淺談如何提高醫(yī)院檔案管理工作效率

曉榮

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院不可缺少的一部分，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的歷史憑證，它是衡量醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量及管理水平的重要標(biāo)志之一。它不僅對(duì)維護(hù)醫(yī)院自身權(quán)益有重要的作用，而且對(duì)醫(yī)院繼續(xù)發(fā)展也有十分重要的意義。本文主要對(duì)提高醫(yī)院檔案管理工作的效率提高優(yōu)化醫(yī)院檔案信息資源的管理，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義。隨著社會(huì)的逐步發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也在日益低揭露其存在的缺點(diǎn)。要想高效地管理醫(yī)院檔案必須要改變檔案的管理方式。本文分析了數(shù)字化時(shí)代醫(yī)院檔案管理所存在的問(wèn)題，并針對(duì)相關(guān)問(wèn)題列出了提高醫(yī)院檔案管理工作效率的方法，希望能對(duì)醫(yī)院檔案管理起到有效作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；工作效率

當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行全民公益性醫(yī)改，發(fā)展處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)變革的突變時(shí)期，全民醫(yī)保和醫(yī)保政策的改變，為醫(yī)院發(fā)展提供了新的機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，如何進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的管理水平，提高工作效率顯得愈發(fā)重要。為使醫(yī)院檔案在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮重要而獨(dú)特的作用，就必須認(rèn)真做好醫(yī)院檔案管理工作。那如何在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，使得醫(yī)院在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下更好地發(fā)展，檔案的管理模式也得到相應(yīng)的提高？怎樣在發(fā)展新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作中使檔案規(guī)范化、科學(xué)化的管理，更好的為醫(yī)院事業(yè)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值？現(xiàn)就如何提高醫(yī)院檔案管理工作效率的途徑進(jìn)行以下分析。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題

醫(yī)院不同于政府部門，醫(yī)院檔案的種類繁多，形式多樣，在現(xiàn)實(shí)的管理中，有部分醫(yī)院只重視病歷的檔案管理，忽視了醫(yī)院行政文件的檔案管理保存，從而在綜合性檔案管理的軟件設(shè)施、硬件設(shè)施、相關(guān)設(shè)備、管理?xiàng)l例、人員配置等等不夠重視、以至于檔案丟失、泄密、保存不全等情況發(fā)生，嚴(yán)重降低檔案管理的工作效率，影響了醫(yī)院管理質(zhì)量。加上傳統(tǒng)的檔案管理方式操作起來(lái)較為麻煩，以至于檔案無(wú)實(shí)質(zhì)性的利用價(jià)值，同時(shí)醫(yī)院對(duì)檔案重視不夠，出現(xiàn)有文不歸的現(xiàn)象，導(dǎo)致一些病歷檔案、行政文件擱置一旁并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)它對(duì)醫(yī)療方面的價(jià)值和意義，以致浪費(fèi)了一些寶貴的科研、學(xué)習(xí)信息及歷史資料。嚴(yán)重地影響檔案管理工作的效率。

二、有利于提高醫(yī)院檔案管理工作效率的方法

檔案管理創(chuàng)新是提高其效率的有效途徑。現(xiàn)如今我國(guó)社會(huì)正處于轉(zhuǎn)型期，有些行業(yè)的老舊工作方式和規(guī)章制度已經(jīng)無(wú)法滿足日新月異的社會(huì)發(fā)展需求，國(guó)家又陸續(xù)出臺(tái)了信宜改方案和配套政策，在這樣的大背景下，信息在社會(huì)的作用顯得極為重要，這不僅是新的挑戰(zhàn)還是個(gè)很好的機(jī)遇。為了更好地利用醫(yī)院檔案，讓醫(yī)院在飛速發(fā)展的社會(huì)中更好的發(fā)展，在衛(wèi)生醫(yī)療行業(yè)中超凡入勝，這就需要醫(yī)院檔案管理工作走向創(chuàng)新。

（一）提高檔案管理者的意識(shí)

