支持。

2　公司財(cái)務(wù)管理信息化現(xiàn)狀

目前公司已有財(cái)務(wù)系統(tǒng)包括ERP-FICO、 BPC系統(tǒng)和、財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)。ERP財(cái)務(wù)模塊功能包括：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（總帳、應(yīng)收、應(yīng)付、資產(chǎn)）、成本控制；BPC系統(tǒng)功能包括：資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算、資本性預(yù)算、損益性預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算、融資預(yù)算。通過(guò)以上信息系統(tǒng)的建設(shè)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與信息系統(tǒng)集成已開(kāi)展深入應(yīng)用，為公司實(shí)施財(cái)務(wù)集約化管理提供了良好基礎(chǔ)。

然而，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)仍然面臨業(yè)務(wù)需求不斷變化、各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)亟待銜接、應(yīng)用集成仍需深化、系統(tǒng)實(shí)施有待協(xié)同等困難和挑戰(zhàn)，現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息化體系有進(jìn)一步優(yōu)化和提升的空間。

3　總體目標(biāo)

在全面應(yīng)用ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)上，同步實(shí)施財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)，作為ERP系統(tǒng)的有效補(bǔ)充，通過(guò)統(tǒng)一政策和規(guī)范的下發(fā)，各單位數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)穿透查詢(xún)等功能，構(gòu)建橫向集成、縱向管控、高度融合的財(cái)務(wù)應(yīng)用，穩(wěn)步推進(jìn)，不斷提升財(cái)務(wù)管控能力，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)代化[3]，具體目標(biāo)如下：

1）完成財(cái)務(wù)應(yīng)用全面實(shí)施。

2）轉(zhuǎn)變管理模式，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。

3）提升集約化管控能力，推動(dòng)跨部門(mén)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用。

4）實(shí)現(xiàn)精益化過(guò)程控制，提升財(cái)務(wù)管理水平。

5）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的集中、透明和核算信息的實(shí)時(shí)、共享。

4　財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

按照財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)建設(shè)的總體要求，本著分步實(shí)施、整體推進(jìn)的原則，分步開(kāi)展財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)各子系統(tǒng)的建設(shè)。建設(shè)的業(yè)務(wù)范圍如下： 核算信息反映、集團(tuán)報(bào)表、資金管理、員工報(bào)銷(xiāo)、電子會(huì)計(jì)檔案、固定資產(chǎn)管理、稽核管理、電價(jià)管理8個(gè)模塊[4]。

圖1　系統(tǒng)建設(shè)范圍

4.1　核算信息反映

通過(guò)核算信息反映模塊實(shí)現(xiàn)公司總部統(tǒng)一建立會(huì)計(jì)核算體系，統(tǒng)一制定會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)，并與ERP系統(tǒng)進(jìn)行雙向數(shù)據(jù)傳遞，保證雙方會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)核算信息及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

以各單位包括集團(tuán)公司本部為會(huì)計(jì)核算主體，實(shí)施公司范圍內(nèi)“一本賬”的財(cái)務(wù)集中核算。在公司“一本賬”財(cái)務(wù)核算體系下，滿(mǎn)足分公司相對(duì)獨(dú)立的會(huì)計(jì)主體要求，各會(huì)計(jì)主體在業(yè)務(wù)處理時(shí)可對(duì)憑證進(jìn)行序時(shí)編號(hào)，也可按集團(tuán)公司進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。集團(tuán)和下屬會(huì)計(jì)主體、序時(shí)和類(lèi)型兩種編號(hào)方式應(yīng)同時(shí)存在，并可出具獨(dú)立的賬、表。

