分析電子文件的特點與電子文檔管理

齊春英

摘要：本文主要根據對電子文件特點的分析，了解電子文件的優點和方便。并以此展開對電子文檔管理的重要性的進行闡述以及對規范化電子文檔管理的方法進行探索。

關鍵詞：電子文檔；管理；信息數據

隨著社會和科學技術的發展，人們在生活工作活動中產生的文件越來越多，而數據信息的電子化處理大大方便了對文件的管理，此文就電子文件的特點淺析電子文檔管理的便利和作用。

一、電子文件的特點

（一）多元化

電子文件可以以文本、圖片、表格、視頻、多媒體等形式記錄和保存。同時，重要的郵件信息以及數據也可以視為電子文件。電子文件的特殊性質使我們便于編寫和修改，但同時也容易造成文件信息數據的不準確。電子文檔數據存儲于“光盤”“磁盤”等介質中，以數字代碼的形式保存，這種形式不能直接閱讀，必須通過存儲介質和計算機軟硬件才能讀取。

（二）存儲技術更新周期短

隨著科技發展的速度越來越快，存儲技術的更新速度也越來越快。對于電子文件而言，它對存儲的地方的面積要求不大，但是它對地點的要求較高，盡量避免潮濕和強干擾，否則易造成存儲文件的載體受損。然而，技術更新過快，之前的存儲技術過時也快，會導致有些老式的載體無法被讀取。同時，由于商業性原因，某些單個廠商生產或銷售的電子文件設備會由于廠家的破產或改變產品生產而難找到配套產品。對電子文件中信息的長期存取而言，技術過時比載體受損對文件的危害更大。

（三）展示立體化

以往的文件都是平面的形式，而電子文件的出現開拓了一個新的形式——將文本，圖像，視頻影像利用多媒體技術結合，使電子文件的展示變得立體化，圖文并茂，繪聲繪色，表現了電子文件的再現功能。電子文件可謂是變革了文件功能，開創了功能先進和展現能力強的文件存儲形式[1]。

二、電子文件管理的概念

隨著科學技術和社會的快速發展，文件的產生也越來越多，電子文件數量也急劇增加，這時，合理及時的管理則是必須的。電子文件由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改的，包括文本文件，圖像文件，音頻文件，影視文件和多媒體文件等，而電子文件管理就是在文件形成后通過網絡傳輸到檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證。檔案部門的人員根據文件的特點和性質分門別類，給每個文件設置查詢編號并且進行保護，設置訪問限制級別，以便查詢。

三、電子文檔管理的原因

（一）有利于管理的時間縮短和速度提高

電子檔案可以在短時間內收集大量的檔案信息資源，并且大量投入使用。檔案與我們的社會生活密切相關，記錄著我們工作活動的一點一滴。一個檔案越是完善，它的連貫性越好，其對社會的利用價值就越高。反之，則其對社會的貢獻就會降低。傳統的紙質檔案信息的生命力必須通過對其載體的保存，運輸和交流所體現。這樣無論是從形式，傳遞方法，還是保存方式都不利于檔案信息的收集和管理，檔案的完整性，連貫性和安全性都不能得到保障，而且不易收集的紙質資料，使文檔的管理變得分散化。電子信息化的發展，電子檔案的存儲方式發生了根本性的變革，形式多樣化，使文件的展示變得更加立體化，并且觀賞性更強。這種電子文件可以通過磁盤光盤等形式得以保存，并且可以直接存儲到電腦硬件中。傳輸方式多樣、傳輸速度快使得管理的時間變短，速度變快。

（二）節約占用空間

紙質文檔雖然可直讀且方便閱讀，但是它會隨著數量的增加，管理難度也增加。紙質資料數量越多，占地面積越大，然而信息內容卻不多。并且，紙質檔案在多次的使用過程中容易得到磨損，不利于保存。電子檔案的壓縮性存儲方式決定了它的面向范圍更廣，存儲量更大的特點，這有利于檔案信息能夠全面系統及時的給社會做貢獻。

（三）資源信息的共享

紙質檔案的信息資源容易在傳輸的過程中受到地形，氣候和不確定因素的影響，容易造成文件的磨損。并且由于其唯一性，用戶無法同時享用同一份資料。而電子文檔的出現打破了這個局面，它使信息以數字化的狀態存儲，加上互聯網的發展，文件不僅可以突破時間限制安全快速的傳輸到世界各地，還能突破空間限制使多個用戶可以同時觀看同一份資料，滿足大部人對檔案資源利用的需求[2]。

四、規范化管理電子文檔的原因分析

（一）稿件的原始性容易被忽視，隨意被編輯

由于可以直接在計算機上修改文件，而一般單位對文件的編輯也沒有嚴格限制，任意在文件上修改刪減，一旦文件形成后打印好，原稿就不被重視，甚至被改頭換面，覆蓋上新的文件信息，這樣會不利于文件的立檔歸案，給檔案管理造成麻煩。

（二）歸檔文件的技術不穩定

電子文件是由信息數碼化的技術得以實現。而信息的編碼解碼離不開計算機這個工具。所以我們不僅僅要在意文件本身，還要重視其載體的操作系統。所以檔案管理部門必須在普遍使用的操作系統硬件和應用軟件上留有備份，并且對特殊的操作系統要保留說明和配套設備。

（三）歸檔文件不經篩選，真偽難辨

文件收集歸檔階段需對電子文件進行鑒別，判斷其真假。如果不進行篩選，將所有電子文件歸檔，不僅無法分辨文件的真偽，而且珍貴的文檔會被繁瑣的文件掩蓋，造成文件管理的不便。

五、提高文件管理的效率的策略

（一）建立電子檔案數據庫和電子檔案管理系統

電子文檔的快速檢索功能是人工無法實現的，必須利用計算機和相關的管理系統，完善的檔案資料庫才能進行。而作為檢索的對象，檔案目錄數據庫和檔案文獻數據庫是必不可少的。兩個數據庫應互相配合，同時規劃建設，以現代化的管理方式進行管理。

（二）建立嚴格的文件歸檔管理制度

為了防止文件的丟失或損失，應對文件進行備份處理。電子檔案應制作兩套備份，原件保存至檔案管理部門，一份提供利用，一份妥善保存。原件只能拷貝和校對，為保證其原稿的安全性，應禁止對外提供使用。而提供使用的文檔應限制訪問級別和編輯權限，才能更好的保證文件不被篡改。

（三）開展檔案管理專業培訓課，提高管理人員的能力和水準

首先，積極引進檔案管理的人才。因為檔案信息的龐大和繁瑣，要求其管理人員需有廣博的知識量可以理解文件內容范圍和良好的耐心去篩選文件、辨別真偽。所以，要對管理人員的職業素養進行定期的檢查和培訓，使其積極配合適應電子文檔管理的發展，才能更好的管理電子文檔[3]。

參考文獻：

[1]檀民.電子文件的特點及運行管理[J].科技檔案，2014，（02）：24-25

[2]靳陸.淺析電子檔案與紙質檔案的管理比較[N].山西青年報，2016-01-24（009）

[3]江巖.淺析電子文件及電子檔案的管理[J].科技信息，2014，（06）：470-471