這就需要醫(yī)院的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更新自己的管理觀念，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，只有領(lǐng)導(dǎo)大力支持醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，以及素質(zhì)過(guò)高的檔案管理人員，才能盡早地完成創(chuàng)新的艱巨任務(wù)。各部門也需加強(qiáng)意識(shí)，配備兼職檔案收集員，只有從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)相扣，鼎力配合，才能全方位做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。

（二）提升管理人員專業(yè)的素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需專人專工，而把統(tǒng)籌管理醫(yī)院檔案的管理員簡(jiǎn)稱為“綜合檔案員”。綜合檔案員需要檔案專管人員需要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，并有著扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、各部門基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)和熟悉的電子操作技能。

檔案管理人員需不斷的對(duì)自身專業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。對(duì)檔案借閱和移交的檔案進(jìn)行登記、簽名，并對(duì)移交檔案每個(gè)環(huán)節(jié)，要層層把關(guān)，每個(gè)細(xì)節(jié)，重重把關(guān)；多舉行院內(nèi)學(xué)習(xí)、外出交流等活動(dòng)來(lái)提升管理員的能力，提高個(gè)人素質(zhì)更出色地完成管理工作。

（三）檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

如今是數(shù)字化信息時(shí)代，數(shù)字化管理模式相比傳統(tǒng)的檔案管理方法更加高效，不僅成為了醫(yī)院檔案管理的熱捧，還順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)。首先，大大地簡(jiǎn)化了工作流程。數(shù)字化檔案管理大多采用現(xiàn)代化技術(shù)等，數(shù)字化的檔案信息取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)的資源、相比傳統(tǒng)的人工整理、登記，節(jié)省了大量的人力、物力以及財(cái)力。其次，數(shù)字化的儲(chǔ)存模式可以讓資源得到及時(shí)利用、有效共享，不但滿足了內(nèi)部信息交流的需要，而且還連接各方面的資源。靈活、直觀性強(qiáng)的數(shù)字化管理讓我們方便快捷地查詢檔案的借記情況、及時(shí)地獲取想要的信息。不僅提高了管理人員的效率，還大大提高了檢索的準(zhǔn)確率。然而，任何事物都具有兩面性，數(shù)字化技術(shù)也有其缺點(diǎn)，因?yàn)槠洳皇軐?shí)踐以及地域的限制，電子文件不受載體的限制，而數(shù)字化的信息內(nèi)容的位置可能會(huì)隨著時(shí)間和空間的變化而發(fā)生改變，如果在沒(méi)有做好安全措施的情況下，很有可能會(huì)引起信息泄露等安全問(wèn)題的發(fā)生。在使用信息化管理時(shí)，安全防范意識(shí)要落實(shí)到位，可以通過(guò)安裝防病毒軟件、建立網(wǎng)關(guān)、防火墻等措施來(lái)維持電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理的正常運(yùn)行。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)性建設(shè)

夯實(shí)檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是確保檔案業(yè)務(wù)建設(shè)水平不斷提升的重要保證。在實(shí)際工作中，一是要完善制度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范。要制定一系列適合醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和制度，始終走規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的路子，積極爭(zhēng)創(chuàng)一流的檔案工作業(yè)績(jī)，確保日常工作的管理規(guī)范。二是不斷提高管理和服務(wù)水平。檔案管理要適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展要求，及時(shí)跟進(jìn)先進(jìn)的管理模式和服務(wù)模式，最大限度地滿足信息管理的需求，為科室和工作人員提供更便捷更高效的查檔閱檔服務(wù)，真正做到讓利用者滿意。三是提高檔案質(zhì)量。要始終做好收集和歸檔工作，保證檔案的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性，切實(shí)解決檔案在承辦過(guò)程中遇到的積壓、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，扎實(shí)提高檔案收集的質(zhì)量和利用的便利。

總而言之，我們只有完善一系列的管理制度、不斷提高管理者的自身素質(zhì)和檔案的管理質(zhì)量、采用現(xiàn)代化高科技技術(shù)，使檔案管理工作能夠順利的發(fā)展，更好更快地利用檔案資料，物盡其用，提高醫(yī)院檔案管理的效率，為醫(yī)院帶來(lái)更大的效益，更好地服務(wù)百姓。