4.2　集團(tuán)報(bào)表

公司系統(tǒng)可對(duì)報(bào)表單位的結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一，滿(mǎn)足多級(jí)法人結(jié)構(gòu)中各級(jí)成員單位的獨(dú)立會(huì)計(jì)主體要求和集團(tuán)匯總合并的報(bào)表要求，滿(mǎn)足對(duì)外報(bào)送會(huì)計(jì)報(bào)告以及外部審計(jì)和檢查的需要。集團(tuán)報(bào)表管理的主要內(nèi)容包括定義各類(lèi)報(bào)表，設(shè)置自動(dòng)取數(shù)公式，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，自動(dòng)生成合并抵銷(xiāo)，生成合并報(bào)表；進(jìn)行報(bào)表稽核，支持按行業(yè)、按區(qū)域生成多維度報(bào)表，提高信息使用效率。

4.3　資金管理

資金管理是財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的重要組成部分，主要包括賬戶(hù)管理、資金監(jiān)控、資金支付。以公司總部為資金配置和管理調(diào)控中心，中電財(cái)為資金結(jié)算和歸集平臺(tái)，建立公司全面集中、統(tǒng)一管控的“資金池”，在保證資金安全的前提下，最大限度發(fā)揮資金的規(guī)模效益和協(xié)同效應(yīng)。規(guī)范賬戶(hù)管理，推行開(kāi)戶(hù)行“一行一戶(hù)”賬戶(hù)開(kāi)立模式；優(yōu)化資金歸集路徑，提高資金歸集效率；推行集中支付，加強(qiáng)支付環(huán)節(jié)管理，提高支付效率，降低資金沉淀，防范支付風(fēng)險(xiǎn)。

4.4　員工報(bào)銷(xiāo)

員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)主要功能包括三方面內(nèi)容，分別為預(yù)算業(yè)務(wù)處理、報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢(xún)。

4.4.1預(yù)算業(yè)務(wù)

針對(duì)普通費(fèi)用，員工報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從BPC系統(tǒng)按單位、部門(mén)、預(yù)算項(xiàng)目接收預(yù)算數(shù)（預(yù)算發(fā)布數(shù)、預(yù)算執(zhí)行數(shù)、預(yù)算余額）等；針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用，員工報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用按部門(mén)進(jìn)行預(yù)算錄入。系統(tǒng)通過(guò)已接收或已發(fā)布的預(yù)算數(shù)，在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的過(guò)程中，進(jìn)行預(yù)算控制。

4.4.2報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)

報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)主要包含備用金借款、備用金還款以及三大類(lèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，三大類(lèi)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)主要包括差旅費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)、其他費(fèi)用,針對(duì)以上三大類(lèi)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)可實(shí)現(xiàn)普通費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)兩種。其中費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)包含兩個(gè)過(guò)程：一個(gè)是表單的工作流審批，另一個(gè)是表單的財(cái)務(wù)處理過(guò)程。 工作流處理過(guò)程側(cè)重于業(yè)務(wù)合理性、規(guī)范性的審批； 財(cái)務(wù)處理過(guò)程方便于業(yè)務(wù)單據(jù)直接生成財(cái)務(wù)賬簿，如憑證、出納流水賬。

4.4.3查詢(xún)分析

員工費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)不但對(duì)整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，還可通過(guò)查詢(xún)功能，對(duì)已經(jīng)發(fā)生及正在發(fā)生的報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢(xún)。用戶(hù)可以通過(guò)“ 未完成單據(jù)查詢(xún)” 功能，跟蹤自己填寫(xiě)的單據(jù)當(dāng)前的流程狀態(tài)，當(dāng)前由哪個(gè)崗位進(jìn)行審批；通過(guò)“已完成單據(jù)查詢(xún)” 功能可以查詢(xún)自己填寫(xiě)的歷史單據(jù)信息。通過(guò)“各種單據(jù)查詢(xún)”功能（個(gè)人借款查詢(xún)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)查詢(xún)、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)查詢(xún)等）查詢(xún)本人借款情況，按部門(mén)、按費(fèi)用項(xiàng)目查詢(xún)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)情況，并通過(guò)費(fèi)用查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行費(fèi)用分析，對(duì)費(fèi)用發(fā)生情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，快捷掌握費(fèi)用開(kāi)支情況，為優(yōu)化費(fèi)用管理提供數(shù)據(jù)支撐。

4.5　電子會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案模塊的檔案查詢(xún)平臺(tái)提供了靈活多樣的數(shù)據(jù)查詢(xún)，可實(shí)現(xiàn)報(bào)表查詢(xún)、賬務(wù)數(shù)據(jù)查詢(xún)、等會(huì)計(jì)資料的檢索工作，如按科目檢索總賬、明細(xì)賬、科目匯總表；按清理對(duì)象、專(zhuān)項(xiàng)核算對(duì)象檢索明細(xì)賬；按憑證賬戶(hù)對(duì)應(yīng)關(guān)系查找憑證；按憑證賬戶(hù)與清理對(duì)象、專(zhuān)項(xiàng)對(duì)象的對(duì)應(yīng)關(guān)系查找憑證；從而保證了財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中的各種信息都能在檔案系統(tǒng)中得到反映。

4.6　固定資產(chǎn)管理

針對(duì)企業(yè)資產(chǎn)分布廣，投資額度大，集成要求高等特點(diǎn)，系統(tǒng)以資產(chǎn)價(jià)值管理的生命周期為主線(xiàn)，提供與工程管理、物資管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理等模塊的一體化協(xié)同運(yùn)作，共同完成對(duì)資產(chǎn)信息及整個(gè)生命周期的管理，在跨企業(yè)、跨行業(yè)、跨地域的集團(tuán)整體范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)業(yè)務(wù)的集約化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心資本的優(yōu)化配置和資源整合。

4.7　稽核管理

集團(tuán)公司建立集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一的稽核規(guī)則體系，分、子公司也可以根據(jù)自身管理要求建立特有單位內(nèi)的規(guī)則，既體現(xiàn)了一致性也體現(xiàn)了靈活性。支持按不同業(yè)務(wù)設(shè)置稽核規(guī)則，并組合成稽核方案、稽核專(zhuān)題；稽核規(guī)則的項(xiàng)目可包括賬務(wù)、報(bào)表、指標(biāo)、業(yè)務(wù)等稽核數(shù)據(jù)源；按條件關(guān)系進(jìn)行稽核設(shè)置，包括要素運(yùn)算條件、各種邏輯判斷條件。統(tǒng)一被稽核單位各類(lèi)稽核數(shù)據(jù)源信息，便于集團(tuán)統(tǒng)一稽核規(guī)則對(duì)所有單位稽核有效；稽核數(shù)據(jù)源包括賬務(wù)、報(bào)表、指標(biāo)、業(yè)務(wù)等；通過(guò)設(shè)置不同的顏色來(lái)對(duì)異常數(shù)據(jù)提供預(yù)警提示。

4.8　電價(jià)管理

電價(jià)管理模塊是一套完整的購(gòu)電業(yè)務(wù)操作平臺(tái)，用來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)估、結(jié)算、發(fā)票等各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理，從而達(dá)到購(gòu)電精細(xì)化管理。平臺(tái)的信息錄入方式多元化。支持以Excel、TXT、DBF等多種文件格式批量導(dǎo)入購(gòu)電數(shù)據(jù)、按規(guī)則批量調(diào)整電價(jià)，提高工作效率。同時(shí)，構(gòu)建全面詳盡的購(gòu)電信息平臺(tái)，可以滿(mǎn)足多維度信息管理和查詢(xún)需求。信息明細(xì)度精確到機(jī)組，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)機(jī)組各類(lèi)屬性、月度量?jī)r(jià)費(fèi)信息按時(shí)間序列保存電價(jià)變動(dòng)、脫硫電價(jià)執(zhí)行等過(guò)程信息。

[1]張建軍.論集團(tuán)財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的構(gòu)建[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2010(21):89-90.

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[4]魏永瑜.財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)電子對(duì)帳平臺(tái)的研究[J].信息通信,2013(04):100.